Hay una mañana que se repite en miles de empresas de servicios: el día 1 llega y alguien se sienta a hacer, una por una, las mismas facturas del mes pasado. Mantenimientos, cuotas de soporte, alquileres, hosting, asesoramiento mensual. Cambia la fecha, cambia el número, todo lo demás es igual. El ERP de NAiOS tiene desde esta semana una respuesta para esa mañana: los servicios contratados. Se asigna el servicio a cada cliente una vez, y las facturas del periodo se preparan solas.
Contratar un servicio a un cliente
Todo empieza en la ficha del cliente, con el botón Contratar servicio. Eliges un producto o servicio de tu catálogo y ajustas lo que haga falta: descripción, cantidad, precio (se copia del catálogo y cambiarlo aquí no toca el catálogo), periodicidad mensual, trimestral, semestral o anual, el día de facturación entre el 1 y el 28, la fecha de inicio y, si la hay, la fecha de baja.
Desde ese momento la ficha cuenta otra historia: su cuota recurrente en equivalente mensual, lo previsto a doce meses, la próxima factura y la lista de servicios con su estado. Cada servicio tiene su menú: editar, pausar y reanudar, ver los periodos ya facturados, dar de baja o eliminar si nunca llegó a facturarse.
Periodos naturales, sin prorrateos
Aquí tomamos una decisión sencilla a propósito. Los periodos son los del calendario: el mes, el trimestre, el semestre o el año. El primer periodo es completo: si contratas el 15 de septiembre un servicio mensual, la primera factura es la de septiembre entera. Lo mismo al dar de baja: el periodo en curso se factura completo y después el servicio termina solo. Es lo que la mayoría de contratos de servicios hacen ya, y evita la discusión de los prorrateos a cuatro decimales.
Nada se emite solo
En la fecha de facturación, o unos días antes si configuras antelación, el ERP prepara un borrador por cliente con todos sus servicios del periodo, o uno por servicio si prefieres esa agrupación, y te avisa por la campana: «Facturas recurrentes: N borradores listos». Los borradores llevan la etiqueta «Recurrente · septiembre 2026», no dejan cambiar el cliente por error y se revisan como cualquier otro documento.
La bandeja está en Facturas → Recurrentes: los borradores del periodo con su total, quién está sin NIF, y las próximas facturas de los treinta días siguientes. Desde ahí se puede Preparar ahora si no quieres esperar al día, Emitir todos, Descartar uno o todos, y sacar una hoja de Office con los servicios y la previsión a doce meses.
Emitir todos hace lo mismo que emitir una factura a mano: numera en la serie, registra en Verifactu y, si la tienes activa, remite a la AEAT. Por eso pide confirmación y por eso no se deshace: una factura emitida solo se anula o se rectifica, como explicamos en el post del ERP con Verifactu de serie.
La emisión automática existe, pero la enciendes tú
Para quien factura cuotas idénticas cada mes y no quiere ni revisar, en Mi empresa → Facturación recurrente se puede pasar de «borradores» a «emitir». El ERP lo pone en rojo y pide una segunda confirmación, porque a partir de ahí las facturas se emiten el día de facturación sin pasar por tus manos. Con dos salvaguardas: exige que los datos fiscales del emisor estén completos, y nunca emite en simplificada a un cliente sin NIF. Ese borrador se queda esperando y te avisa.
Se entera Tesorería, y se entera el chat
Las cuotas contratadas entran en la previsión de NAiOS Tesorería como cobros previstos, cada una en su fecha, en la tarjeta «Cuotas que cobras». Y en el chat puedes preguntar «¿qué servicios tiene contratados este cliente?» o «¿cómo van las recurrentes?», o pedir «contrátale el mantenimiento mensual a este cliente desde octubre»: el copilotAI CopilotAsistente de IA integrado en herramientas de trabajo lo prepara y te pide confirmación. Nunca genera ni emite facturas por su cuenta.
Lo que no hace, a propósito
- No prorratea. Periodos completos, primero y último incluidos.
- No factura dos veces un mismo periodo, ni aunque el servidor se reinicie a mitad de la generación o dos personas pulsen «Preparar ahora» a la vez.
- No emite sola salvo que tú lo actives, y aun así nunca a un cliente sin NIF.
- No regenera un periodo que descartaste: si lo descartas, queda registrado y no vuelve a aparecer.
Empezar lleva diez minutos
Si ya tienes clientes y catálogo, basta con abrir tres o cuatro fichas y contratarles lo que ya les cobras. La ficha te dirá en el acto cuánto suman al mes y cuándo toca la próxima. Si tu negocio vive de cuotas, es la diferencia entre una jornada de facturas y media hora de revisión. Y si además tienes la factura electrónica en el horizonte, todo esto ya sale preparado para la Ley Crea y Crece.
