Esta semana, entre quinta-feira 8 e quarta-feira 14 de outubro, saíram novas versões de quinze módulos do NAiOS. Quase todas nasceram de um ticket de suporte: alguém pediu algo na segunda-feira e na terça-feira já o tinha na sua conta e, pouco depois, como versão do módulo, os restantes clientes. Este post conta o que mudou, módulo a módulo, e aproveita para fazer algo que nos pedem frequentemente: dizer com o que se parece cada peça do NAiOS, porque quase tudo o que aqui está já o usa com outro nome.
Por isso, cada bloco tem três partes. O que há de novo, em duas frases. Ser-lhe-á familiar de, três programas que certamente conhece. E se já os usa: como o NAiOS encaixa com eles, ligando-se, importando o que tem ou substituindo-os quando preferir ter tudo no mesmo sítio.
ERP: faturar, cobrar e não andar atrás de ninguém
As novidades. Uma fatura emitida converte-se em serviço recorrente com um clique: cada linha passa a contrato com a sua periodicidade e o seu dia, e o ERP fatura sozinho. Os lembretes de cobrança saem sem que ninguém os escreva: até três escalões de dias após o vencimento, com o PDF em anexo e um texto que pode alterar; o cliente que não os queira receber é marcado na sua ficha. As tarifas por cliente também chegaram: listas de preços com desconto geral ou preço próprio por artigo, preços especiais na ficha do cliente, e cada orçamento nasce com a tarifa correspondente. Além disso: ativos do cliente a partir do orçamento assinado, margem por linha que não aparece no PDF, saber realmente se o cliente abriu o documento (os scanners de correio já não contam), múltiplos filtros de estado, texto legal no rodapé de todos os PDF e clientes intracomunitários com a respetiva menção.
Talvez conheça de Holded, Sage 50 e Odoo.
Se já os utiliza. O catálogo e os clientes entram por Excel; o diário do seu contabilista é importado a partir do a3, ContaPlus ou Sage; e o que gerar aqui sai em CSV ou em formato ContaPlus para que o seu contabilista continue com o seu programa. Se o que quer é deixar de pagar três coisas, o ERP, a Contabilidade e a Tesouraria de NAiOS são o mesmo dado visto a partir de três sítios.
Contabilidade: o livro que se lê como um livro
O que há de novo. O diário tem duas vistas: «Lançamentos», uma linha por lançamento, e «Movimentos», o livro diário linha a linha com subconta, nome de conta, conceito, Débito e Crédito, como um contabilista o lê no seu programa de sempre. O Razão ganhou uma página própria: escolhe clientes, fornecedores, bancos ou gastos, clica na subconta e vê o saldo inicial, o saldo acumulado e as somas, com o respetivo PDF. Um motor de busca encontra os lançamentos por nome do cliente ou do fornecedor, por conceito, documento ou subconta. E o IVA do trimestre liquida-se com um botão: a pré-visualização mostra o liquidado, o dedutível e o resultado, e propõe o lançamento contra a 4750 ou a 4700. Livro diário e livro razão em PDF, formato clássico, para o contabilista ou para uma inspeção.
Ser-lhe-á familiar de a3, Sage 50 e ContaPlus.
Se já os utiliza. A diferença de fundo é que aqui a contabilidade escreve-se sozinha: cada fatura, cada gasto e cada recebimento conciliado gera o seu lançamento, proposto para que o reveja. Se o seu contabilista trabalha num desses programas, pode exportar-lhe o diário no formato dele ou importar o dele para ter os dois livros certos. Se preferir que trabalhe diretamente aqui, pode convidá-lo para a sua empresa com permissões de contabilista.
Tesouraria: o banco, movimento a movimento, e o Fisco
O que há de novo. Qualquer movimento do extrato sem fatura associada (uma comissão, uma transferência genérica, um recibo) é contabilizado a partir do próprio movimento: ao premir «Contabilizar», o sistema propõe a contrapartida pelo nome do ordenante ou beneficiário, e o lançamento fica feito com a conta 572 desse banco. Os débitos da Agência Tributária vão à parte: a Tesouraria reconhece que se trata do Fisco e pergunta-lhe o modelo (modelo 303, 111, 130, 202…); ao escolhê-lo, define a subconta correta, o conceito e o documento, para que ninguém volte a registar um imposto como se fosse uma despesa.
