Una empresa con tres mil fichas en el CRM decide trabajar con comerciales externos, uno por zona. La pregunta llega el primer día: «¿y cada uno va a ver todos nuestros clientes?». Hasta ahora la respuesta honesta era sí, o montar un CRM aparte para cada uno. Desde hoy hay una tercera opción: invitar a cada comercial con la plantilla Colaborador comercial, repartir la cartera en bloque y dejar que cada uno trabaje en el mismo CRM viendo solo sus clientes.
El problema de abrir el CRM a gente de fuera
Una red comercial crece con agentes, distribuidores o comerciales a comisión. Todos necesitan un CRM: registrar llamadas, mover oportunidades, apuntar el próximo paso. Pero casi ninguna empresa quiere que un colaborador externo vea la cartera entera, la exporte a una hoja de cálculo o importe mil fichas por error. Así que se acaba en una de dos: el colaborador lleva sus clientes en su propio Excel, y la empresa pierde la visibilidad, o se le da acceso a todo y se cruzan los dedos.
En NAiOS, el CRM de una empresa ya se compartía con el equipo desde Empresas, con un nivel por módulo: ver, editar o administrar. Lo que faltaba era decir sobre qué fichas. Eso es lo que llega ahora: el alcance.
Qué es «solo lo suyo»
Con alcance «solo lo suyo», una persona ve en el CRM de la empresa:
- Las empresas de las que es responsable.
- Los contactos de esas empresas y los contactos de los que es responsable.
- Sus oportunidades.
- Las actividades, los enlaces y el historial de todo lo anterior.
Y la regla que lo hace sencillo: lo que no tiene responsable no se ve. Lo que el colaborador crea queda a su nombre, siempre; no puede poner a otra persona como responsable ni dejar una ficha huérfana. Traspasar fichas es cosa de quien administra.
El filtro no está solo en la lista de clientes. Se aplica en la búsqueda, en la ficha (una ficha ajena responde «No encontrado», sin confirmar que existe), en el pipeline y la previsión, en los segmentos y sus recuentos, en la puntuación, en el dashboard, en Mi día, en las acciones en bloque y en el copilotAI CopilotAsistente de IA integrado en herramientas de trabajo. Si el colaborador le pregunta al chat «¿qué tengo pendiente esta semana?», la respuesta sale solo de sus fichas. Y si al crear un contacto hay duplicados fuera de su alcance, se le avisa de cuántos hay, nunca de cuáles.
Plantillas: invitar sin configurar módulo a módulo
Nadie quiere marcar casillas para cada persona. Por eso los accesos de una empresa se dan con plantillas: Administrador, Gestión, Solo lectura y, desde hoy, Colaborador comercial. Esta última da exactamente una cosa: el CRM, con nivel de edición y alcance «solo lo suyo». Sin exportar, sin importar, sin registro de cambios y sin Campañas, que trabaja sobre segmentos de todo el espacio.
Las plantillas están enlazadas: si la plantilla cambia, el acceso de todas las personas que la usan cambia a la vez, y queda apuntado en el registro de la empresa. Si una persona necesita algo distinto, su panel tiene una vista avanzada con la matriz módulo a módulo: nivel, alcance y acciones sueltas como exportar, importar o cambios en bloque. Al tocarla, esa persona pasa a «A medida» y deja de seguir la plantilla.
Un detalle de seguridad que importa cuando la empresa tiene varios administradores: quien administra sin ser el dueño solo puede dar lo que él mismo tiene. No nombra administradores, no da más nivel que el suyo y no da «todo el espacio» si él solo ve lo suyo.
Repartir la cartera en una pasada
Como lo que no tiene responsable no se ve, el paso previo es repartir. Si importaste tu base de datos desde un Excel, lo normal es que la mayoría de fichas no tengan responsable todavía. Hay dos maneras de asignarlas:
- Por selección: en Clientes, marcas las fichas y usas la acción Responsable.
- Por segmento: quien administra guarda un segmento, por ejemplo «empresas de una provincia», y asigna todas sus fichas a una persona de una vez, aunque sean cientos.
