Quase todas as PME fazem a contabilidade da mesma forma: juntam faturas numa pasta, entregam-nas ao contabilista uma vez por mês e ele digita-as no seu programa. A Contabilidade parte de uma observação simples: a suite do NAiOS já sabe o que faturou, o que gastou e que recebimentos entraram pelo banco. Com isso, o diário pode escrever-se sozinho. O que não faz é lançar nada sem si: cada lançamento nasce proposto e é você quem o contabiliza. É o A3 ou o ContaPlus da casa, disponível hoje em todos os planos e em cada empresa do ERP.
Da fatura ao lançamento sem digitar
O botão «Gerar lançamentos» lê o que há de novo na sua empresa e converte-o em lançamentos do Plano Geral de Contabilidade espanhol para PME. Uma fatura emitida sai com a subconta do seu cliente, a venda, o IVA liquidado por taxa, com recargo de equivalência se existir, e a retenção se lha aplicarem. Uma nota de crédito sai com os lados invertidos. Uma fatura anulada gera o seu lançamento inverso, porque aqui nada se apaga. As despesas vão para a sua conta, personalizável por fornecedor, com o IVA dedutível e a subconta do fornecedor. E cada recebimento ou pagamento conciliado na Tesouraria faz o seu lançamento contra a subconta do banco real por onde entrou, recebimentos parciais incluídos.
O gerador também corre sozinho de hora a hora e é idempotente: repeti-lo nunca duplica um lançamento. Os rascunhos do ERP não contam; só o que foi emitido a sério. E uma prova de que bate certo: o IVA liquidado do resumo trimestral do ERP coincide com os saldos das contas 477 ao cêntimo.
Você contabiliza: de proposto a contabilizado
Regra da casa: nada se lança sozinho. Todo o lançamento nasce proposto. Abre-o, vê as suas linhas de débito e crédito, e contabiliza-o, um a um ou com «Contabilizar tudo». Ao contabilizar recebe o seu número de lançamento do exercício e torna-se imutável. Corrigir é um lançamento inverso, nunca editar nem apagar. Uma proposta que não queira é retirada e não volta a ser proposta sozinha.
As subcontas criam-se sozinhas no primeiro lançamento: 4300 e seguintes por cliente, 4000 por fornecedor, 5720 por banco, com o seu nome, e nunca são reatribuídas. Os exercícios de ano civil e os seus doze períodos também se criam sozinhos. Bloquear um mês impede contabilizar dentro dele, e renumerar um exercício reordena os números por data, com aviso se já exportou.
Nada se esconde: a bandeja de incidências
Quando algo não pode ser lançado, não se fabrica um lançamento coxo. Uma diferença nos dados de origem, uma data sem exercício, um período bloqueado, um mapeamento em falta ou uma fatura que mudou depois de contabilizada aparecem na bandeja de incidências com o seu motivo. Marcam-se resolvidas quando o corrige. Preferimos mostrar-lhe o problema a escondê-lo num balanço que não bate certo.
Balanços, razão e contas anuais em rascunho
O separador Balanços traz os três relatórios clássicos sobre o contabilizado, com opção de incluir propostos como rascunho: balancete com rodapé de conferência e clique em qualquer subconta para abrir o seu razão com saldo corrido, demonstração de resultados por rubricas, e balanço com as contas 47x classificadas pelo sinal do seu saldo, como deve ser. Se não bate certo, di-lo a vermelho. Tudo se exporta para uma folha do Office com um clique.
Também gera as contas anuais de PME, balanço e demonstração de resultados com rubricas, numa folha marcada como rascunho para rever com o seu consultor antes do depósito. O formato oficial do Registo fica de fora de propósito: um rascunho honesto vale mais do que um depósito às cegas.
O encerramento do exercício, com as suas condições
Encerrar o exercício faz os três lançamentos de sempre: a regularização das classes 6 e 7 contra a 129, o lançamento de encerramento que deixa o balanço a zero e a abertura inversa como lançamento número um do exercício seguinte, que se cria sozinho. Exige três coisas sem exceção: todos os períodos bloqueados, zero propostas e zero incidências. O exercício encerrado é totalmente imutável. E se um encerramento for interrompido a meio, relançá-lo completa-o sem duplicar nada.
Analítica e imobilizado
Crie dimensões como departamento, projeto ou loja e etiquete com elas os movimentos de rendimentos e gastos enquanto o lançamento está proposto. Os gastos etiquetam-se sozinhos se atribuir uma dimensão a cada fornecedor, e cada ativo amortiza com a sua. A vista de analítica mostra o resultado por dimensão, e o balancete e o razão aceitam o filtro.
Em Imobilizado dá de alta o ativo com o seu tipo, que traz pré-carregadas as contas de imobilizado, amortização acumulada e dotação, o valor sem IVA e a vida útil em meses. A amortização linear mensal propõe-se sozinha, com os cêntimos sobrantes na última prestação para que a soma seja exata. O abate para a amortização e lembra-lhe que o lançamento de venda ou perda é seu, a partir do lançamento manual.
Para o seu contabilista, ou para o seu gabinete
Exportar descarrega o diário contabilizado em dois formatos. O CSV contabilístico, uma linha por movimento com subconta, débito e crédito, documento, base, taxa de IVA e NIF, é importado por qualquer programa de contabilidade espanhol. O formato ContaPlus está em beta: valide a primeira importação com a sua versão antes de confiar, porque o formato exato varia e preferimos dizer-lho. E se o seu gabinete já trabalha no NAiOS com a Gestoria, não é preciso exportar nada: quem vê o seu ERP vê a sua contabilidade, e quem edita, contabiliza.
Três maneiras de o usar
A PME com contabilista externo. Uma oficina fatura a partir do ERP e concilia o banco na Tesouraria. Todas as segundas-feiras, o dono abre a Contabilidade, revê as propostas da semana e contabiliza-as em lote. No dia 5 de cada mês exporta o CSV e envia-o ao contabilista. Zero faturas redigitadas, zero «falta-me a do fornecedor X».
O gabinete que gere quarenta empresas. Cada cliente tem a sua empresa no ERP e a sua contabilidade por cima. O gabinete entra, revê as incidências, contabiliza e tira o balancete por cliente sem despejar nada para outro programa. O encerramento do exercício faz-se empresa a empresa, com as condições duras que evitam encerrar com algo pendurado.
A empresa com três lojas. Três dimensões, uma por loja, e cada fornecedor mapeado para a sua. Os gastos etiquetam-se sozinhos, a demonstração de resultados sai por loja, e o imobilizado de cada local amortiza contra a sua dimensão. A direção vê que loja ganha dinheiro sem uma folha de cálculo à parte.
O que não faz, dito com clareza
Não apresenta nada à AEAT nem substitui o seu consultor: entrega-lhe o trabalho feito. O depósito oficial de contas e a amortização com prorrata por dias ficam de fora. Os movimentos bancários por classificar só se propõem se o ativar, vão contra a conta 555 e exigem reclassificação antes de contabilizar. E a partir do chat só se consulta: as ferramentas de saldos e de pendentes são de leitura, porque um lançamento não é assinado por um agente.
Começar leva cinco minutos
Abra a Contabilidade a partir da sua empresa do ERP, prima «Gerar lançamentos» e veja o que propõe. Se tiver recebimentos conciliados na Tesouraria, verá os lançamentos de banco com a subconta real. Contabilize um lote, abra o balancete e confirme que bate certo. Para ver como encaixa no resto do ciclo de um gabinete, aqui está o ciclo completo.
