Las facturas de los clientes las haces tú y las controlas tú. Las de los proveedores llegan como llegan: un PDF en el correo, a veces en dólares, a veces desde Irlanda o Estonia, a veces de un proveedor que te cobra en cuotas y a veces de uno que te pasa seis cargos pequeños en la tarjeta y una sola factura a fin de mes. Hasta ahora, en casi cualquier programa, alguien de administración tecleaba cada una a mano. Esta semana el ERP de NAiOS ha cerrado ese circuito entero, de la factura en PDF al pago, con una regla que se repite en cada paso: la intelixencia artificial propón, e a persoa confirma.
Sube o PDF e revisa o que a IA ha lido
En Diñeiro, xunto a «Apuntar gasto», hai agora un botón para subir a factura en PDF. O ERP extrae o texto do documento, pásallo ao modelo e abre un diálogo co PDF á esquerda e o gasto proposto á dereita: provedor, NIF, número de factura, data, base, IVE, retención, total e vencemento. Cada campo leva o seu grao de confianza; os que o modelo non ten claros saen marcados para que os revises antes. Se o NIF coincide cun provedor que xa tes, énlazao; se non, propón darllo de alta. Se ese número de factura xa está apuntado para ese provedor, avisa de que é un duplicado, e se o mesmo ficheiro xa estaba adxunto, nin sequera o repite.
O botón «Apuntar» só se activa cando base máis IVE menos retención suman o total. Se non cadra, o diálogo dío en vivo e corrixes o campo que toca. O PDF queda adxunto ao gasto, cun clip na fila e «Ver PDF» no seu menú, para cando a xestoría ou unha inspección pidan o orixinal. Os PDF escaneados sen capa de texto, de momento, apúntanse a man: o ERP detéctao e dío en vez de inventarse cifras.
Dólares, Irlanda e Estonia
Moitos dos provedores dunha empresa pequena xa non son de aquí. O servizo de API que pagas en dólares, a pasarela de cobro con sede en Irlanda, a ferramenta que factura desde Estonia. Con esas facturas pasaban dúas cousas: o importe entraba como se fosen euros, e engadíaselle un IVE que non existe.
Agora, se o PDF vén noutra moeda, o ERP convérteo a euros ao cambio do Banco Central Europeo da data da factura, garda o importe orixinal e o tipo aplicado no concepto, e amósacho nun aviso para que o vexas antes de confirmar. E se o NIF do provedor é doutro país da Unión Europea, recoñece que se trata dun servizo intracomunitario: marca a casa de inversión do suxeito pasivo, deixa o IVE a cero e lémbrao na ficha do provedor para a próxima. Contabilidade, pola súa banda, xera o asento co IVE autorrepercutido nas dúas contas que tocan, para que o gasto saia ben no diario aínda que o provedor non che cobrase nin un céntimo de imposto.
A pasarela de cobramento merece un parágrafo propio, porque é o caso que máis liaba: o cliente paga 175 euros, o banco recibe 170 e a diferenza repártese entre a comisión desa transacción e outras comisións que a pasarela agrupa. Ao rexistrar o cobramento dunha factura podes indicar as dúas comisións por separado; o ERP apunta cada unha como gasto do provedor da pasarela, cobra a factura enteira ao cliente e leva ao banco só o neto, que é o que logo cadra co extracto. A fin de mes chega a factura de comisións da pasarela, con inversión do suxeito pasivo e sen IVE: o ERP recoñécea ao subila e ofrece cadrala contra as comisións xa apuntadas ese mes, sen duplicar o gasto.
Pagar non sempre é pagar dunha vez
Unha factura de provedor de 1.990 euros que se paga en cotas mensuais de 180. Un provedor de servidores que fai cargos pequenos na tarxeta ao longo do mes e manda unha factura polo total o día 30. Co gasto marcado como pagado ou non pagado, sen máis, ningún dos dous casos cabía.
Agora cada gasto ten pagos: rexistras o que pagaches, coa súa data e o seu medio, e o pendente baixa. Podes fixarlle un plan de cuotas por número ou por importe, coa primeira data e a periodicidade, e a lista dicirche «cuota 3 de 11, pagado 541 de 1.990». O medio de pago xa non é un texto libre: escolles entre as túas contas e tarxetas, que o ERP toma de Tesouraría, e cada provedor pode ter o seu habitual. E Tesouraría, que xa cruzaba os movementos do banco coas facturas por importe exacto, agora entende tamén os pagos parciais: recoñece unha cuota, recoñece un cargo pequeno dun provedor coñecido e propóñeo contra a factura que ten pendente, e ao aceptar rexistra ese pago no ERP e Contabilidade fai o seu asento por cada un. O extracto pode vir do banco, en Norma 43 ou en CSV, ou da folla de cálculo que exporta a tarxeta.
Para saber que toca, o bloque de pagos a provedores agrupa o pendente por vencemento: o xa vencido, o de esta semana, o do mes, o de máis adiante. O vencemento sae do PDF, ou do prazo pactado co provedor, ou pónas ti, incluso anterior á data da factura, que é o que pasa cando pagaches por adiantado coa tarxeta e a factura chega despois.
Traer o histórico sen volver teclealo
Cambiar de programa a media aguillón ten unha pega coñecida: as facturas emitidas ata hoxe viven no sistema anterior. Agora podes importar o histórico desde o listado de vendas en PDF que exporta o teu programa de sempre. O ERP lee o listado, cruza os clientes cos que xa tes por NIF ou por nome, amósache o resumo, pídeche o NIF dos que non coñece e déixache marcar cales seguen pendentes de cobro. As facturas entran coa súa numeración orixinal nunha serie aparte, respectando datas e rectificativas, sen tocar a túa numeración actual e sen xerar rexistros de facturación nin tocar Verifactu, porque son facturas que xa existían. Nunha empresa do grupo entraron así setenta facturas e tres rectificativas de un ano enteiro, coa base impoñible cadrada ao céntimo, nunha tarde.
E todo se pode preguntar
O copilotIA CopilotAsistente de IA integrado en ferramentas de traballo do ERP ve agora todo o anterior. Preguntas do tipo «que debo pagar esta semana e a quen?», «dame a ficha deste provedor co pendente», «que facturas de setembro seguen sen cobrar?», «canto levamos de comisións este mes?» ou «a que prezo temos a hora de consultoría?» respóndense cos datos da túa empresa. As consultas execútanse ao momento; calquera cousa que cambie datos, como contratar un servizo a un cliente, convértese nunha proposta con «Aplicar» e «Descartar». É a mesma regra que no chat de NAiOS e nos axentes: a IA fai o traballo, ti dás o visto e prace. Se queres o detalle de por que o facemos así, está en Como converter a túa pyme nunha empresa HITL.
Por que isto encaixa co demais
Nada do anterior é un módulo novo: é o mesmo ERP que xa pasou a proba real de Verifactu coa AEAT, coa facturación recorrente e o ciclo completo do documento. Tesouraría casa o banco, Contabilidade xera os asentos, e a xestoría entra na empresa co seu propio acceso e ve os mesmos gastos, cos seus PDF adxuntos. Todo isto saíu nunha semana, a partir de facturas reais dunha empresa do grupo, e está xa dispoñible para calquera empresa da plataforma.
Se rexistras facturas de provedor cada semana, proba a subir a próxima en PDF. Se o modelo le algo mal, corrixe o campo e apunta: o gasto que se garda é sempre o que ti confirmaches.
