Son las 9:02 de un martes. Entra un correo en comercial@: una empresa a la que escribisteis la semana pasada pregunta si podéis enseñarle la plataforma el jueves. Tres personas del equipo ven el aviso a la vez. Una de ellas abre el chat de NAiOS y escribe «resúmeme el último correo de comercial@ y prepárame una respuesta proponiendo el jueves a las 11». Lee el borrador, cambia una frase, confirma. A las 9:06 la respuesta ha salido desde comercial@, el hilo queda en la bandeja para los otros dos, y la secuencia que le enviaba un seguimiento a esa empresa se ha parado sola. Nadie ha compartido una contraseña por WhatsApp. Eso es un buzón de empresa en NAiOS Mail.
El problema de siempre con info@ y comercial@
Casi todas las empresas pequeñas tienen un comercial@, un info@ o un soporte@. Y casi todas lo gestionan igual: la contraseña circula por mensajes, lo lee una sola persona que se convierte en cuello de botella, o lo leen tres sin saber quién ha contestado qué. Cuando esa persona está de vacaciones, el buzón se apaga. Cuando se va de la empresa, hay que cambiar la contraseña y avisar a todos.
En NAiOS Mail un buzón ya podía ser tuyo. Ahora también puede ser de la empresa: lo conecta una persona, lo usan todos los que deben, y cada uno con su permiso. Y como es un buzón de NAiOS, hereda todo lo que Mail sabe hacer.
Conectar para la empresa, en un minuto
En Cuentas → Añadir cuenta, quien administra una empresa en Empresas ve una opción nueva: «Buzón de: la empresa». Sirve cualquier proveedor con IMAP y SMTP, Gmail, Outlook, IONOS o el correo de tu dominio. Las credenciales se guardan cifradas y solo las ve quien las puso; el resto del equipo ve la tarjeta con la etiqueta «empresa · Nombre» y nada más. Si esa persona se va, quien administre la empresa cambia las credenciales y el equipo ni se entera.
Cada uno con su permiso, sin tocar el buzón
El acceso lo decide la empresa, no el buzón. En Empresas → Miembros, el perfil de cada persona dice qué puede hacer con el correo: con Gestión lee, responde y envía como ese buzón; con Solo lectura solo lee; editar la cuenta, cambiar la firma o desconectarla queda para quien administra. Es la misma matriz de permisos que ya usan el CRM, el ERP y el resto de módulos, así que dar de alta a alguien nuevo en la empresa le abre el buzón sin más pasos, y darle de baja se lo cierra.
Lo que un buzón de empresa hereda de Mail
Aquí está la diferencia con «compartir la contraseña del webmail». El buzón compartido no es una bandeja más: es una cuenta de NAiOS Mail, y todo lo que Mail hace con tu correo lo hace también con comercial@.
Una bandeja completa. Leer con el HTML del remitente bien pintado, redactar con formato, copia y copia oculta, adjuntos, borradores, carpetas y reenvíos. Los destinatarios se autocompletan con lo que el propio buzón ha ido aprendiendo, con foto o monograma para reconocerlos de un vistazo.
Análisis con IA que lee de verdad. «¿Qué me pide este correo?» tiene en cuenta el hilo entero y los adjuntos: el PDF del presupuesto, la hoja con los datos, la foto de la avería. Si hace falta, propone ampliar con una búsqueda web y tú decides si la hace.
Gestión desde el chat y desde los agentes. Leer, buscar, resumir, responder, enviar y reenviar con lenguaje natural, sin abrir la bandeja. Un agente puede vigilar comercial@ y prepararte cada mañana un resumen de lo que ha entrado. Y una regla que no se negocia: responder, enviar o reenviar siempre pasa por tu confirmación, también cuando lo propone un agente.
Avisos de lo que importa. Cada correo nuevo del buzón de empresa avisa a todos los que lo comparten, una vez por correo, y con un filtro de relevancia por IA que separa la propuesta de un cliente del boletín de un proveedor.
Tu conocimiento, en la base de conocimiento. Un hilo importante se guarda en el Knowledge Base con un clic y a partir de ahí se busca junto al resto de tu documentación: «¿qué le prometimos a esta empresa en julio?» se responde solo.
