De 15 a 24 de outubro, publicámos novidades numa dúzia de módulos do NAiOS. A mais destacada: o ERP do NAiOS liga-se ao Holded, para que as empresas que o utilizam tenham os seus dados também no NAiOS e possam trabalhar com ambos ao mesmo tempo. Também há muito trabalho em contabilidade e tesouraria, para que não tenha de fazer à mão o que o sistema já sabe, e melhorias no correio, no NAiOS Talk e na agenda. É a segunda parte da série: a primeira, com as novidades de 8 a 14 de outubro, está aqui.
Em 30 segundos
- Ligação com o Holded: o ERP traz do Holded clientes, produtos, faturas, recebimentos, compras e orçamentos, e mantém-nos atualizados enquanto usar os dois programas.
- Contabilidade mais automática: os pagamentos da Stripe que agrupam vários recebimentos são reconciliados de uma só vez, o recebimento de uma fatura é registado ao contabilizar o banco, e as compras em dólares batem certo com o valor cobrado pelo cartão.
- Cartões de empresa como no seu contabilista: uma subconta por cartão e uma liquidação mensal que deixa pagas as despesas do ERP.
- Correio mais ágil: avisos de novo correio sem depender da IA, botões de spam e bloquear, modelos ao redigir e mover para uma pasta escrevendo o seu nome.
- NAiOS Talk e agentes: comandos com «/», convites para o NAiOS a partir da conversa e um assistente que lhe conta as novidades da plataforma sem inventar.
ERP: ligação com o Holded
Muitas empresas gerem a sua faturação no Holded e querem começar a usar o NAiOS sem mudar repentinamente a sua forma de trabalhar. Agora, o ERP do NAiOS pode manter atualizada uma cópia do que faz no Holded, durante o tempo que necessitar: algumas semanas, alguns meses ou de forma contínua.
- O que é copiado: clientes e fornecedores, produtos e serviços, faturas emitidas e retificativas com o seu estado de cobrança, faturas de compra (como despesas, com o respetivo pagamento) e orçamentos, faturas pró-forma, encomendas e guias de remessa.
- Como funciona: continua a faturar no Holded como sempre e o NAiOS reflete-o, para que tenha os seus dados também na Contabilidade, na Tesouraria e no chat do NAiOS. As faturas chegam como histórico, com a sua data e número originais, e não são enviadas novamente para a autoridade tributária espanhola (AEAT) porque já foram emitidas no Holded. Se um dia decidir faturar a partir do NAiOS, já tem tudo lá dentro.
- Apenas leitura: é ativada com uma chave de API do Holded de apenas leitura. O NAiOS nunca altera nada no Holded.
- À vista: um painel mostra o resultado de cada sincronização, o seu registo e o consumo mensal do seu plano do Holded. O NAiOS para antes de o esgotar e avisa-o no sino ao terminar.
Além disso, cada orçamento, encomenda, guia de remessa e fatura já inclui a sua forma de pagamento (transferência, débito direto, numerário, cartão ou gateway de pagamento), e o PDF imprime a correspondente. E se várias variantes do catálogo tiverem o mesmo nome, ao escolhê-las numa linha, distinguem-se pela sua referência.
Vai soar-lhe a: Holded, Sage 50, Factusol. Se já usa o Holded: o guia do ERP explica passo a passo como o ligar.
Contabilidade e Tesouraria: menos trabalho repetido
Esta semana, quase todo o trabalho centrou-se no mesmo: que o que ya está registado num sítio não tenha de ser registado novamente noutro.
- Créditos da Stripe por lotes: a Stripe liquida vários recebimentos num único crédito no banco. A Tesouraria reconhece quais os recebimentos já registados que o compõem e concilia-os de uma só vez, ou permite-lhe escolhê-los com a soma à vista.
- Registar o recebimento ao contabilizar: se contabilizar um movimento do banco e houver uma fatura pendente pelo mesmo valor, é sugerido registar aí o recebimento. A fatura fica cobrada e nada se duplica depois.
- O pagamento conciliado é contabilizado automaticamente: ao aplicar um cruzamento na Tesouraria, o lançamento do recebimento ou do pagamento é gerado já contabilizado.
- Compras noutra moeda: a despesa recorda a sua moeda e a sua taxa de câmbio. Se o cartão cobrar um pouco mais ou um pouco menos do que a fatura, a diferença vai diretamente para diferenças de câmbio e a conta do fornecedor fica a zero.
- Cartões de empresa: uma subconta por cartão e uma liquidação mensal, como no seu contabilista. As linhas que coincidem com uma despesa do ERP deixam-na paga.
