Esta semana, entre el jueves 8 y el miércoles 14 de octubre, han salido versiones nuevas de quince módulos de NAiOS. Casi todas nacieron de un ticket de soporte: alguien pidió algo el lunes y el martes lo tenía en su cuenta y, poco después, como versión del módulo, el resto de clientes. Este post cuenta qué cambió, módulo a módulo, y de paso hace algo que nos piden a menudo: decir a qué se parece cada pieza de NAiOS, porque casi todo lo que hay aquí ya lo usas con otro nombre.
Por eso cada bloque tiene tres partes. Lo nuevo, en dos frases. Te sonará de, tres programas que seguramente conoces. Y si ya los usas: cómo encaja NAiOS con ellos, conectándose, importando lo que tienes o sustituyéndolos cuando prefieras tenerlo todo en el mismo sitio.
ERP: facturar, cobrar y no perseguir a nadie
Lo nuevo. Una factura emitida se convierte en servicio recurrente con un clic: cada línea pasa a contrato con su periodicidad y su día, y el ERP factura solo. Los recordatorios de cobro salen sin que nadie los escriba: hasta tres escalones de días tras el vencimiento, con el PDF adjunto y un texto que puedes cambiar; el cliente que no quiera recibirlos se marca en su ficha. Las tarifas por cliente llegaron también: listas de precios con descuento general o precio propio por artículo, precios especiales en la ficha del cliente, y cada presupuesto nace con la tarifa que le toca. Además: activos del cliente desde el presupuesto firmado, margen por línea que no sale en el PDF, saber de verdad si el cliente abrió el documento (los escáneres de correo ya no cuentan), filtros de estado múltiples, texto legal al pie de todos los PDF y clientes intracomunitarios con su mención.
Te sonará de Holded, Sage 50 y Odoo.
Si ya los usas. El catálogo y los clientes entran por Excel; el diario de tu gestoría se importa desde a3, ContaPlus o Sage; y lo que generes aquí sale en CSV o en formato ContaPlus para que tu asesoría siga con su programa. Si lo que quieres es dejar de pagar tres cosas, el ERP, la contabilidad y la tesorería de NAiOS son el mismo dato visto desde tres sitios.
Contabilidad: el libro que se lee como un libro
Lo nuevo. El diario tiene dos vistas: «Asientos», una fila por asiento, y «Apuntes», el libro diario línea a línea con subcuenta, nombre de cuenta, concepto, Debe y Haber, como lo lee una contable en su programa de toda la vida. El Mayor ganó página propia: eliges clientes, proveedores, bancos o gastos, pulsas la subcuenta y ves saldo inicial, saldo corrido y sumas, con su PDF. Un buscador encuentra los asientos por nombre del cliente o del proveedor, por concepto, documento o subcuenta. Y el IVA del trimestre se liquida con un botón: la previa enseña lo repercutido, lo soportado y el resultado, y propone el asiento contra la 4750 o la 4700. Libro diario y libro mayor en PDF, formato clásico, para la asesoría o una inspección.
Te sonará de a3, Sage 50 y ContaPlus.
Si ya los usas. La diferencia de fondo es que aquí la contabilidad se escribe sola: cada factura, cada gasto y cada cobro conciliado genera su asiento, propuesto para que lo revises. Si tu gestoría trabaja en uno de esos programas, le exportas el diario en su formato o importas el suyo para tener los dos libros cuadrados. Si prefieres que trabaje directamente aquí, la invitas a tu empresa con permisos de contable.
Tesorería: el banco, apunte a apunte, y Hacienda
Lo nuevo. Cualquier movimiento del extracto sin factura detrás (una comisión, una transferencia genérica, un recibo) se contabiliza desde el propio movimiento: pulsas «Contabilizar», te propone la contrapartida por el nombre del ordenante o beneficiario, y el asiento queda hecho con la 572 de ese banco. Los cargos de la Agencia Tributaria van aparte: Tesorería reconoce que es Hacienda y te pregunta el modelo (303, 111, 130, 202…); al elegirlo fija la subcuenta correcta, el concepto y el documento, para que nadie vuelva a registrar un impuesto como si fuera un gasto.