Ser-lhe-á familiar da conciliação de Holded, Quipu e Agicap.
Se já os utiliza. A Tesouraria lê o extrato Norma 43 exportado por qualquer banco espanhol, ou um CSV ou Excel do cartão, e também se liga ao banco para trazer os movimentos sozinhos. Não paga nem transfere nada: lê, propõe cruzamentos com as suas faturas e despesas, e o utilizador confirma.
Assinatura: campos sobre o PDF
Novidade. Ao enviar um documento para assinar, coloca os campos sobre o próprio PDF, arrastrando-os: texto, IBAN, data, número, e-mail, caixa de seleção e assinatura, cada um atribuído a um signatário. O signatário preenche-os no respetivo local e recebe uma cópia preenchida com o selo de assinatura em cada campo; a ata encadeia a impressão digital desse documento. O NIF do signatário fica na ata e, no ERP, um orçamento assinado inclui o bloco «Assinado eletronicamente por…» com a ligação de verificação.
Talvez conheça do Signaturit, DocuSign e Adobe Sign.
Se já os utiliza. Aqui, a assinatura está incluída no plano e é solicitada pelos outros módulos: o ERP envia o orçamento para assinar através do botão «Enviar para assinar», e o signatário não precisa de conta. Qualquer PDF que já tenha é carregado e assinado da mesma forma.
Correio: os anexos abrem-se onde estão
A novidade. Os anexos abrem-se num visualizador dentro do NAiOS sem os descarregar: PDF, Word, Excel, PowerPoint, texto e CSV como tabela. Os HTML são mostrados numa jaula sem scripts nem rede, e só se ativam se o pedir. Ao responder, vê sempre Para, Cc e Bcc, com fichas por destinatário que avisam se um endereço estiver incorreto ou se escrever a um remetente que não aceita respostas. A caixa lembra-se da conta em que estava.
Ser-lhe-á familiar do Gmail, Outlook e Thunderbird.
Se já os utiliza. O Correio do NAiOS liga-se à sua caixa de correio do Google ou do Microsoft 365, ou a qualquer conta IMAP, e lê-o a partir de dentro da plataforma. A vantagem não é o cliente de correio: é o facto de o correio estar ao lado de tudo o resto. Um e-mail de um cliente converte-se num ticket de suporte com um clique, os seus anexos abrem-se no mesmo visualizador que o Talk e o Suporte utilizam, e os modelos de resposta são os da sua empresa.
Talk e Agentes: o companheiro que vê e ouve
A novidade. Um agente mencionado num grupo de Talk já pode olhar para uma imagem (uma captura de ecrã, uma fatura digitalizada) e transcrever uma nota de voz, e responder com uma nota de voz própria que chega com a respetiva transcrição incluída. Enquanto trabalha, o grupo vê em que passo está («a redigir o documento em Office, 3 de 12») e, se algo falhar, recebe o motivo em vez de silêncio. Os agentes com acesso a muitos módulos veem apenas as ferramentas que se adequam à sua tarefa e, se lhes faltar uma, procuram-na. As ligações para os documentos criados abrem-se no seu módulo.
Ser-lhe-á familiar de Slack e Microsoft Teams, para o Talk; Zapier, Make e n8n, para os Agentes.
Se já os utiliza. Os Agentes ligam-se a mais de mil aplicações através de Conectores (Google Drive e Calendar, HubSpot, Notion, Slack, Stripe…), pelo que um agente de NAiOS pode ler e escrever no que já tem. E o Talk é o chat da equipa com a IA sentada dentro do grupo, com a base de conhecimento da empresa ligada: não substitui o WhatsApp com os clientes, substitui o «alguém sabe onde está o contrato?».
Como funcionan os agentes do NAiOS: capacidades e segurança
Atualmente, fala-se muito de agentes de IAAgentes de IASistemas que executam tarefas multi-passo sem supervisão constante que fazem coisas que ninguém lhes pediu. Convém explicar como são os do NAiOS, porque estão desenhados ao contrário: um agente não pode fazer nada que não lhe tenha dado, e o que altera algo fora espera que uma pessoa o aprove.
