Una empresa con tres mil fichas en el CRM decide trabajar con comerciales externos, uno por zona. La pregunta llega el primer día: «¿y cada uno va a ver todos nuestros clientes?». Hasta ahora la respuesta honesta era sí, o montar un CRM aparte para cada uno. Desde hoxe hai unha terceira opción: convidar a cada comercial coa plantilla Colaborador comercial, repartir a carteira en bloque e deixar que cada un traballe no mesmo CRM vendo só os seus clientes.
O problema de abrir o CRM a xente de fóra
Unha rede comercial crece con axentes, distribuidores ou comerciais a comisión. Todos necesitan un CRM: rexistrar chamadas, mover oportunidades, apuntar o seguinte paso. Pero case ningunha empresa quere que un colaborador externo vexa a carteira enteira, a exporte a unha folla de cálculo ou importe mil fichas por erro. Así que se acaba nunha de dúas: o colaborador leva os seus clientes no seu propio Excel, e a empresa perde a visibilidade, ou se lle dá acceso a todo e cruzanse os dedos.
En NAiOS, o CRM dunha empresa xa se compartía co equipo desde Empresas, cun nivel por módulo: ver, editar ou administrar. O que faltaba era dicir sobre cales fichas. Iso é o que chega agora: o alcance.
Que é «só o seu»
Con alcance «só o seu», unha persoa ve no CRM da empresa:
- As empresas das que é responsable.
- Os contactos desas empresas e os contactos dos que é responsable.
- As súas oportunidades.
- As actividades, as ligazóns e o historial de todo o anterior.
E a regra que o fai sinxelo: o que non ten responsable non se ve. O que o colaborador cree queda a o seu nome, sempre; non pode poñer a outra persoa como responsable nin deixar unha ficha orfa. Traspasar fichas é cousa de quen administra.
O filtro non está só na lista de clientes. Aplícase na busca, na ficha (unha ficha allea responde «Non atopado», sen confirmar que existe), no pipeline e a previsión, nos segmentos e os seus recontos, na puntuación, no panel, en O meu día, nas accións en bloque e no copilotIA CopilotAsistente de IA integrado en ferramentas de traballo. Se o colaborador lle pregunta ao chat «que teño pendente esta semana?», a resposta sae só das súas fichas. E se ao crear un contacto hai duplicados fóra do seu alcance, avísase de cantos hai, nunca de cales.
Plantillas: convidar sen configurar módulo a módulo
Nadie quiere marcar casillas para cada persona. Por eso los accesos de una empresa se dan con plantillas: Administrador, Gestión, Solo lectura y, desde hoy, Colaborador comercial. Esta última da exactamente una cosa: el CRM, con nivel de edición y alcance «só o seu». Sen exportar, sen importar, sen rexistro de cambios e sen Campañas, que traballa sobre segmentos de todo o espazo.
As plantillas están ligadas: se a plantilla cambia, o acceso de todas as persoas que a usan cambia á vez, e queda anotado no rexistro da empresa. Se unha persoa necesita algo distinto, o seu panel ten unha vista avanzada coa matriz módulo a módulo: nivel, alcance e accións soltas como exportar, importar ou cambios en bloque. Ao tocala, esa persoa pasa a «A medida» e deixa de seguir a plantilla.
Un detalle de seguridade que importa cando a empresa ten varios administradores: quen administra sen ser o propietario só pode dar o que el mesmo ten. Non nomea administradores, non dá máis nivel que o seu e non dá «todo o espazo» se el só ve o seu.
Repartir a carteira nunha pasada
Como o que non ten responsable non se ve, o paso previo é repartir. Se importaches a túa base de datos desde un Excel, o normal é que a maioría das fichas non teñan responsable aínda. Hai dúas maneiras de asignalas:
- Por selección: en Clientes, marcas as fichas e usas a acción Responsable.
- Por segmento: quen administra garda un segmento, por exemplo «empresas dunha provincia», e asigna todas as súas fichas a unha persoa de una vez, aínda que sexan centos.
