Uma empresa com três mil fichas no CRM decide trabalhar com comerciais externos, um por zona. A pergunta chega no primeiro dia: «e cada um vai ver todos os nossos clientes?». Até agora, a resposta honesta era sim, ou criar um CRM à parte para cada um. A partir de hoje, há uma terceira opção: convidar cada comercial com o modelo Colaborador comercial, distribuir a carteira em bloco e deixar que cada um trabalhe no mesmo CRM vendo apenas os seus clientes.
O problema de abrir o CRM a pessoas de fora
Uma rede comercial cresce com agentes, distribuidores ou comerciais comissionistas. Todos precisam de um CRM: registar chamadas, mover oportunidades, apontar o próximo passo. Mas quase nenhuma empresa quer que un colaborador externo veja a carteira inteira, a exporte para uma folha de cálculo ou importe mil fichas por erro. Assim, acaba-se numa de duas opções: o colaborador gere os seus clientes no seu próprio Excel, e a empresa perde a visibilidade, ou dá-se-lhe acesso a tudo e cruzam-se os dedos.
No NAiOS, o CRM de uma empresa já era partilhado com a equipa a partir de Empresas, com um nível por módulo: ver, editar ou administrar. O que faltaba era definir sobre que fichas. É isso que chega agora: o alcance.
O que é «apenas o seu»
Com o alcance «apenas o seu», uma pessoa vê no CRM de la empresa:
- As empresas pelas quais é responsável.
- Os contactos dessas empresas e os contactos pelos quais é responsável.
- As suas oportunidades.
- As atividades, as ligações e o histórico de tudo o anterior.
E a regra que torna tudo simples: o que não tem responsável não se vê. O que o colaborador cria fica em seu nome, sempre; não pode colocar outra pessoa como responsável nem deixar uma ficha órfã. Transferir fichas é tarefa de quem administra.
O filtro não está apenas na lista de clientes. Aplica-se na pesquisa, na ficha (uma ficha alheia responde «Não encontrado», sem confirmar que existe), no pipeline e na previsão, nos segmentos e respetivas contagens, na pontuação, no dashboard, em O meu dia, nas ações em bloco e no copilot. Se o colaborador perguntar ao chat «o que tenho pendente esta semana?», a resposta sai apenas das suas fichas. E se, ao criar um contacto, houver duplicados fora do seu alcance, é avisado de quantos existem, nunca de quais.
Modelos: convidar sem configurar módulo a módulo
Ninguém quer marcar caixas de seleção para cada pessoa. Por isso, os acessos de uma empresa são concedidos com modelos: Administrador, Gestão, Apenas leitura e, desde hoje, Colaborador comercial. Este último dá exatamente uma coisa: o CRM, com nível de edição e alcance «apenas o seu». Sem exportar, sem importar, sem registo de alterações e sem Campañas, que trabalha sobre segmentos de todo o espaço.
Os modelos estão associados: se o modelo mudar, o acesso de todas as pessoas que o utilizam muda ao mesmo tempo, e fica registado no histórico da empresa. Se uma pessoa precisar de algo diferente, o seu painel tem uma vista avançada com a matriz módulo a módulo: nível, alcance e ações isoladas como exportar, importar ou alterações em bloco. Ao alterá-la, essa pessoa passa para «À medida» e deixa de seguir o modelo.
Um detalhe de segurança importante quando la empresa tem vários administradores: quem administra sem ser o proprietário só pode conceder o que ele próprio tem. Não nomeia administradores, não dá um nível superior ao seu e não dá acesso a «todo o espaço» se ele próprio só vir o seu.
Distribuir a carteira de uma só vez
Como o que não tem responsável não se vê, o passo prévio é distribuir. Se importou a sua base de dados a partir de um Excel, o normal é que a maioria das fichas ainda não tenha responsável. Há duas formas de as atribuir:
- Por seleção: em Clientes, seleciona as fichas e utiliza a ação Responsável.
- Por segmento: quem administra guarda um segmento, por exemplo «empresas de um distrito», e atribui todas as suas fichas a uma pessoa de uma só vez, mesmo que sejam centenas.