Te sonará de la conciliación de Holded, Quipu y Agicap.
Si ya los usas. Tesorería lee el extracto Norma 43 que exporta cualquier banco español, o un CSV o Excel de la tarjeta, y también se conecta al banco para traer los movimientos solos. No paga ni transfiere nada: lee, propone cruces con tus facturas y gastos, y tú confirmas.
Firma: casillas sobre el PDF
Lo nuevo. Al enviar un documento a firmar colocas los campos sobre el propio PDF, arrastrando: texto, IBAN, fecha, número, email, casilla y firma, cada uno asignado a un firmante. El firmante los rellena en su sitio y recibe una copia cumplimentada con el sello de firma en cada casilla; el acta encadena la huella de ese documento. El NIF del firmante queda en el acta y, en el ERP, un presupuesto firmado lleva el bloque «Firmado electrónicamente por…» con el enlace de cotejo.
Te sonará de Signaturit, DocuSign y Adobe Sign.
Si ya los usas. Aquí la firma está incluida en el plan y la piden los otros módulos: el ERP manda el presupuesto a firmar desde el botón «Enviar a firmar», y el firmante no necesita cuenta. Cualquier PDF que ya tengas se sube y se firma igual.
Correo: los adjuntos se abren donde están
Lo nuevo. Los adjuntos se abren en un visor dentro de NAiOS sin descargarlos: PDF, Word, Excel, PowerPoint, texto y CSV como tabla. Los HTML se muestran en una jaula sin scripts ni red, y solo se activan si lo pides. Al responder ves siempre Para, Cc y Cco, con fichas por destinatario que avisan si una dirección está mal o si escribes a un remitente que no admite respuestas. La bandeja recuerda la cuenta en la que estabas.
Te sonará de Gmail, Outlook y Thunderbird.
Si ya los usas. El Correo de NAiOS se conecta a tu buzón de Google o de Microsoft 365, o a cualquier cuenta IMAP, y lo lee desde dentro de la plataforma. La ventaja no es el cliente de correo: es que el correo está al lado de todo lo demás. Un correo de un cliente se convierte en ticket de soporte con un clic, sus adjuntos se abren en el mismo visor que usan Talk y Soporte, y las plantillas de respuesta son las de tu empresa.
Talk y Agentes: el compañero que ve y escucha
Lo nuevo. Un agente mencionado en un grupo de Talk ya puede mirar una imagen (una captura, una factura escaneada) y transcribir una nota de voz, y responder con una nota de voz propia que llega con su transcripción puesta. Mientras trabaja, el grupo ve en qué paso va («redactando el documento en Office, 3 de 12») y, si algo falla, recibe el motivo en vez de silencio. Los agentes con acceso a muchos módulos ven solo las herramientas que casan con su tarea, y si les falta una, la buscan. Los enlaces a documentos creados se abren en su módulo.
Te sonará de Slack y Microsoft Teams, para Talk; Zapier, Make y n8n, para los Agentes.
Si ya los usas. Los Agentes se conectan a más de mil aplicaciones a través de Conectores (Google Drive y Calendar, HubSpot, Notion, Slack, Stripe…), así que un agente de NAiOS puede leer y escribir en lo que ya tienes. Y Talk es el chat del equipo con la IA sentada dentro del grupo, con la base de conocimiento de la empresa enlazada: no sustituye a WhatsApp con los clientes, sustituye al «¿alguien sabe dónde está el contrato?».
Cómo funcionan los agentes de NAiOS: capacidades y seguridad
Estos días se habla mucho de agentes de IAAI AgentsSistemas que ejecutan tareas multi-paso sin supervisión constante que hacen cosas que nadie les pidió. Conviene explicar cómo son los de NAiOS, porque están diseñados al revés: un agente no puede hacer nada que no le hayas dado, y lo que cambia algo fuera espera a que una persona lo apruebe.