Um agente do NAiOS é uma ficha com três coisas: instruções em linguagem simples (o que tem de fazer e como), ferramentas e fontes. Pode escrevê-lo à mão ou descrevê-lo numa frase para que «Configurar com IA» lhe proponha a ficha completa para a rever. É executado quando o inicia, por horário o ao mencioná-lo num grupo de Talk. O que sabe fazer: ler os seus documentos da Base de conhecimento, consultar e escrever nos módulos do NAiOS (ERP, Suporte, Office, Social, Correio…), usar os serviços que tenha ligados (Gmail, Drive, HubSpot e mais de mil aplicações), ver imagens e transcrever notas de voz, recordar o contexto entre execuções e delegar noutros agentes especializados com um alcance delimitado.
E as regras que o mantêm sob controlo:
- Tudo negado por predefinição. Um agente novo não tem nenhuma ferramenta. Concede-as uma a uma, e as de meios (ver imagens, ouvir áudio) estão também desligadas até que as ative.
- Ler sim, agir com permissão. As ferramentas de leitura são executadas sozinhas; as que alteram algo fora (enviar um e-mail, publicar nas redes, escrever num serviço ligado) aguardam a sua aprovação explícita. Se o agente trabalhar a partir de um grupo de Talk, o pedido aparece como um cartão no grupo e apenas o seu proprietário o pode aprovar. Algumas ações exigem sempre uma pessoa, mesmo que tenha definido a autoaprovação para «tudo»: abrir um ticket de Suporte é uma delas.
- Orçamento e passos. Cada execução tem um limite de tokens e de passos. Uma execução que não avance para sozinha devido ao batimento de vigilância, e as de meios têm também limite de chamadas e de tamanho. O custo é atribuído ao proprietário do agente.
- Tudo fica registado. Cada execução tem uma linha do tempo que pode ser revista: o que planeou, que ferramenta usou, o que viu, quanto consumiu e, desde esta semana, quantas ferramentas teve diante de quantas. Se terminar mal, o grupo recebe o motivo e o último passo concluído.
- Partilhar sem emprestar as chaves. Um agente é partilhado com permissões de ver, executar ou editar. Quem o utiliza não acede às suas contas ligadas: utiliza o agente, não as suas credenciais.
- Desliga-se. Qualquer agente pode ser pausado com um interruptor, próprio ou do administrador da plataforma, e deixa de ser executado no imediato.
Explicamos isto com mais detalhe em o agente multiplica o que já sabe, e também o que não sabe, e a ficha do módulo está em Agentes.
Base de conhecimento: os documentos da empresa
O que há de novo. A pasta da empresa funciona como repositório: quem tem permissão cria subpastas, o ficheiro original é conservado (com quota à parte para a empresa) e abre-se no visualizador a partir da ficha. O separador «Documentos» da ficha da Empresa resume pastas, espaço e últimos carregamentos, e o Legal guarda aí os seus processos. Ao carregar um documento para o seu espaço pessoal, pode marcar «Conservar o original» e descarregá-lo depois.
Ser-lhe-á familiar do Google Drive, SharePoint e Notion.
Se já os utiliza. A base de conhecimento não é um disco: é o que o chat e os agentes leem quando lhes pergunta. Qualquer documento, PDF, imagem ou áudio que carregar fica indexado, e o chat cita de onde obtém cada resposta. A equipa pode continuar a guardar no Drive ou no SharePoint o que quiser; o que a IA tem de conhecer sobre a sua empresa, os contratos, as tarifas, os procedimentos, é carregado aqui e fica organizado por pastas, com os seus originais.
Formulários: com a sua cor e o seu logótipo, e com ficheiros
O que há de novo. Cada formulário tem a sua própria aparência: tema, cor principal e logótipo, que dão cor à página pública e à de agradecimento. E um campo «Ficheiro»: quem responde anexa documentos ou imagens, até cinco por campo, com transferência disponível apenas para o proprietário e os colaboradores.
Ser-lhe-á familiar do Google Forms, Typeform e Jotform.
Se já os utiliza. Um formulário do NAiOS é publicado com um link público, tal como esses, e as respostas chegam-lhe por correio eletrónico e ficam guardadas no interior, com os respetivos ficheiros, para as exportar em CSV ou lê-las no visualizador. E o assistente constrói-o se lhe descrever o que quer perguntar, com o campo de ficheiro incluído.
