São 9:02 de uma terça-feira. Entra um e-mail em comercial@: uma empresa a quem escreveram na semana passada pergunta se podem mostrar-lhe a plataforma na quinta-feira. Três pessoas da equipa veem o aviso ao mesmo tempo. Uma delas abre o chat do NAiOS e escreve «resume-me o último e-mail de comercial@ e prepara-me uma resposta a propor quinta-feira às 11h». Lê o rascunho, altera uma frase, confirma. Às 9:06 a resposta saiu de comercial@, a conversa fica na caixa de entrada para os outros dois, e a sequência que enviava um acompanhamento a essa empresa parou sozinha. Ninguém partilhou uma palavra-passe por WhatsApp. Isso é uma caixa de correio de empresa no NAiOS Mail.
O problema de sempre com info@ e comercial@
Quase todas as pequenas empresas têm um comercial@, um info@ ou um suporte@. E quase todas o gerem da mesma forma: a palavra-passe circula por mensagens, é lido por uma única pessoa que se torna um gargalo, ou é lido por três sem saber quem respondeu ao quê. Quando essa pessoa está de férias, a caixa de correio fica inativa. Quando sai da empresa, é preciso alterar a palavra-passe e avisar todos.
No NAiOS Mail, uma caixa de correio já podia ser sua. Agora também pode ser da empresa: é ligada por uma pessoa, utilizada por todos os que precisam, e cada um com a sua permissão. E como é uma caixa de correio do NAiOS, herda tudo o que o Mail sabe fazer.
Ligar para a empresa, em um minuto
Em Contas → Adicionar conta, quem administra uma empresa em Empresas vê uma nova opção: «Caixa de correio de: a empresa». Serve qualquer fornecedor com IMAP e SMTP, Gmail, Outlook, IONOS ou o e-mail do seu domínio. As credenciais são guardadas de forma encriptada e só são visíveis por quem as introduziu; o resto da equipa vê o cartão com a etiqueta «empresa · Nome» e nada mais. Se essa pessoa sair, quem administrar a empresa altera as credenciais e a equipa nem se apercebe.
Cada um com a sua permissão, sem tocar na caixa de correio
O acesso é decidido pela empresa, não pela caixa de correio. Em Empresas → Membros, o perfil de cada pessoa define o que pode fazer com o e-mail: com Gestão lê, responde e envia como essa caixa de correio; com Apenas leitura apenas lê; editar a conta, alterar a assinatura ou desligá-la fica para quem administra. É la mesma matriz de permissões que o CRM, o ERP e os restantes módulos já utilizam, pelo que registar alguém novo na empresa abre-lhe a caixa de correio sem mais passos, e dar de baixa fecha-a.
O que uma caixa de correio de empresa herda do Mail
Aqui está a diferença em relação a «partilhar a palavra-passe do webmail». A caixa de correio partilhada não é apenas mais uma caixa de entrada: é uma conta do NAiOS Mail, e tudo o que o Mail faz com o seu e-mail também o faz com comercial@.
Uma caixa de entrada completa. Ler com o HTML do remetente bem apresentado, redigir com formatação, cópia e cópia oculta, anexos, rascunhos, pastas e reencaminhamentos. Os destinatários são autocompletados com o que a própria caixa de correio foi aprendendo, com foto ou monograma para os reconhecer num relance.
Análise com IA que lê de verdade. «O que me pede este e-mail?» tem em conta toda a conversa e os anexos: o PDF do orçamento, a folha com os dados, a foto da avaria. Se for necessário, propõe alargar a pesquisa com uma pesquisa na web e você decide se a realiza.
Gestão a partir do chat e dos Agents. Ler, pesquisar, resumir, responder, enviar e reencaminhar com linguagem natural, sem abrir la caixa de entrada. Um Agent pode monitorizar comercial@ e preparar-lhe todas as manhãs um resumo do que entrou. E uma regra inegociável: responder, enviar ou reencaminhar passa sempre pela sua confirmação, mesmo quando é proposto por um Agent.
Avisos do que realmente importa. Cada novo e-mail da caixa de correio de empresa avisa todos os que a partilham, uma vez por e-mail, e com um filtro de relevância por IA que separa a proposta de um cliente da newsletter de um fornecedor.
O seu conhecimento, na base de conhecimento. Uma conversa importante é guardada no Conhecimento com um clique e, a partir daí, é pesquisada juntamente com o resto da sua documentação: «o que prometemos a esta empresa em julho?» responde-se sozinho.
