Uma consultora que também dá formação. Um fisioterapeuta que vende cursos online. Uma loja que também presta serviços. Muitos trabalhadores independentes e pequenas empresas faturam sob dois epígrafes do IAE, e quando chega o momento de passar a faturação para um ERP surge sempre a mesma dúvida: «tenho de registar o meu negócio duas vezes?». A resposta é não. Desde esta semana, o ERP da NAiOS permite gerir várias atividades dentro de uma única empresa, cada uma com a sua numeração, e obter os livros e o trimestre detalhados como o seu contabilista os quer.
Por que razão duas empresas é um erro
A tentação é lógica: se o contabilista exige duas numerações, «crio duas empresas e já está». Mas o NIF é único, o IVA é único e a cadeia do Verifactu é única. O modelo 303 é apresentado por pessoa, não por epígrafe, e duplicar a empresa no ERP significa duplicar clientes, duplicar despesas comuns e somar à mão dois resumos a cada trimestre. O que o seu contabilista realmente precisa é do resultado de cada atividade, porque o modelo 130 se apoia no rendimento de cada uma delas. Ou seja: uma empresa, várias atividades, e cada documento sabe a qual pertence.
Atividades: uma por epígrafe
Em A minha empresa → Atividades regista cada atividade com o seu epígrafe do IAE (777, 826…), o nome com que a verá em listagens e relatórios e, se desejar, a sua própria série de faturas e de orçamentos. Uma delas é a principal: a que é pré-carregada em cada novo documento e despesa. Se tiver apenas uma atividade, não notará nada; o ERP comporta-se como sempre.
A partir desse momento, cada orçamento, cada fatura e cada despesa passam a ter a sua atividade associada. Pode alterá-la no próprio documento, inclusive em faturas já emitidas: a atividade é uma classificação, não altera o número, os totais nem a cadeia do Verifactu. Ao converter um orçamento em fatura, a atividade acompanha-o; numa fatura retificativa, também.
A numeração que já utilizava
Quem vem de um gabinete de contabilidade ou de outro programa costuma ter uma numeração em curso para cada atividade, do tipo 2026/000005. Ao emitir, a atividade escolhe a série, pelo que cada epígrafe segue a sua própria correlação sem se misturar. E cada série tem o seu formato: o prefixo, o número seguinte e quantos dígitos tem. Se a sua última fatura foi a 2026/000005, cria a série com o prefixo «2026/», número seguinte 6 e seis dígitos, e a primeira que emitir sairá como 2026/000006. Se o prefixo terminar com uma barra ou um hífen, o número fica junto; caso contrário, separa-se com um hífen, como sempre.
Uma regra não muda: uma série nunca retrocede. Pode adiantar o número seguinte para continuar a partir de onde parou, mas não pode voltar atrás. É o que exige a correlação sem lacunas.
O que o seu contabilista vê
- Em Documentos e em Despesas filtra por atividade, e em Relatórios escolhe o eixo de atividade ou abre o relatório Por atividade.
- O resumo trimestral mostra o detalhe por atividade abaixo do consolidado. O modelo 303 continua a ser único; o resultado por atividade é o que serve para o modelo 130.
- Os livros de faturas emitidas e recebidas incluem a coluna Atividade no final, sem alterar as colunas que o seu contabilista já conhece.
- O que for anterior à criação das atividades fica «sem atribuir», e a opção Atribuir o que está sem atividade classifica tudo em lote de uma só vez.
Um exemplo: começar a 1 de outubro
Uma consultora fatura consultoria sob o 777 e formação sob o 826, e até agora o seu contabilista geria duas numerações. Quer começar no NAiOS com o quarto trimestre para que cada trimestre fique registado por inteiro num único sistema. Os passos são quatro: criar as duas atividades, criar la série de cada uma com o número seguinte correspondente e os dígitos que utilizava, marcar a principal e, a partir de 1 de outubro, introduzir faturas e despesas como sempre. A 31 de dezembro, descarrega os livros com a coluna de atividade e o trimestre detalhado, e envia-os ao contabilista tal e qual.
O que não muda
- Sem atividades, o ERP funciona exatamente da mesma forma que até agora.
- A série continua a mandar no número e no Verifactu; a atividade apenas decide qual é a série correspondente.
- Uma empresa continua a ser um NIF. Se tiver efetivamente duas sociedades, então sim, são duas empresas.
- Uma atividade que ainda não tenha sido utilizada pode ser eliminada; se já contiver documentos, é arquivada e o que já foi classificado conserva a sua atividade.
Começar demora dez minutos
Abra o ERP, aceda a A minha empresa → Atividades e crie a primeira com o seu epígrafe. Ao criar a série a partir da própria atividade, coloque o número seguinte e os dígitos que já utilizava. Repita o processo para a segunda atividade, marque a principal e emita a fatura seguinte. Se já tinha documentos deste ano, a opção «Atribuir o que está sem atividade» coloca-os no devido lugar. E se fatura serviços recorrentes, as faturas que forem preparadas a partir de agora passam a incluir a atividade principal, podendo alterá-la na própria fatura se corresponder a outra.
