As faturas dos clientes é você que as faz e as controla. As dos fornecedores chegam como chegam: um PDF no e-mail, às vezes em dólares, às vezes da Irlanda ou da Estónia, às vezes de um fornecedor que lhe cobra em prestações e às vezes de um que lhe passa seis pequenos débitos no cartão e uma única fatura ao fim do mês. Até agora, em quase qualquer programa, alguém da administração digitava cada uma à mão. Esta semana, o ERP da NAiOS fechou esse circuito inteiro, da fatura em PDF ao pagamento, com uma regra que se repete em cada passo: a inteligência artificial propõe, e a pessoa confirma.
Carregue o PDF e reveja o que a IA leu
Em Dinheiro, junto a «Registar despesa», há agora um botão para carregar a fatura em PDF. O ERP extrai o texto del documento, passa-o ao modelo e abre um diálogo com o PDF à esquerda e a despesa proposta à direita: fornecedor, NIF, número de fatura, data, base, IVA, retenção, total e vencimento. Cada campo tem o seu grau de confiança; aqueles que o modelo não tem a certeza aparecem marcados para que os reveja antes. Se o NIF coincidir com um fornecedor que já tem, associa-o; se não, propõe registá-lo. Se esse número de fatura já estiver registado para esse fornecedor, avisa que é um duplicado, e se o mesmo ficheiro já estiver anexo, nem sequer o repete.
O botão «Registar» só se ativa quando a base mais o IVA menos a retenção somam o total. Se não bater certo, o diálogo avisa em tempo real e você corrige o campo necessário. O PDF fica anexo à despesa, com um clipe na linha e «Ver PDF» no seu menu, para quando o contabilista ou uma inspeção pedirem o original. Os PDF digitalizados sem camada de texto, de momento, são registados à mão: o ERP deteta-o e avisa em vez de inventar valores.
Dólares, Irlanda e Estónia
Muitos dos fornecedores de uma pequena empresa já não são de cá. O serviço de API que paga em dólares, o gateway de pagamento com sede na Irlanda, a ferramenta que fatura a partir da Estónia. Com essas faturas aconteciam duas coisas: o valor entrava como se fossem euros, e era-lhe adicionado um IVA que não existe.
Agora, si o PDF vier noutra moeda, o ERP converte-o para euros ao câmbio do Banco Central Europeu da data da fatura, guarda o valor original e a taxa aplicada no descritivo, e mostra-lhe um aviso para que o veja antes de confirmar. E se o NIF do fornecedor for de outro país da União Europeia, reconhece que se trata de um serviço intracomunitário: marca a caixa de inversão do sujeito passivo (autoliquidação do IVA), deixa o IVA a zero e lembra-se disso na ficha do fornecedor para a próxima. A Contabilidade, por sua vez, gera o lançamento com o IVA autorrepercutido nas duas contas respetivas, para que a despesa apareça corretamente no diário, mesmo que o fornecedor não lhe tenha cobrado nem um cêntimo de imposto.
O gateway de pagamento merece um parágrafo próprio, porque é o caso que mais baralhava: o cliente paga 175 euros, o banco recebe 170 e a diferença divide-se entre a comissão dessa transação e outras comissões que o gateway agrupa. Ao registar o recebimento de uma fatura, pode indicar as duas comissões separadamente; o ERP regista cada uma como despesa do fornecedor do gateway, cobra a fatura inteira ao cliente e lança no banco apenas o valor líquido, que é o que depois bate certo com o extrato. Ao fim do mês, chega a fatura de comissões do gateway, com autoliquidação do IVA e sem IVA: o ERP reconhece-a ao carregá-la e oferece a opção de conciliá-la com as comissões já registadas nesse mês, sem duplicar a despesa.
Pagar nem sempre é pagar de uma só vez
Uma fatura de fornecedor de 1.990 euros que se paga em prestações mensais de 180. Um fornecedor de servidores que faz pequenos débitos no cartão ao longo do mês e envia uma fatura pelo total no dia 30. Com a despesa marcada apenas como paga ou não paga, nenhum dos dois casos se enquadrava.