Los contactos de una empresa siguen a su empresa: si asignas la empresa, el colaborador ve también a su gente. Las oportunidades, en cambio, tienen su propio responsable, y manda ese. Si otra persona lleva una oportunidad en una empresa del colaborador, él no la ve. Por eso su previsión puede no cuadrar con la de quien administra, y está bien que sea así.
«¿Por qué no ve esto?»
La pregunta más repetida en cuanto hay accesos acotados es por qué alguien no encuentra una ficha. En el panel de cada persona hay dos ayudas:
Qué verá resume lo que esa persona encontrará al entrar: en el CRM, cuántas empresas, contactos y oportunidades.
¿Por qué no ve algo? recorre los pasos uno a uno: si aceptó la invitación, si tiene el módulo, si su plan lo incluye, si el espacio está vinculado a la empresa. Y si le pasas una ficha concreta, te explica el motivo, por ejemplo «la empresa no tiene responsable», y te ofrece Hacerle responsable ahí mismo.
Todo queda en el registro
La pestaña Registro de la empresa apunta quién hizo qué con los accesos: invitaciones, aceptaciones, cambios de plantilla o de matriz, revocaciones y cambios en una plantilla que afectaron a tu gente. Se conserva 24 meses.
Y cuando una colaboración termina, revocar deja a la persona fuera de toda la empresa al instante, cierra sus conexiones abiertas y, si llevaba fichas, te pregunta a quién pasárselas. La cartera no se va con nadie.
Y las comisiones, cuando hay ERP
Si la empresa factura con el ERP de NAiOS y tiene dados de alta a sus comerciales, puede activar a cada colaborador la acción Ver sus comisiones. En su CRM aparece entonces «Mis comisiones»: lo suyo, mes a mes, con la base, el porcentaje, el importe y si está liquidada, sin entrar en el ERP. Liquidar y recalcular sigue siendo cosa de la empresa. No la trae ninguna plantilla: se activa a mano, persona a persona.
Tres maneras de usarlo
Una empresa de servicios con agentes por provincia. Importa su base de empresas, guarda un segmento por provincia y asigna cada segmento a su agente. Invita a los agentes con Colaborador comercial. Cada uno abre el CRM y encuentra su zona, con el distintivo «Solo tus clientes»; la dirección ve el pipeline completo y el registro de cada movimiento.
Una distribuidora con comerciales a comisión. Además del CRM acotado, activa «Ver sus comisiones» a cada comercial. Se acaban los correos de fin de mes preguntando cuánto toca: cada uno lo mira en su CRM, y la empresa liquida desde el ERP como siempre.
Una consultora que suma un partner puntual. Le asigna tres cuentas concretas y lo invita. Cuando el proyecto acaba, revoca el acceso y le devuelve las tres cuentas a quien las llevaba. En el registro queda cuándo entró, qué vio y cuándo salió.
Frases que se le pueden pedir al chat
- «¿Qué oportunidades tengo abiertas y cuál es el siguiente paso de cada una?»
- «Resúmeme la última actividad con esta empresa.»
- «Crea un contacto nuevo en esta empresa con este email.» Queda a tu nombre.
- «Apunta que he llamado y que vuelvo a llamar el martes.»
- «¿Cuántos clientes tengo en la fase de propuesta?»
Qué no cambia
- Quien ya tenía acceso a todo el espacio lo sigue teniendo. El alcance solo se aplica a quien se lo das.
- Un colaborador conserva su propio CRM personal si su plan lo incluye; lo de la empresa es aparte.
- Tasks y Calendar no filtran por responsable: por eso la plantilla Colaborador comercial no los incluye.
- Nada sale sin una persona detrás: las acciones con efecto siguen pidiendo confirmación.
Empezar lleva cinco minutos
Reparte la cartera con la acción Responsable, por selección o por segmento. Invita a cada comercial desde Empresas → Personas con la plantilla Colaborador comercial. Cuando acepte, abre su panel y mira «Qué verá» para comprobar que ve lo que debe. Si algo no cuadra, «¿Por qué no ve algo?» te dice el motivo y cómo arreglarlo.