Os contactos dunha empresa seguen á súa empresa: se asignas a empresa, o colaborador ve tamén a súa xente. As oportunidades, en cambio, teñen o seu propio responsable, e manda ese. Se outra persoa leva unha oportunidade nunha empresa do colaborador, el non a ve. Por iso a súa previsión pode non coincidir coa de quen administra, e está ben que sexa así.
«Por que non ve isto?»
A pregunta máis repetida en canto hai accesos acotados é por que alguén non atopa unha ficha. No panel de cada persoa hai dúas axudas:
Que verá resume o que esa persoa atopará ao entrar: no CRM, cantas empresas, contactos e oportunidades.
Por que non ve algo? percorre os pasos un a un: se aceptou a invitación, se ten o módulo, se o seu plan o inclúe, se o espazo está vinculado á empresa. E se lle pasas unha ficha concreta, explícache o motivo, por exemplo «a empresa non ten responsable», e ofréceche Facelo responsable aí mesmo.
Todo queda no rexistro
A pestana Rexistro da empresa apunta quen fixo que cos accesos: invitacións, aceptacións, cambios de plantilla ou de matriz, revogacións e cambios nunha plantilla que afectaron á túa xente. Consérvase 24 meses.
E cando unha colaboración remata, revogar deixa a persoa fóra de toda a empresa ao instante, pecha as súas conexións abertas e, se levaba fichas, pregúntache a quen pasarllas. A carteira non se vai con ninguén.
E as comisións, cando hai ERP
Se a empresa factura co ERP de NAiOS e ten dados de alta os seus comerciais, pode activar a cada colaborador a acción Ver as súas comisións. No seu CRM aparece entón «As miñas comisións»: o seu, mes a mes, coa base, a porcentaxe, o importe e se está liquidada, sen entrar no ERP. Liquidar e recalcular segue sendo cousa da empresa. Non a trae ningunha plantilla: actívase a man, persoa a persoa.
Tres maneiras de usalo
Unha empresa de servizos con axentes por provincia. Importa a súa base de empresas, garda un segmento por provincia e asigna cada segmento ao seu axente. Convida os axentes con Colaborador comercial. Cada un abre o CRM e atopa a súa zona, co distintivo «Só os teus clientes»; a dirección ve o pipeline completo e o rexistro de cada movemento.
Unha distribuidora con comerciais a comisión. Ademais do CRM acoutado, activa «Ver as súas comisións» a cada comercial. Acábanse os correos de fin de mes preguntando canto toca: cada un míllao no seu CRM, e a empresa liquida desde o ERP como sempre.
Unha consultora que suma un partner puntual. Asígnalle tres contas concretas e convídao. Cando o proxecto remata, revoga o acceso e devólvelle as tres contas a quen as levaba. No rexistro queda cando entrou, que viu e cando saíu.
Frases que se lle poden pedir ao chat
- «Quines oportunidades tenho abertas e cal é o seguinte paso de cada unha?»
- «Resúmeme a última actividade con esta empresa.»
- «Crea un contacto novo nesta empresa con este email.» Queda a teu nome.
- «Anota que chamei e que volvo chamar o martes.»
- «Cantos clientes teño na fase de proposta?»
Que non cambia
- Quen xa tiña acceso a todo o espazo segue tendo. O alcance só se aplica a quen lle dás.
- Un colaborador conserva o seu propio CRM persoal se o seu plan o inclúe; o da empresa é aparte.
- Tasks e Calendar non filtran por responsable: por iso a plantilla Colaborador comercial non os inclúe.
- Nada sae sen unha persoa detrás: as accións con efecto seguen pedindo confirmación.
Comezar leva cinco minutos
Reparte a carteira coa acción Responsable, por selección ou por segmento. Convida a cada comercial desde Empresas → Persoas coa plantilla Colaborador comercial. Cando acepte, abre o seu panel e mira «Que verá» para comprobar que ve o que debe. Se algo non cadra, «Por que non ve algo?» dicíache o motivo e como arranxalo.
