NAiOS ERP: a sua faturação, com Verifactu de série

O Verifactu já não é «para o ano»

Desde 2026, faturar em Espanha exige um sistema conforme ao regulamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023): as sociedades desde 1 de janeiro e os restantes negócios — trabalhadores independentes incluídos — desde 1 de julho. Na prática, a norma pede três coisas que uma folha de Excel não consegue dar: que cada fatura fique num registo inalterável e encadeado (se alguém mexer numa, nota-se), que o PDF leve um código QR de verificação com que qualquer pessoa pode confirmá-la junto da Agência Tributária espanhola, e que corrigir um erro se faça como manda a lei — com fatura retificativa, não apagando e voltando a imprimir.

Entretanto, metade das pequenas empresas continua com a pasta «FATURAS 2026 FINAL». O NAiOS ERP resolve as duas coisas ao mesmo tempo — a obrigação legal e o caos — e, como vive dentro do NAiOS, entende-se com o seu CRM, o seu email, a sua agenda e os seus documentos sem configurar uma única integração.

O dinheiro da sua empresa, dentro do NAiOS

O ciclo completo do documento

Orçamento → encomenda → guia de entrega → fatura, com rastreabilidade entre eles: aceita um orçamento e vira encomenda com um clique, a encomenda vira guia, a guia vira fatura — cada documento lembra-se de onde nasceu. Enquanto um documento é rascunho, edita-o à vontade; ao emiti-lo recebe o número de série e fica congelado para sempre. As séries são suas (FA-2026, ORC-2026, as que quiser por tipo de documento) e mudam sozinhas de ano sem deixar buracos.

Há fatura completa (F1) para clientes com NIF e simplificada (F2) — o talão de balcão, sem dados do cliente. E se se enganou numa emitida, o botão «Retificativa» cria a nota com as linhas em negativo e a sua série própria, escolhendo o tipo legal (R1 a R5). O sistema não deixa fazer mal: uma fatura que retifica outra só pode ser emitida como retificativa, e uma F1 exige cliente com NIF.

Verifactu de série, não como remendo

Cada fatura emitida (e cada anulação) acrescenta um registo a uma cadeia com impressão digital criptográfica SHA-256: cada elo leva a impressão do anterior, pelo que modificar qualquer um quebra a cadeia de forma detetável. A secção Auditoria permite verificá-la quando quiser e consultar o registo de eventos. O PDF de cada fatura sai com o seu QR de verificação e a legenda VERI*FACTU. E quando o envio à AEAT estiver ativo, uma fila com repetições trata da entrega: a sua fatura existe mesmo que a Agência esteja em baixo.

Um catálogo que trabalha por si

Registe os seus produtos, serviços ou horas uma vez — com preço, IVA, recargo de equivalência se for retalhista e retenção de IRPF se for profissional — e esqueça: ao escrever o nome numa linha de documento, preço e impostos preenchem-se sozinhos. Se o produto controla stock, as existências descem ao faturar, sobem com as entradas de compra, voltam se anular a fatura e avisam pelo sino ao chegar ao mínimo que definir.

Tesouraria: quem me deve dinheiro?

Defina as suas condições de pagamento (30 dias, 60, as suas) e cada fatura calcula o vencimento sozinha. Registe cobranças totais ou parciais; ao completar, a fatura passa a cobrada. A secção Tesouraria mostra o pendente com as vencidas marcadas — e aqui está a novidade: o botão «Reclamar». Por fatura ou todas de uma vez, o ERP prepara um rascunho de email por cada vencida — com o número, a data, o valor pendente e o seu IBAN — e deixa-o na pasta Rascunhos do seu correio do NAiOS Mail. Você revê, ajusta se quiser e envia. Nada sai sozinho, nunca.