Os contactos de uma empresa seguem a sua empresa: se atribuir a empresa, o colaborador também vê as suas pessoas. As oportunidades, por outro lado, têm o seu próprio responsável, e é esse que manda. Se outra pessoa gerir uma oportunidade numa empresa do colaborador, ele não a vê. Por isso, a sua previsão pode não coincidir com a de quem administra, e não há problema em ser assim.
«Porque é que não vê isto?»
A pergunta mais repetida assim que existem acessos limitados é por que razão alguém não encontra uma ficha. No painel de cada pessoa existem duas ajudas:
O que verá resume o que essa pessoa encontrará ao entrar: no CRM, quantas empresas, contactos e oportunidades.
Porque é que não vê algo? analisa os passos um a um: se aceitou o convite, se tem o módulo, se o seu plano o inclui, si o espaço está associado à empresa. E se lhe indicar uma ficha concreta, explica-lhe o motivo, por exemplo «a empresa não tem responsável», e oferece a opção de Torná-lo responsável ali mesmo.
Tudo fica no registo
O separador Registo da empresa indica quem fez o quê com os acessos: convites, aceitações, alterações de modelo ou de matriz, revogações e alterações num modelo que afetaram as suas pessoas. É conservado durante 24 meses.
E quando uma colaboração termina, revogar deixa a pessoa fora de toda la empresa instantaneamente, fecha as suas ligações abertas e, se geria fichas, pergunta-lhe a quem as deve passar. A carteira não vai com ninguém.
E as comissões, quando há ERP
Se a empresa fatura com o ERP de NAiOS e tem os seus comerciais registados, pode ativar para cada colaborador a ação Ver as suas comissões. No seu CRM surge então «As minhas comissões»: o seu, mês a mês, com a base, a percentagem, o valor e se está liquidada, sem entrar no ERP. Liquidar e recalcular continua a ser tarefa da empresa. Não vem com nenhum modelo: é ativado manualmente, pessoa a pessoa.
Três formas de o utilizar
Uma empresa de serviços com agentes por distrito. Importa a sua base de empresas, guarda um segmento por distrito e atribui cada segmento ao seu agente. Convida os agentes com o modelo Colaborador comercial. Cada um abre o CRM e encontra a sua zona, com o distintivo «Apenas os seus clientes»; a direção vê o pipeline completo e o registo de cada movimento.
Uma distribuidora com comerciais comissionistas. Além do CRM limitado, ativa «Ver as suas comissões» para cada comercial. Acabam-se os e-mails de fim do mês a perguntar quanto cabe a cada um: cada um consulta-o no seu CRM, e a empresa liquida a partir do ERP como sempre.
Uma consultora que adiciona um parceiro pontual. Atribui-lhe três contas específicas e convida-o. Quando o projeto termina, revoga o acesso e devolve as três contas a quem as geria. No registo fica gravado quando entrou, o que viu e quando saiu.
Frases que se podem pedir ao chat
- «Que oportunidades tenho abertas e qual é o próximo passo de cada uma?»
- «Resume-me a última atividade com esta empresa.»
- «Cria um novo contacto nesta empresa com este e-mail.» Fica em seu nome.
- «Regista que liguei e que volto a ligar na terça-feira.»
- «Quantos clientes tenho na fase de proposta?»
O que não muda
- Quem já tinha acesso a todo o espaço continua a ter. O alcance apenas se aplica a quem o conceder.
- Um colaborador conserva o seu próprio CRM pessoal se o seu plano o incluir; o da empresa é à parte.
- Tasks e Calendar não filtram por responsável: por isso, o modelo Colaborador comercial não os inclui.
- Nada acontece sem uma pessoa por trás: as ações com impacto continuam a pedir confirmação.
Começar demora cinco minutos
Distribua a carteira com a ação Responsável, por seleção ou por segmento. Convide cada comercial a partir de Empresas → Pessoas com o modelo Colaborador comercial. Quando aceitar, abra o seu painel e consulte «O que verá» para verificar se vê o que deve. Se algo não bater certo, «Porque é que não vê algo?» indica-lhe o motivo e como resolver.