- Pagamentos à Agência Tributária (AEAT): ao contabilizar um débito da AEAT, é sugerido o modelo correto (modelo 111, modelo 303, modelo 130…) a partir do comprovativo do próprio débito.
- Corrigir sem refazer: é possível alterar a conta de despesa de um lançamento proposto, refazê-lo com os dados atuais del ERP ou gerar o lançamento de um documento concreto sem tocar em mais nada.
- Ligação bancária: nova via para ligar o banco diretamente (PSD2), disponível para as empresas que a solicitarem.
«Vai soar-lhe a»: A3, Contaplus, Agicap. Se já os utiliza: o diário do seu contabilista pode ser importado, e o seu contabilista pode trabalhar diretamente no NAiOS.
Correio: avisos úteis e menos cliques
- Avisos de novo correio sem IA: cada conta escolhe se quer avisar de tudo, de tudo exceto o que for automático (newsletters, noreply…) ou apenas do que for relevante segundo a IA. Se chegarem vários ao mesmo tempo, um único aviso agrupado.
- Spam e bloquear remetente a partir do próprio aviso, no sino, no telemóvel e no computador.
- Modelo ao redigir: cada conta pode iniciar as novas mensagens com o modelo que escolher.
- Mover para uma pasta escrevendo o seu nome, e criá-la no momento se não existir.
- Assinatura por conta também nas contas ligadas ao Microsoft 365 ou Google.
Vai soar-lhe a: Gmail, Outlook, Thunderbird.
NAiOS Talk e agentes
- Comandos com «/»: ao digitar uma barra numa conversa, aparecem os comandos disponíveis. O primeiro, /naios-invite, permite a quem tiver permissão convidar alguém de fora para o NAiOS em quatro passos, sem sair da conversa.
- Menções com teclado: nos grupos, percorre-se a lista de «@» com as setas e escolhe-se com Enter.
- Novidades da plataforma: pergunte ao assistente «o que há de novo no NAiOS?» e ele conta-lhe a partir dos históricos de alterações do que tem instalado. E se lhe perguntar por uma funcionalidade que não conhece, procura-a na ajuda antes de responder e, se não a encontrar, diz-lhe.
- Voz noutros idiomas: os agentes podem gerar áudios em inglês, francês, alemão, catalão, galego, português e outros idiomas, com uma voz nativa.
Vai soar-lhe a: Slack, Microsoft Teams, ChatGPT.
Agenda e reservas
- O chat e os agentes consultam a sua agenda: procuram espaços livres de acordo com a sua disponibilidade e criam, alteram ou eliminam marcações.
- A descrição de cada tipo de marcação admite formatação (negrito, listas e hiperligações), e a página pública de reservas mostra-a assim.
Vai soar-lhe a: Calendly, Google Calendar, Doodle.
Conectores e automatizações
- Várias contas do mesmo serviço: se ligar, por exemplo, três contas do Gmail, a IA pode usar a que lhe indicar em cada pedido, e o cartão de confirmação mostra qual vai usar.
- Redes sociais com as suas automatizações: uma publicação agendada pode ser entregue ao seu cenário do Make, Zapier ou n8n para que a publique onde for necessário.
- Conectar com o Holded a partir do chat para administradores: consultar e criar coisas no Holded falando com o assistente, sempre com confirmação antes de alterar o que quer que seja.
Vai soar-lhe a: Zapier, Make, n8n.
Também esta semana
- CRM: as notas de uma ficha admitem várias linhas.
- Tasks: os quadros podem ser eliminados a partir do seu menu, e um link de convite aberto sem sessão leva-o a iniciar sessão e regressa ao quadro.
- Empresas: criar uma empresa duas vezes por um duplo clique, ou com um NIF que já tem, já não gera duplicados.
- Base de conhecimento: os documentos que não estão em nenhuma pasta também podem ser escolhidos ao delimitar a pesquisa do chat.
- Projetos: a caixa de instruções de um projeto pode ser aumentada.
- Módulos: as janelas têm uma barra de deslocamento fina e com as cores do tema, também em escuro.
Como trabalhamos
Quase tudo o que vê aqui nasce de um pedido concreto de um cliente. Cada pedido é atendido por uma pessoa, que configura a conta do cliente no âmbito do NAiOS e, quando a melhoria serve mais empresas, incorpora-a na plataforma. Os dados de cada cliente não saem da sua conta. Se notar a falta de alguma coisa, diga-nos através do Suporte.
