Até agora, partilhar o trabalho com a sua equipa no NAiOS era feito módulo a módulo: convidar alguém para o CRM, voltar a convidá-lo para o ERP, outra vez para o Tasks, outra para o calendário. Funcionava, mas era repetitivo. A partir de hoje, uma empresa é partilhada uma única vez. Em Empresas configura as suas empresas, convida as suas pessoas e decide o que cada pessoa vê em cada módulo; essa empresa aparece no ERP, no CRM, no Tasks, no Calendar, na Gestoría, nos RRHH, no Despacho, no Bookly, em Campañas e na pasta de empresa do Office e do Conhecimento com a função correspondente. Remover alguém remove essa pessoa de todos ao mesmo tempo.
A sua empresa pessoal já existe
Não é necessário criar nada para começar. Desde o primeiro dia que tem uma empresa pessoal, que se chama «A minha empresa» até introduzir a razão social no ERP. É a empresa das suas faturas e não pode ser transferida. Se gere várias sociedades, «Nova empresa» cria outra, com o seu próprio ERP, as suas pessoas e os seus espaços, até ao limite permitido pelo seu plano.
Convidar é um e-mail e um botão
Convida por e-mail qualquer utilizador da plataforma. Este recebe um e-mail e um aviso no sino, e aceita com um botão. Até aceitar, não vê nada. Se preferir enviar o convite manualmente, «copiar ligação» disponibiliza-o pronto a colar. Revogar deixa a pessoa fora de toda la empresa; voltar a convidar recupera-a com uma nova ligação.
Três perfis e uma matriz para afinar
- Administrador: administra a empresa (convida, altera funções, revoga) e todos os seus módulos.
- Gestão: edita ERP, CRM, Tasks, Calendar, Bookly e a pasta de empresa; apenas vê Gestoría, RRHH e Despacho.
- Apenas leitura: vê tudo sem alterar nada.
O perfil preenche a matriz de permissões e depois pode afinar caixa a caixa: não vê o módulo, vê, edita ou administra. Se alguém tiver um plano que não inclua um módulo, a caixa avisa: verá la empresa, mas não esse módulo, até que mude de plano. A empresa dá acesso aos dados; o plano dá o módulo.
Os espaços da empresa
Cada módulo trabalha com um espaço: um quadro de Tasks, um calendário, um despacho, um CRM. Em «Espaços da empresa» escolhe qual é o da empresa: por predefinição, o seu espaço pessoal de cada módulo, outro que já tenha, o um novo criado com o nome da empresa. O ERP é a própria empresa; o Bookly apenas se vincula a um negócio existente. E com «Criar a pasta de empresa» surge em Os Meus Documentos a pasta «Empresa · X», partilhada com quem tiver Office ou Conhecimento na empresa, que também pode ser o âmbito de um chat: faz perguntas e a IA responde com os documentos da empresa.
O que a sua equipa vê
Na barra lateral de cada módulo, a sua empresa aparece com a etiqueta «empresa», sem necessidade de um convite à parte. Nos painéis de equipa de cada módulo, essas pessoas surgem marcadas «pela empresa» e são geridas a partir de Empresas, e não módulo a módulo. Os convites próprios de cada módulo continuam a funcionar para casos pontuais.
E para as empresas de contabilidade e gestão, a peça que faltaba
Uma empresa de contabilidade e gestão com vários clientes tinha de configurar o acesso de cada pessoa em cada módulo. Agora, cada cliente é uma empresa, cada pessoa entra uma vez com o seu perfil, e o Portal do cliente, a Gestoría, os RRHH e o ERP partilham a mesma verdade. Quando alguém deixa de trabalhar convosco, um clique remove essa pessoa de tudo.
O que não faz, de propósito
- Talk é pessoal: os grupos de mensagens não são partilhados por empresa.
- Os convidados não criam documentos dentro da pasta de uma empresa externa: são criados pelo proprietário e os convidados editam-nos.
- Eliminar uma empresa não está disponível; o superadministrador pode reatribuir o proprietário de uma empresa que não seja pessoal.
O Empresas faz parte do núcleo do NAiOS: está no menu de todos os utilizadores, em todos os planos, e o número de empresas que pode criar depende do plano. Abra o menu ⋯ → Empresas e verifique quem está dentro da sua. É provável que seja o momento de convidar alguém.
