Uma loja de roupa com oitocentas referências num Excel. Uma loja de ferragens que anda de cabeça perdida com as famílias. Um distribuidor cujo TPV e cujo programa de faturação têm cada um a sua lista de categorias, e nenhuma coincide. Montar um catálogo a sério sempre foi a parte aborrecida de começar com um ERP. No fim de semana passado, o ERP de NAiOS e o TPV receberam quatro entregas seguidas focadas precisamente nisso: famílias partilhadas, importação a partir da sua folha de cálculo, variantes de tamanho e cor, e o TPV que as entende. Com elas, montar o catálogo é tarefa para uma tarde.
Primeira hora: famílias e subfamílias
Os artigos agrupam-se agora em famílias e subfamílias, dois níveis, e são as mesmas para o ERP e para o TPV: um único mestre. Em Catálogo, a árvore da esquerda filtra; o gestor de famílias atribui-lhes um ícone, cor e ordem, e arquiva as que já não utilizar; a ficha do artigo permite escolher a família com um motor de busca; e, ao selecionar vários artigos, surge a opção Mover para família para reordenar o catálogo em bloco.
Se já tinha um catálogo, não hay nada a refazer: a antiga «categoria» de texto converteu-se automaticamente em famílias, e as categorias que tinha no TPV foram unificadas com as do ERP. Quando houve conflito, prevaleceu a do TPV, e isso ficou registado. E em Relatórios surge Vendas por família.
Segunda hora: importar o Excel
Em Catálogo → Importar / exportar carrega um CSV ou um XLSX, escolhe uma folha do NAiOS Office ou um ficheiro do Conhecimento. O ERP reconhece as colunas sozinho (nome, SKU, EAN, preço, imposto, família, fornecedor…) e, antes de alterar o que quer que seja, mostra-lhe linha a linha o que vai acontecer: que artigos são novos, quais serão atualizados por já existirem com esse SKU ou esse EAN, e quais têm um erro que convém corrigir na folha. As famílias e os fornecedores em falta são criados automaticamente.
Confirma e, se algo não for o que esperava, qualquer importação pode ser revertida. Para o dia a dia, o modelo CSV e a exportação do catálogo contêm as mesmas colunas: exporta, edita externamente com calma, volta a importar e apenas muda o que alterou.
Terceira hora: variantes de tamanho e cor
Uma t-shirt em quatro tamanhos e três cores não são doze artigos soltos: é um artigo com doze variantes. Em Catálogo → Atributos define os atributos e os seus valores (Tamanho: S, M, L, XL; Cor: vermelho, azul, preto). Na ficha do artigo, Converter em artigo com variantes e depois Gerar variantes: seleciona os valores e são criadas todas as combinações com um SKU automático.
Cada variante é um artigo normal, com o seu preço, o seu stock e o seu EAN, e herda do pai a família, o tipo, os impostos, o fornecedor e a descrição. O pai não se vende: nos documentos e no TPV escolhem-se as suas variantes. No catálogo, o pai recolhe-se e mostra o número de variantes e o stock total; a sua ficha mostra as variantes e as vendas do ano, e em Relatórios existe Vendas por variante. A importação também compreende isto: com as colunas «Artigo pai» mais «Tamanho», «Cor»… cria os pais, atributos e variantes em falta, de uma só vez.
Quarta hora: o TPV já sabe
As categorias do TPV são agora as famílias do ERP. Da primeira vez são migradas automaticamente, com o emoji e a classificação de cada artigo, e criar ou editar uma categoria no TPV cria-a ou edita-a no ERP. No ecrã, surgem chips de famílias e, ao escolher uma com subfamílias, uma segunda linha com as mesmas.
Um artigo com variantes é um único cartão, com o número de variantes e o preço «desde». Ao tocar-lhe, escolhe-se a combinação com chips por atributo, com o stock de cada combinação à vista e as esgotadas esbatidas. Pesquisar pelo SKU ou pelo EAN de uma variante, ou passar o leitor de códigos, adiciona-a diretamente ao talão, sem passar pelo seletor. O emoji, o favorito e a foto do pai são válidos para todas as suas variantes.
O percurso de uma tarde
- Famílias: crie a árvore no gestor, com ícone e cor. Cinco minutos se forem poucas; as restantes serão criadas automaticamente ao importar.
- Importação: descarregue o modelo CSV, verta a sua folha de cálculo nele ou carregue o seu Excel tal como está, reveja a pré-visualização e confirme. Os artigos com tamanho e cor vão com as colunas «Artigo pai» e os seus atributos.
- Revisão: percorra o catálogo por famílias, recolha os pais, corrija o preço ou o stock de alguma variante solta.
- TPV: abra a caixa e verifique os chips de famílias e os cartões com «desde». Passe um código de barras e veja como entra diretamente no talão.
O que não muda
- O stock, os preços e os impostos continuam a residir em cada artigo; las variantes são artigos.
- Emitir, cobrar e Verifactu não sofrem alterações: o catálogo é apenas a origem das linhas.
- Se não utilizar variantes nem famílias, o catálogo continua a ser a lista de sempre.
Tudo isto já está disponível no ERP e no TPV. Se o seu catálogo for grande, comece pelo modelo CSV: é a forma mais rápida de o ter completo, com famílias e variantes, antes do final da tarde.
