Há uma manhã que se repete em milhares de empresas de serviços: o dia 1 chega e alguém se senta para fazer, uma a uma, as mesmas faturas do mês passado. Manutenções, mensalidades de suporte, alugueres, alojamento, assessoria mensal. Muda a data, muda o número, tudo o resto é igual. O ERP de NAiOS tem desde esta semana uma resposta para essa manhã: os serviços contratados. Atribui-se o serviço a cada cliente uma vez, e as faturas do período preparam-se sozinhas.
Contratar um serviço a um cliente
Tudo começa na ficha do cliente, com o botão Contratar serviço. Escolha um produto ou serviço do seu catálogo e ajuste o que for necessário: descrição, quantidade, preço (é copiado do catálogo e alterá-lo aqui não afeta o catálogo), periodicidade mensal, trimestral, semestral ou anual, o dia de faturação entre 1 e 28, la data de início e, se houver, a data de cancelamento.
A partir desse momento, a ficha conta outra história: a sua mensalidade recorrente em equivalente mensal, o previsto a doze meses, a próxima fatura e a lista de serviços com o seu estado. Cada serviço tem o seu menu: editar, pausar e retomar, ver os períodos já faturados, cancelar ou eliminar se nunca tiver chegado a ser faturado.
Períodos naturais, sem rateios
Aqui tomámos uma decisão simples de propósito. Os períodos são os do calendário: o mês, o trimestre, o semestre ou o ano. O primeiro período é completo: se contratar a 15 de setembro um serviço mensal, a primeira fatura é a de setembro inteira. O mesmo ao cancelar: o período em curso é faturado por completo e depois o serviço termina sozinho. É o que a maioria dos contratos de serviços já faz, evitando a discussão dos rateios com quatro casas decimais.
Nada é emitido sozinho
Na data de faturação, ou uns dias antes se configurar a antecedência, o ERP prepara um rascunho por cliente com todos os seus serviços do período, ou um por serviço se preferir esse agrupamento, e avisa-o através do sino: «Faturas recorrentes: N rascunhos prontos». Os rascunhos contêm a etiqueta «Recorrente · setembro de 2026», não permitem alterar o cliente por erro e são revistos como qualquer outro documento.
A secção está em Faturas → Recorrentes: os rascunhos do período com o seu total, quem está sem NIF, e as próximas faturas dos trinta dias seguintes. A partir daí, é possível Preparar agora se não quiser esperar pelo dia, Emitir todos, Descartar um ou todos, e exportar uma folha de Office com os serviços e a previsão a doze meses.
Emitir todos faz o mesmo que emitir uma fatura manualmente: numera na série, regista no Verifactu e, se a tiver ativa, envia para a AEAT. Por isso, pede confirmação e por isso não se pode reverter: uma fatura emitida só se anula ou se retifica, como explicamos no artigo do ERP com Verifactu de série.
A emissão automática existe, mas é ativada por si
Para quem fatura mensalidades idênticas todos os meses e não quer sequer rever, em A minha empresa → Faturação recorrente é possível passar de «rascunhos» a «emitir». O ERP mostra o aviso a vermelho e pede uma segunda confirmação, porque a partir daí as faturas são emitidas no dia de faturação sem passarem pelas suas mãos. Com duas salvaguardas: exige que os dados fiscais do emissor estejam completos, e nunca emite uma fatura simplificada a um cliente sem NIF. Esse rascunho fica em espera e avisa-o.
A Tesouraria fica a saber, e o chat também
As mensalidades contratadas entram na previsão de NAiOS Tesouraria como recebimentos previstos, cada uma na sua data, no cartão «Mensalidades que cobra». E no chat pode perguntar «que serviços tem contratados este cliente?» ou «como vão as recorrentes?», ou pedir «contrata o manutenção mensal para este cliente a partir de outubro»: o copilot prepara-o e pede-lhe confirmação. Nunca gera nem emite faturas por sua conta.
O que não faz, de propósito
- Não faz rateios. Períodos completos, primeiro e último incluídos.
- Não fatura duas vezes o mesmo período, mesmo que o servidor seja reiniciado a meio da geração ou que duas pessoas cliquem em «Preparar agora» ao mesmo tempo.
- Não emite faturas sozinha, a menos que o ative, e mesmo assim nunca para um cliente sem NIF.
- Não regenera um período que tenha descartado: se o descartar, fica registado e não volta a aparecer.
Começar demora dez minutos
Se já tem clientes e catálogo, basta abrir três ou quatro fichas e contratar-lhes o que já lhes cobra. A ficha dir-lhe-á no momento quanto somam por mês e quando será a próxima. Se o seu negócio vive de mensalidades, é a diferença entre um dia inteiro de faturas e meia hora de revisão. E se, além disso, tem a faturação eletrónica no horizonte, tudo isto já sai preparado para a Ley Crea y Crece.