Un agente de NAiOS es una ficha con tres cosas: unas instrucciones en lenguaje llano (qué tiene que hacer y cómo), unas herramientas y unas fuentes. Puedes escribirlo a mano o describirlo en una frase y que «Configurar con IA» te proponga la ficha completa para revisarla. Se ejecuta cuando lo lanzas, por horario o al mencionarlo en un grupo de Talk. Lo que sabe hacer: leer tus documentos de la base de conocimiento, consultar y escribir en los módulos de NAiOS (ERP, Soporte, Office, Social, Correo…), usar los servicios que tengas conectados (Gmail, Drive, HubSpot y más de mil aplicaciones), ver imágenes y transcribir notas de voz, recordar contexto entre ejecuciones y delegar en otros agentes especializados con un alcance acotado.
Y las reglas que lo mantienen a raya:
- Todo denegado por defecto. Un agente nuevo no tiene ninguna herramienta. Se las concedes una a una, y las de medios (ver imágenes, escuchar audio) además están apagadas hasta que las activas.
- Leer sí, actuar con permiso. Las herramientas de lectura se ejecutan solas; las que cambian algo fuera (enviar un correo, publicar en redes, escribir en un servicio conectado) esperan tu aprobación explícita. Si el agente trabaja desde un grupo de Talk, la petición aparece como una tarjeta en el grupo y solo su dueño puede aprobarla. Algunas acciones piden persona siempre, aunque hayas puesto la auto-aprobación en «todo»: abrir un ticket de Soporte es una de ellas.
- Presupuesto y pasos. Cada ejecución tiene un tope de tokens y de pasos. Una ejecución que no avanza se detiene sola por el latido de vigilancia, y las de medios tienen además límite de llamadas y de tamaño. El coste se atribuye al dueño del agente.
- Todo queda registrado. Cada ejecución tiene una línea de tiempo que se puede repasar: qué planificó, qué herramienta usó, qué vio, cuánto consumió y, desde esta semana, cuántas herramientas tuvo delante de cuántas. Si acaba mal, el grupo recibe el motivo y el último paso completado.
- Compartir sin prestar las llaves. Un agente se comparte con permisos de ver, ejecutar o editar. Quien lo usa no accede a tus cuentas conectadas: usa el agente, no tus credenciales.
- Se apaga. Cualquier agente se pausa con un interruptor, suyo o del administrador de la plataforma, y deja de ejecutarse en el acto.
Lo explicamos más despacio en el agente multiplica lo que ya sabes, y también lo que no sabes, y la ficha del módulo está en Agentes.
Base de conocimiento: los documentos de la empresa
Lo nuevo. La carpeta de empresa funciona como repositorio: quien tiene permiso crea subcarpetas, el fichero original se conserva (con cuota aparte para la empresa) y se abre en el visor desde la ficha. La pestaña «Documentos» de la ficha de Empresa resume carpetas, espacio y últimas subidas, y Legal guarda ahí sus expedientes. Al subir un documento a tu espacio personal puedes marcar «Conservar el original» y descargarlo después.
Te sonará de Google Drive, SharePoint y Notion.
Si ya los usas. La base de conocimiento no es un disco: es lo que el chat y los agentes leen cuando les preguntas. Cualquier documento, PDF, imagen o audio que subas queda indexado, y el chat cita de dónde saca cada respuesta. El equipo puede seguir guardando en Drive o en SharePoint lo que quiera; lo que la IA tiene que conocer de tu empresa, los contratos, las tarifas, los procedimientos, se sube aquí y queda ordenado por carpetas, con sus originales.
Formularios: con tu color y tu logo, y con archivos
Lo nuevo. Cada formulario lleva su apariencia: tema, color principal y logo, que tiñen la página pública y la de gracias. Y un campo «Archivo»: el que responde adjunta documentos o imágenes, hasta cinco por campo, con descarga solo para el propietario y los colaboradores.
Te sonará de Google Forms, Typeform y Jotform.
Si ya los usas. Un formulario de NAiOS se publica con enlace público, igual que esos, y las respuestas te llegan por correo y quedan dentro, con sus archivos, para exportarlas en CSV o leerlas en el visor. Y el asistente te lo construye si le describes qué quieres preguntar, con el campo de archivo incluido.
