Tem um Excel com milhares de empresas: nome, NIF, província, categorias, site, e-mail, telefone. Descarregou-o de um registo público, foi-lhe facultado por uma associação ou foi-o construindo manualmente. E ali fica, porque passá-lo para um CRM «a sério» costuma ser o trabalho de uma tarde inteira. Com o CRM da NAiOS, demora um minuto. Este é o percurso completo, com um caso real: os agentes digitalizadores do Kit Digital, quase oito mil linhas.
1. Escolher a origem
No CRM, aceda a Importar (lateral). Pode carregar o ficheiro diretamente, escolher uma folha que já tenha em «Os Meus Documentos» do NAiOS Office ou um Excel analisável do seu Conhecimento. Os três caminhos levam ao mesmo sítio. Nada é guardado até confirmar.
2. Rever o mapeamento
O importador reconhece os cabeçalhos habituais em espanhol, catalão e inglês: nome, NIF, domínio, e-mail, telefone, cargo, morada, empresa, província, notas. O que não reconhece é proposto como campo personalizado, com o tipo deduzido a partir dos dados: texto, número, data ou lista de opções se houver poucos valores diferentes. No Excel do Kit Digital, «Categorias de solução» e «Províncias onde opera» acabam assim e, mais à frente, servem para segmentar.
Se o ficheiro trouxer a empresa e a pessoa na mesma linha, escolha o modo empresa + contacto: cria a empresa por NIF (ou por nome, se não houver) e um contacto geral com o e-mail e o telefone. Se a empresa já existir, não a duplica: preenche as lacunas, nunca sobrepondo o que já tinha.
3. Declarar o consentimento e etiquetar
Antes de confirmar, o importador pede-lhe algo que outros CRM não perguntam: qual é a base de consentimento destes contactos. Expresso, cliente, contacto profissional um a um ou nenhum. Para uma lista de empresas recolhida de um registo público, la resposta honesta é «contacto profissional um a um»: poderá escrever-lhes de forma pessoal a partir da sua caixa de correio, mas não os poderá adicionar a uma newsletter massiva. A plataforma guarda quem o declarou e quando.
No mesmo passo, define a etiqueta («Agentes digitalizadores»), o ciclo de vida inicial (prospeto) e o origem. Assim, daqui a seis meses saberá de onde surgiu cada ficha.
4. Confirmar e ver o resumo
O resumo indica-lhe quantas linhas serão criadas, quantas atualizarão fichas existentes, quantas estão repetidas no próprio ficheiro e quantas são inválidas, com o respetivo motivo. Confirma e o CRM processa por blocos enquanto acompanha o progresso. As quase oito mil linhas do caso real demoraram cerca de onze segundos. Se algo não bater certo, o lote pode ser revertido: apaga-se o que foi criado (o que já tinha atividade é arquivado em vez de ser apagado).
5. Segmentar e pontuar
Agora começa a parte útil. Em Segmentos, define filtros que são avaliados sempre que os utiliza: etiqueta «Agentes digitalizadores», província Girona, categoria que contenha «Gestão de clientes», sem atividade nos últimos 90 dias. O contador é atualizado em tempo real. Guarda o segmento e este passa a ser a origem das suas sequências e campanhas.
Clique em «Pontuar» e cada ficha recebe uma pontuação de 0 a 100 de acordo com a sua afinidade com o que vende: categorias afins, província prioritária, ter site e e-mail, atividade recente. As sequências inscrevem primeiro quem tiver maior pontuação.
6. A primeira sequência
Em Campañas, cria uma sequência com três passos: um e-mail de apresentação, uma espera de quatro dias e um segundo e-mail para quem não respondeu, além de uma chamada como tarefa. Inscreve o segmento; os que não podem entrar (sem e-mail, «não contactar», em supressão) aparecem listados com o respetivo motivo. O motor gera os rascunhos, aprova-os e estes saem da sua conta do NAiOS Mail, com um limite por hora, dentro do horário de trabalho e com duas semanas de aquecimento. Assim que alguém responde, a sua sequência é interrompida e passa a lead no CRM.
Lo que queda hecho al terminar
- Milhares de empresas e contactos no CRM, sem duplicados, com origem e data.
- Campos personalizados prontos a filtrar sem tocar em nada.
- Uma base de consentimento declarada por ficha, que decide que canal se abre.
- Um segmento ativo, uma pontuação e uma sequência em curso.
O CRM e o Campañas estão disponíveis em todos os planos. Se o seu ficheiro for diferente, o mapeamento adapta-se: experimente com uma amostra de vinte linhas, reveja o resumo e, depois, carregue o ficheiro completo. E se quiser que o façamos consigo, escreva-nos.