Borradores que llegan de otros módulos. El CRM, el ERP o Campañas dejan en el buzón un correo preparado, con la factura o la propuesta adjunta, para que alguien del equipo lo revise y lo envíe desde comercial@.
Prospección desde el buzón comercial
Es la razón por la que lo construimos. Cuando un equipo hace prospección con Campañas, la pregunta inmediata es desde qué correo salen las secuencias. Si cada comercial envía desde el suyo, las respuestas se dispersan, la reputación del dominio depende de tres buzones distintos y nadie ve el conjunto. Con un buzón de empresa, en un espacio del CRM vinculado a la empresa las secuencias salen por defecto desde comercial@, y cuando alguien responde, el aviso llega a todos los que comparten el buzón. El que esté libre contesta, desde el mismo buzón, y la conversación queda donde todos la ven.
Una secuencia concreta puede seguir saliendo desde una cuenta personal si se elige a mano. Quien solo tiene lectura sobre el buzón no puede usarlo para enviar: Campañas no se lo ofrece. Y los topes por hora y por día siguen siendo del buzón, así que tres personas no triplican el ritmo.
Variables de la empresa del contacto
De paso, las plantillas de Campañas ganaron algo que los equipos B2B pedían: los campos personalizados de la empresa del contacto, no solo los del contacto. Si importaste un listado de empresas con su provincia, sus servicios o un párrafo de presentación escrito para cada una, cualquier contacto de esa empresa lo usa en su correo con una variable. Y los segmentos de contactos filtran por esos mismos campos: «contactos de empresas de Madrid que ofrecen inteligencia artificial» son dos condiciones.
Tres maneras de usarlo
Una consultora que prospecta. Cinco personas, comercial@ conectado como buzón de la empresa. Dos comerciales con Gestión, el resto lectura. Importan un listado de empresas al CRM, guardan segmentos por provincia y servicio, y lanzan la primera secuencia desde comercial@ con el texto que ya tenían para cada empresa. Cada respuesta avisa a los dos; el que está libre contesta; la dirección ve el embudo sin entrar en el buzón de nadie.
Un taller con info@. Los clientes mandan fotos de la avería y el presupuesto del seguro por correo. El buzón es de la empresa: recepción lo lee, el jefe de taller pregunta al chat «¿qué tiene el coche del correo de esta mañana?» y la IA lo cuenta a partir de las fotos y el PDF. La respuesta con la cita sale desde info@, y el hilo se guarda en la ficha del cliente del CRM.
Un despacho con soporte@. Cada consulta de un cliente entra por soporte@ y la ve todo el equipo. Quien la coge la responde desde el mismo buzón, la archiva en la carpeta de conocimiento de ese cliente y, si hace falta, crea la tarea con un «pásale esto a tareas para el jueves». Cuando el cliente vuelve a escribir tres meses después, el chat recuerda qué se le dijo.
Frases que se le pueden pedir al chat
- «¿Qué ha entrado hoy en comercial@ que merezca respuesta?»
- «Resúmeme el hilo con esta empresa y dime qué quedó pendiente.»
- «Contesta desde comercial@ proponiendo el jueves a las 11.» El chat prepara; tú confirmas.
- «Reenvía el presupuesto del correo de ayer al jefe de taller.»
- «Guarda este hilo en la base de conocimiento del cliente.»
- «¿Cómo van las respuestas de la secuencia de Madrid?»
Qué no cambia
- Las cuentas personales siguen siendo personales. Nada de esto las toca.
- Quien conectó el buzón sigue siendo su dueño: puede desconectarlo o cambiar las credenciales.
- Nada sale sin una persona detrás: ni el chat, ni un agente, ni una secuencia envían sin confirmación o aprobación.
- Lo que cada uno lee o deja sin leer es suyo: abrir un correo no lo marca leído para los demás.
Empezar lleva cinco minutos
Conecta comercial@ o info@ como buzón de la empresa, reparte los perfiles en Empresas → Miembros y activa los avisos. Con eso el equipo ya lee, responde y envía desde el mismo sitio. Si además queréis prospectar, el siguiente paso es un espacio del CRM vinculado a la empresa y una secuencia desde comercial@. Y si preferís preguntar antes de tocar nada, el chat responde: «¿qué puedo hacer con un buzón de empresa?».