Os impostos e a sua contabilidade, num clique

A secção Impostos dá-lhe o trimestre tal como o pede o modelo 303 espanhol: base e coleta separadas por cada taxa de IVA (21, 10, 4, recargo à parte), o IVA suportado das despesas, o saldo resultante e — para independentes — o 130 orientativo do acumulado do ano. Os livros de faturas emitidas e recebidas (as suas despesas, com fornecedor e número de fatura) exportam-se em CSV pronto para o Excel ou como folha de cálculo do NAiOS Office: editável, exportável para .xlsx e analisável com a IA da plataforma. Números orientativos, sempre — o seu contabilista tem a última palavra, mas recebe o trabalho feito.

Multiempresa e equipa

Tem dois negócios? Um gabinete de contabilidade com vários clientes? Cada empresa vive à parte, com os seus dados fiscais, o seu certificado digital (cifrado, nunca em claro), as suas séries e a sua própria cadeia Verifactu. Muda de empresa com um seletor e convida a equipa com permissões de ver, editar ou administrar.

Peça ao chat

A IA do NAiOS trata dos seus números — no chat, no copilotoAI CopilotAssistente de IA integrado em ferramentas de trabalho do módulo ou até pelo WhatsApp:

• «Quanto faturei este trimestre?» → o detalhe real por taxa de IVA, com o saldo do 303.
• «Quem me deve dinheiro?» → o pendente com as vencidas marcadas.
• «Aponta 40 € de gasolina» → a despesa fica registada com o seu IVA.
• «Faz um orçamento à Acme pela manutenção de agosto, 1.200 €» → o rascunho aparece com as linhas, pronto a rever.
• «Reclama as faturas vencidas» → os rascunhos de reclamação, no seu correio.

E a linha vermelha de sempre: emitir uma fatura é confirmado por si, sempre. O copiloto propõe com um cartão e você aprova com um clique; um documento fiscal não se «desfaz», e aqui nada fiscal corre sozinho.

Três maneiras de o usar (com o resto do NAiOS a empurrar)

O profissional por conta própria. Uma designer freelance fatura cada projeto em dois minutos: F1 com os seus 15% de IRPF por linha, vencimento a 30 dias automático. As despesas entram pelo chat à medida que acontecem. No dia 1 de cada trimestre abre Impostos, vê o 303 e o 130, descarrega o livro em CSV e envia-o à contabilidade — dez minutos onde antes havia uma tarde. Os clientes vivem no NAiOS CRM, e quando algum se atrasa, a reclamação sai como rascunho educado do seu próprio correio.

A loja e a oficina. Um comércio de bairro com recargo de equivalência: talão F2 ao balcão, F1 para as empresas que levam material. O catálogo controla o stock — a venda desconta, a entrada de compra repõe, e o sino avisa quando as caixas de chá descem de cinco. As encomendas que chegam pelo WhatsApp (canal ligado no OmniChat) acabam em fatura sem mudar de aplicação.

O negócio de serviços com marcações e suporte. Uma clínica, uma consultora, um estúdio: a marcação concluída no Bookly vira rascunho de fatura com um botão; o ticket faturável do NAiOS Suporte, também. A oportunidade ganha no CRM chega já como orçamento, a reunião vive no NAiOS Calendar, o trabalho no NAiOS Tasks e as folhas de análise no NAiOS Office. O dinheiro, a relação e o trabalho, no mesmo sítio.

Começar leva cinco minutos

• 1. Abra o ERP no menu de módulos do seu chat: a sua empresa já está criada.
• 2. Em «A minha empresa», preencha os dados fiscais e, se quiser, o IBAN e as condições de pagamento.
• 3. Registe os produtos ou serviços habituais no Catálogo — ou salte e escreva as linhas à mão.
• 4. Crie o primeiro orçamento ou fatura, escolha o cliente (os do CRM aparecem também) e emita.
• 5. O PDF com QR sai sozinho; envie-o por email a partir do documento.

Disponível já

O NAiOS ERP está em todos os planos da plataforma. O envio automático de registos à AEAT ativar-se-á depois de concluída a validação no seu ambiente oficial de testes — entretanto, a sua cadeia Verifactu já se constrói com cada fatura emitida. Se ainda não usa o NAiOS, comece aqui.