Agora cada despesa tem pagamentos: regista o que pagou, com a respetiva data e meio de pagamento, e o valor em dívida diminui. Pode definir-lhe um plano de prestações por número ou por valor, com la primeira data e a periodicidade, e a lista mostra-lhe «prestação 3 de 11, pago 541 de 1.990». O meio de pagamento já não é um texto livre: escolhe entre as suas contas e cartões, que o ERP obtém da Tesouraria, e cada fornecedor pode ter o seu habitual. E a Tesouraria, que já conciliava os movimentos do banco com as faturas por valor exato, agora também compreende os pagamentos parciais: reconhece uma prestação, reconhece um pequeno débito de um fornecedor conhecido e propõe-no contra la fatura pendente, e ao aceitar regista esse pagamento no ERP e a Contabilidade faz o respetivo lançamento para cada um. O extrato pode vir do banco, em Norma 43 ou em CSV, ou da folha de cálculo exportada pelo cartão.
Para saber o que tem de pagar, o bloco de pagamentos a fornecedores agrupa o que está pendente por vencimento: o que já venceu, o desta semana, o do mês, o de mais adiante. O vencimento provém do PDF, ou do prazo acordado com o fornecedor, ou é inserido por si, inclusive antes da data da fatura, que é o que acontece quando pagou adiantado com o cartão e a fatura chega depois.
Traer o histórico sem ter de o digitar novamente
Mudar de programa a meio do ano tem um inconveniente conhecido: as faturas emitidas até hoje vivem no sistema anterior. Agora pode importar o histórico a partir da listagem de vendas em PDF exportada pelo seu programa de sempre. O ERP lê a listagem, associa os clientes aos que já tem por NIF ou por nome, mostra-lhe o resumo, pede-lhe o NIF dos que não conhece e permite-lhe marcar quais continuam pendentes de recebimento. As faturas entram com a sua numeração original numa série à parte, respeitando datas e retificativas, sem alterar a sua numeração atual e sem gerar registos de faturação nem afetar o Verifactu, porque são faturas que já existiam. Numa empresa do grupo entraram assim setenta faturas e três retificativas de um ano inteiro, com a base tributável batendo certo ao cêntimo, numa tarde.
E tudo se pode perguntar
O copilot do ERP vê agora tudo o que foi mencionado. Perguntas do tipo «o que tenho de pagar esta semana e a quem?», «dá-me a ficha deste fornecedor com o valor pendente», «que faturas de setembro continuam por cobrar?», «quanto acumulámos em comissões este mês?» ou «a que preço temos a hora de consultoria?» são respondidas com os dados da sua empresa. As consultas são executadas no momento; qualquer ação que altere dados, como contratar um serviço para um cliente, converte-se numa proposta com «Aplicar» e «Descartar». É a mesma regra que no chat da NAiOS e nos agentes: a IA faz o trabalho, você dá o aval. Se quiser os detalhes de por que razão o fazemos assim, estão em Como converter a sua PME numa empresa HITL.
Por que razão isto se encaixa com o resto
Nada do que foi descrito é um módulo novo: é o mesmo ERP que já passou o teste real do Verifactu com a AEAT, com a faturação recorrente e o ciclo completo do documento. A Tesouraria concilia o banco, a Contabilidade gera os lançamentos, e o contabilista acede à empresa com o seu próprio acesso e vê as mesmas despesas, com os respetivos PDF anexos. Tudo isto foi lançado numa semana, a partir de faturas reais de uma empresa do grupo, e já está disponível para qualquer empresa da plataforma.
Se regista faturas de fornecedores todas as semanas, experimente carregar a próxima em PDF. Se o modelo ler algo incorretamente, corrija o campo e registe: a despesa que é guardada é sempre a que você confirmou.
