Uma oficina sabe quando é a primeira revisão de cada carro que vendeu. Uma mediadora de seguros sabe quando vence cada apólice. Uma clínica dentária, quando é a limpeza anual; uma empresa de extintores, quando caduca cada reteste; um gestor, quando faz um ano cada contrato. Todos têm a data anotada em algum lado. O que quase ninguém tem é tempo para ligar. Os Lembretes por data da NAiOS Campañas convertem essa coluna de datas num WhatsApp que chega sozinho, uns dias antes, com o nome do cliente e um link para reservar.
Uma regra, não cem avisos
Define-se uma vez por espaço do CRM: que segmento de fichas, que campo de data (a data da primeira revisão, o vencimento da apólice, a data de registo), quantos dias antes se deve avisar, e o texto. Existem dois modos. «Antes da data» avisa uma vez, N dias antes da data que consta na ficha. «Aniversário» avisa todos os anos, N dias antes de a data fazer anos: a revisão anual, la renovação, o «há um ano que nos visitou».
O texto inclui variáveis: nome, primeiro nome, empresa, a data objetivo no formato dia/mês/ano, o link de reserva e qualquer campo personalizado da ficha, com um texto alternativo se o dado faltar. «Olá Marta, a revisão do teu carro vence a 28/10/2026. Reserva hora aqui» é um modelo de uma linha.
Por WhatsApp, a partir do seu número
O lembrete é enviado por um canal de WhatsApp do OmniChat que seja seu: o número oficial da empresa com modelos aprovados pela Meta, o um WhatsApp pessoal conectado. Cada opção tem o seu preço e o seu risco, e a decisão cabe ao negócio; a regra funciona da mesma forma com ambas. O telefone da ficha é preenchido automaticamente com o prefixo 34 se for um número espanhol de nove dígitos; um mais curto sem prefixo é omitido e o sistema avisa-o.
Apenas a quem pode escrever
Os lembretes são mensagens para clientes, pelo que apenas são enviados para fichas com consentimento de cliente ou expresso. Um potencial cliente sem relação prévia não recebe um WhatsApp só por ter uma data na ficha. É a mesma regra de canais que explicamos no artigo sobre LSSI e consentimento, aplicada ao WhatsApp.
Rever cada envio, ou deixar que saiam sozinhos
Com «revejo cada envio», os lembretes do dia entram numa fila de pendentes e saem quando clica em Aprovar, um a um ou todos. Com «automática», saem sozinhos dentro do horário da regra, de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h por predefinição. O horário decide quando saem, não o que vence: se o aviso calhar num sábado, é preparado na mesma e sai na segunda-feira logo de manhã. E se o servidor esteve desligado alguns dias, recupera o que venceu entretanto, até duas semanas atrás, em vez de ficar em silêncio.
Nunca duas vezes
Um lembrete por pessoa e data objetivo. Se o envio falhar, fica registado como falhado com o erro no histórico e não é tentado novamente às cegas: corrige o canal e reenvia-o você mesmo. Antes de ativar o que quer que seja, «Pré-visualizar 7 dias» mostra quem receberia o aviso a cada dia, e quem não receberia e porquê, sem escrever a ninguém. «Enviar teste» envia uma única mensagem com dados de exemplo para o telefone que indicar.
Da folha de cálculo para la regra
Se as datas estão hoje numa folha de cálculo, o caminho é o mesmo que explicamos em importar empresas para o CRM: importa-se a folha com a coluna de data como campo personalizado, guarda-se um segmento («carros vendidos em 2026», «apólices de habitação») e cria-se a regra sobre ele. Quando a folha mudar, volta-se a importar em modo de atualização e as novas datas entram sozinhas na regra.
Para quem é
- Oficinas e concessionários: primeira revisão, revisões anuais, IPO.
- Mediadoras de seguros e escritórios: vencimentos de apólices, renovações de contratos, prazos.
- Clínicas, centros de estética e veterinárias: revisões periódicas, vacinas, limpezas.
- Manutenção e instalações: revisões obrigatórias de caldeiras, extintores, elevadores.
- Qualquer negócio com uma data na ficha e vontade de não ligar.
No chat basta perguntar «como estão os meus lembretes?» para ver as regras, os próximos sete dias e o que foi enviado e o que falhou no último mês. Nenhuma ferramenta do chat envia ou aprova: isso continua a ser seu.
