Um gabinete que serve quarenta empresas vive em quarenta mundos ao mesmo tempo: cada cliente com o seu IVA, as suas retenções, os seus salários, a sua pasta de papéis e a sua maneira muito própria de enviar as coisas tarde. A ferramenta real da maioria dos gabinetes continua a ser a mesma: o email, um Excel de prazos que alguém mantém à mão, e a memória do sócio que sabe tudo.
O NAiOS Gestoría é a torre de controlo do assessor fiscal e laboral dentro do NAiOS: toda a carteira de clientes num painel com semáforo, um calendário fiscal que gera as obrigações de cada cliente sozinho, o ciclo laboral mensal automatizado com as empresas que usam NAiOS RRHH, e um copiloto de IAAI CopilotAssistente de IA integrado em ferramentas de trabalho que conhece a sua carteira de cor.
A carteira, num relance
Cada cliente é uma ficha: nome, NIF, perfil fiscal (IVA trimestral ou mensal? que modelos apresenta?) e as suas ligações ao resto da plataforma. O painel da carteira mostra um semáforo por cliente: verde se está em dia, âmbar se há prazos próximos, vermelho se algo já venceu. Quarenta clientes, um relance, zero surpresas.
E há aqui uma decisão importante sobre privacidade: se o seu cliente fatura no NAiOS ERP, não lhe pede que exporte nada — ele convida-o para o seu espaço e você vê os números agregados a partir da sua carteira: valores por cobrar, faturas do trimestre, IVA. O convite é controlado pelo cliente e, se um dia ele revogar o acesso, a agregação corta-se de imediato. Os dados são dele; você vê-os enquanto ele quiser.
O calendário fiscal que se gera sozinho
O coração do módulo. Define o perfil fiscal de cada cliente uma vez — trimestral, com os modelos 303, 111 e 130, por exemplo — e o sistema gera sozinho o plano do ano: cada modelo, de cada cliente, com o seu prazo real da AEAT. O 303 do quarto trimestre até 30 de janeiro, o 111 do quarto trimestre até 20 de janeiro, o 347 em fevereiro, o 390 em janeiro, o imposto sobre sociedades em julho. A fila fiscal do gabinete mostra tudo o que está pendente ordenado por urgência, e o sistema avisa a pessoa atribuída sete dias antes e na véspera.
Quando apresenta um modelo, marca-o como apresentado e arquiva o comprovativo na própria ficha — de modo que qualquer pessoa do gabinete encontra o comprovativo do 303 do 2T de há dois anos em dez segundos. E dizemo-lo com clareza: o NAiOS Gestoría não apresenta nada às finanças por si; regista, organiza e arquiva. A entrega telemática continua a ser sua, com o seu certificado e o seu critério.
A sua equipa, com clientes atribuídos
Convide os colaboradores do gabinete e atribua a cada um os seus clientes: cada colaborador vê apenas a sua carteira — os seus clientes, os seus prazos, os seus avisos. O sócio vê tudo; cada técnico, o que é seu. A permissão fina de que um gabinete a sério precisa.
O ciclo laboral, sem o ritual do email
Se o seu cliente usa o NAiOS RRHH, o ritual mensal dos salários automatiza-se de ponta a ponta. No dia 25, a empresa do cliente gera sozinha as variações do mês — admissões, saídas, ausências, horas — e elas chegam à sua fila laboral, por cliente, sem que ninguém escreva um email. Você calcula os salários no seu software de sempre (o NAiOS não calcula salários, e é uma decisão deliberada), carrega o lote de PDFs uma vez, e o sistema cruza cada recibo pelo número de identificação e entrega-o no portal de cada funcionário do cliente, com confirmação de receção que você também vê. Sabe que funcionário recebeu o recibo e qual não, sem perguntar.
Comunicar com toda a carteira
Mudou a taxa de retenção? Aproxima-se o fecho do trimestre? O botão Circular redige um email para toda a carteira — ou para os clientes que escolher — e deixa-o como rascunhos no NAiOS Mail, um por cliente. Nada se envia sozinho, nunca: você revê os rascunhos e envia-os do seu próprio correio. É a regra de ouro de toda a plataforma: a máquina prepara, o humano decide.
A folha do trimestre
Um clique e tem no NAiOS Office a folha-resumo do trimestre de toda a carteira: uma linha por cliente com ERP ligado — faturas, base de vendas, IVA liquidado, IVA dedutível e o resultado do 303. Se perdeu o acesso a algum cliente, a linha dele di-lo honestamente («sem acesso») em vez de inventar um zero. A fotografia do trimestre que antes custava uma manhã, em segundos.
Ligado a tudo o resto
Os prazos fiscais aparecem no seu NAiOS Calendar, ao lado das suas reuniões: a 20 de outubro verá as etiquetas do 303 de cada cliente no seu próprio calendário, a um clique da fila fiscal. E se o gabinete usa o NAiOS CRM, a ficha 360 de qualquer empresa cruza por NIF com a sua carteira e mostra a situação fiscal — próximo prazo, modelos vencidos — ao lado das faturas, tickets e conversas.
O copiloto do gabinete
O painel traz um assistente de IA que trabalha com a sua carteira real:
- «O que tenho vencido ou prestes a vencer?»
- «Faz-me o resumo deste cliente: perfil, prazos e como vai o trimestre»
- «Prepara uma circular a avisar do fecho do 3T a todos os clientes»
- «Pede as variações laborais do mês aos clientes com RRHH»
- «Marca como apresentado o 303 do 2T da clínica»
As consultas respondem-se no momento com os seus dados. As ações — marcar como apresentado, preparar a circular, pedir variações — ficam como propostas que aprova com um clique. Num gabinete, onde um erro se entrega às finanças, essa pausa não é um detalhe: é o design.
Três maneiras de o usar
O gabinete de quarenta clientes. O Excel de prazos reforma-se: o calendário fiscal gera-se sozinho e o semáforo diz cada manhã onde olhar. Cada técnico entra e vê a carteira atribuída; o sócio vê o conjunto. Os comprovativos deixam de viver em pastas de rede com nomes criativos.
O gabinete laboral. Quinze clientes com salários. As variações chegam sozinhas no dia 25 de cada empresa que usa NAiOS RRHH; o lote de PDFs carrega-se uma vez e entrega-se sozinho com confirmações. A semana temida do mês fica numa tarde.
A empresa que convida o seu contabilista. Também funciona ao contrário: se gere a sua empresa no NAiOS, convide o seu gabinete para o seu ERP e o seu RRHH. O seu contabilista vê os seus números sem pedir exportações, as variações chegam-lhe sozinhas, e os seus funcionários recebem os recibos no portal. Você controla o que ele vê, e pode cortar o acesso quando quiser.
Começar leva cinco minutos
Ative o módulo, crie o seu gabinete, registe os clientes com o perfil fiscal — e o calendário do ano aparece sozinho. Convide a equipa, atribua carteiras, e deixe os avisos fazer o resto. O NAiOS Gestoría faz parte da plataforma NAiOS: a mesma casa do CRM, do ERP e do RRHH. Se quiser perceber porque é que uma plataforma integrada ganha a dez ferramentas soltas, contamos tudo neste artigo.