Social: carrossel no Instagram
A novidade. Um post admite até dez imagens: no Instagram é publicado como carrossel, no LinkedIn vão todas e nas restantes redes vai a primeira, com um aviso na pré-visualização. As páginas do Facebook são escolhidas ao associar a conta.
Talvez conheça de Metricool, Hootsuite e Buffer.
Se já os usa. O Social publica nas suas contas de Instagram, Facebook e LinkedIn através dos Conectores, com calendário e pré-visualização. O que muda é a origem: o texto e as imagens saem do mesmo chat onde prepara tudo o resto.
Suporte: o ticket nasce do chat
O que há de novo. A partir de qualquer conversa do chat, abre-se um ticket com um resumo feito pela IA (problema, o que foi testado, o que o utilizador espera) e a conversa por baixo. A equipa pode pausar as ativações de um utilizador concreto, e a triagem com IA é configurada em três modos a partir do painel. Os anexos usam o mesmo visualizador que o Correio e o Talk.
Ser-lhe-á familiar de Zendesk, Freshdesk e HubSpot Service.
Se já os utiliza. O Suporte do NAiOS é o que nós próprios usamos com os nossos clientes: cada módulo desta lista surgiu de um ticket aberto aí. Se a sua empresa presta assistência a clientes, já o tem incluído, com portal para o utilizador, caixa de entrada para a equipa e criação a partir do correio ou do chat.
GIS: o mapa, no campo e por satélite
O que há de novo. O módulo que apresentámos no sábado continuou a crescer: KML e KMZ do Google Earth com as suas pastas e cores, perfil de altitude de uma rota, vistas 3D guardadas com ligação, projetos partilhados com pessoas específicas e, para a pecuária, piquetes e pontos de água com hectares, carga animal e pasto estimado por satélite com o Sentinel-2.
Ser-lhe-á familiar do Google Earth, QGIS e ArcGIS Online.
Se já os utiliza. O que o Google Earth exporta abre-se aqui tal e qual, e o zip de shapefile da administração também. O GIS não quer ser um GIS de ambiente de trabalho: quer que o mapa que lhe enviaram se abra num minuto, que o chat o leia como mais um anexo e que o veja quem não sabe o que é uma projeção.
Também esta semana
- Galego. Toda a plataforma, os módulos e o site estão disponíveis em galego, juntamente com o castelhano, catalão, inglês, francês, português e alemão.
- Chat. Uma caixa nas definições, «Artefactos apenas se os pedir», para quem prefere que o assistente responda em texto, a menos que lhe peça um documento. E os separadores dos módulos mostram um preloader com o nome do módulo enquanto carregam.
- Office. «Guardar no Office» a partir de qualquer documento que o chat gere, para continuar a editá-lo lá.
- Segurança. Dependências atualizadas e firewall de aplicação na plataforma.
Como trabalhamos
Cada ticket é tratado de forma manual e hiperpersonalizada. Uma pessoa da equipa lê-o, compreende o caso dessa empresa e configura a sua conta do NAiOS para o resolver, sempre dentro do âmbito do NAiOS: o seu núcleo, os seus módulos e o nosso guia interno de trabalho, que define como se constrói, se testa e se documenta cada alteração. O que nasce de um caso concreto converte-se numa versão do módulo, passa os seus testes e fica disponível para todos os clientes com o seu guia atualizado; e responde-se no ticket com o que mudou e onde está. Os dados de cada empresa não saem da sua conta: nem para construir, nem para testar, nem para o contar aqui.
Se utiliza algum dos programas que mencionámos e quer saber como o NAiOS encaixa com ele, abra um ticket ou escreva-nos: respondemos com o procedimento, não com uma demo.
O que é o NAiOS
O NAiOS é uma plataforma de software para PME com a inteligência artificial lá dentro: um chat que conhece a tua empresa e um catálogo de módulos que cobrem o que uma empresa precisa todos os dias, faturação e contabilidade, tesouraria, assinatura, correio, chat de equipa, suporte, formulários, redes sociais, mapas, e que falam entre si porque partilham os mesmos dados. Usa-se no navegador, contrata-se por planos com módulos incluídos e cada conta é configurada à medida da empresa. Contamos tudo com calma em NAiOS, explicado hoje, e o catálogo completo está em Módulos.