Rascunhos que chegam de outros módulos. O CRM, o ERP ou Campañas deixam na caixa de correio um e-mail preparado, com a fatura ou a proposta em anexo, para que alguém da equipa o reveja e o envie a partir de comercial@.
Prospeção a partir da caixa de correio comercial
É a razão pela qual o construímos. Quando uma equipa faz prospeção com Campañas, a pergunta imediata é de que e-mail saem as sequências. Se cada comercial enviar do seu, as respostas dispersam-se, a reputação do domínio depende de três caixas de correio diferentes e ninguém vê o conjunto. Com uma caixa de correio de empresa, num espaço do CRM associado à empresa, as sequências saem por predefinição a partir de comercial@ e, quando alguém responde, o aviso chega a todos os que partilham a caixa de correio. Quem estiver livre responde, a partir da mesma caixa de correio, e a conversa fica onde todos a podem ver.
Uma sequência específica pode continuar a sair de uma conta pessoal se for escolhida manualmente. Quem tem apenas permissão de leitura na caixa de correio não a pode utilizar para enviar: o Campañas não lho permite. E os limites por hora e por dia continuam a ser os da caixa de correio, pelo que três pessoas não triplican o ritmo.
Variáveis da empresa do contacto
A propósito, os modelos do Campañas ganharam algo que as equipas B2B pediam: os campos personalizados da empresa do contacto, não apenas os do contacto. Se importou uma lista de empresas com a sua região, os seus serviços ou um parágrafo de apresentação escrito para cada uma, qualquer contacto dessa empresa utiliza-o no seu e-mail através de uma variável. E os segmentos de contactos filtram por esses mesmos campos: «contactos de empresas de Madrid que oferecem inteligência artificial» são duas condições.
Três formas de o utilizar
Uma consultora que faz prospeção. Cinco pessoas, comercial@ ligado como caixa de correio da empresa. Dois comerciais com Gestão, os restantes com leitura. Importam uma lista de empresas para o CRM, guardam segmentos por região e serviço, e lançam a primeira sequência a partir de comercial@ com o texto que já tinham para cada empresa. Cada resposta avisa os dois; quem estiver livre responde; a direção vê o funil sem entrar na caixa de correio de ninguém.
Uma oficina com info@. Os clientes enviam fotos da avaria e o orçamento do seguro por e-mail. A caixa de correio é da empresa: a receção lê, o chefe de oficina pergunta ao chat «o que tem o carro do e-mail desta manhã?» e a IA explica-o a partir das fotos e do PDF. A resposta com a marcação sai de info@, e a conversa é guardada na ficha de cliente do CRM.
Um Despacho com suporte@. Cada consulta de um cliente entra por suporte@ e é vista por toda a equipa. Quem a assume responde a partir da mesma caixa de correio, arquiva-a na pasta de Conhecimento desse cliente e, se for necessário, cria a tarefa com um «passa isto para as Tasks de quinta-feira». Quando o cliente volta a escrever três meses depois, o chat lembra-se do que lhe foi dito.
Frases que pode pedir ao chat
- «O que entrou hoje em comercial@ que mereça resposta?»
- «Resume-me a conversa com esta empresa e diz-me o que ficou pendente.»
- «Responde a partir de comercial@ a propor quinta-feira às 11h.» O chat prepara; você confirma.
- «Reencaminha o orçamento do e-mail de ontem para o chefe de oficina.»
- «Guarda esta conversa na base de conhecimento do cliente.»
- «Como estão as respostas da sequência de Madrid?»
O que não muda
- As contas pessoais continuam a ser pessoais. Nada disto lhes toca.
- Quem ligou a caixa de correio continua a ser o seu proprietário: pode desligá-la ou alterar as credenciais.
- Nada sai sem uma pessoa por trás: nem o chat, nem um Agent, nem uma sequência enviam sem confirmação ou aprovação.
- O que cada um lê ou deixa por ler é seu: abrir um e-mail não o marca como lido para os outros.
Começar demora cinco minutos
Ligue comercial@ ou info@ como caixa de correio da empresa, distribua os perfis em Empresas → Membros e ative os avisos. Com isso, a equipa já lê, responde e envia a partir do mesmo local. Se também quiserem fazer prospeção, o passo seguinte é um espaço do CRM associado à empresa e uma sequência a partir de comercial@. E se preferir perguntar antes de tocar em alguma coisa, o chat responde: «o que posso fazer com uma caixa de correio de empresa?».