Social: carrusel en Instagram
Lo nuevo. Un post admite hasta diez imágenes: en Instagram se publica como carrusel, en LinkedIn van todas, y en el resto de redes va la primera, avisándolo en la vista previa. Las páginas de Facebook se eligen al enlazar la cuenta.
Te sonará de Metricool, Hootsuite y Buffer.
Si ya los usas. Social publica en tus cuentas de Instagram, Facebook y LinkedIn a través de los Conectores, con calendario y vista previa. Lo que cambia es el origen: el texto y las imágenes salen del mismo chat donde preparas todo lo demás.
Soporte: el ticket nace del chat
Lo nuevo. Desde cualquier conversación del chat se abre un ticket con un resumen hecho por la IA (problema, qué se ha probado, qué espera el usuario) y la conversación debajo. El equipo puede pausar las altas de un usuario concreto, y el triaje con IA se configura en tres modos desde el panel. Los adjuntos usan el mismo visor que Correo y Talk.
Te sonará de Zendesk, Freshdesk y HubSpot Service.
Si ya los usas. El Soporte de NAiOS es el que usamos nosotros con nuestros clientes: cada módulo de esta lista salió de un ticket abierto ahí. Si tu empresa atiende a clientes, lo tienes incluido, con portal para el usuario, bandeja para el equipo y creación desde el correo o desde el chat.
GIS: el mapa, en el campo y por satélite
Lo nuevo. El módulo que presentamos el sábado ha seguido creciendo: KML y KMZ de Google Earth con sus carpetas y colores, perfil de altura de una ruta, vistas 3D guardadas con enlace, proyectos compartidos con personas concretas, y, para ganadería, potreros y aguadas con hectáreas, carga animal y pasto estimado por satélite con Sentinel-2.
Te sonará de Google Earth, QGIS y ArcGIS Online.
Si ya los usas. Lo que exporta Google Earth se abre aquí tal cual, y el zip de shapefile de la administración también. GIS no quiere ser un GIS de escritorio: quiere que el mapa que te mandaron se abra en un minuto, lo lea el chat como un adjunto más y lo vea quien no sabe qué es una proyección.
También esta semana
- Gallego. Toda la plataforma, los módulos y la web están disponibles en gallego, junto al castellano, catalán, inglés, francés, portugués y alemán.
- Chat. Una casilla en ajustes, «Artefactos solo si los pido», para quien prefiere que el asistente responda en texto salvo que le pida un documento. Y las pestañas de módulos enseñan un preloader con el nombre del módulo mientras cargan.
- Office. «Guardar en Office» desde cualquier documento que el chat genere, para seguir editándolo allí.
- Seguridad. Dependencias al día y cortafuegos de aplicación en la plataforma.
Cómo trabajamos
Cada ticket se trata de forma manual e hiperpersonalizada. Una persona del equipo lo lee, entiende el caso de esa empresa y configura su cuenta de NAiOS para resolverlo, siempre dentro del marco de NAiOS: su núcleo, sus módulos y nuestra guía interna de trabajo, que fija cómo se construye, se prueba y se documenta cada cambio. Lo que nace de un caso concreto se convierte en una versión del módulo, pasa sus pruebas y queda disponible para todos los clientes con su guía actualizada; y se responde en el ticket con lo que cambió y dónde está. Los datos de cada empresa no salen de su cuenta: ni para construir, ni para probar, ni para contarlo aquí.
Si usas alguno de los programas que hemos nombrado y quieres saber cómo encaja NAiOS con él, abre un ticket o escríbenos: contestamos con el procedimiento, no con una demo.
Qué es NAiOS
NAiOS es una plataforma de software para pymes con la inteligencia artificial dentro: un chat que conoce tu empresa y un catálogo de módulos que cubren lo que una empresa necesita cada día, facturación y contabilidad, tesorería, firma, correo, chat de equipo, soporte, formularios, redes sociales, mapas, y que se hablan entre sí porque comparten los mismos datos. Se usa en el navegador, se contrata por planes con módulos incluidos y cada cuenta se configura a medida de la empresa. Lo contamos con calma en NAiOS, explicado hoy, y el catálogo completo está en Módulos.
