Na maioria das PMEs, "RH" é uma pasta de Excels: um com as férias, outro com as horas, uma caixa de correio cheia de recibos de vencimento em PDF e uma gaveta de contratos cuja validade ninguém sabe. Funciona até deixar de funcionar: uma inspeção pede o registo de jornada, um funcionário reclama dias que já gastou, ou o recibo de março aparece reencaminhado para a pessoa errada.
O NAiOS RRHH é a camada laboral da sua empresa dentro do NAiOS: o processo de cada funcionário, o registo de jornada, as férias e ausências, e um portal onde cada pessoa marca o ponto e recebe o seu recibo de vencimento com confirmação de receção. Tudo ligado ao resto da plataforma — o calendário, as folhas de cálculo, os formulários e o chat com IA.
O que resolve, peça a peça
O processo do funcionário, finalmente num só lugar
Cada funcionário tem a sua ficha: dados do contrato, jornada semanal, cargo, documento de identificação e os seus documentos — contrato assinado, certificações, exames médicos. Os documentos aceitam data de validade, e o sistema avisa 30 dias antes de expirar um exame médico ou um certificado. Acabou-se descobrir na auditoria que a formação de segurança expirou há oito meses.
O registo de jornada que a lei exige
Em Espanha, o registo diário de jornada é obrigatório por lei desde 2019 (art. 34.9 do Estatuto dos Trabalhadores), e metade das PMEs ainda o preenche de memória no fim do mês. No NAiOS RRHH cada funcionário marca entrada e saída a partir do seu portal, com um botão grande que funciona igualmente bem no telemóvel. O gestor vê em tempo real quem está a trabalhar, o relatório mensal compara as horas de cada pessoa com a jornada do contrato, e com um clique a folha do mês é exportada para o NAiOS Office, pronta para arquivar ou enviar.
Férias e ausências sem pingue-pongue de emails
O funcionário pede as férias ou comunica uma baixa a partir do seu portal; o responsável aprova ou rejeita com um clique — nada se aprova sozinho. Cada pessoa vê o seu saldo de dias a qualquer momento, e as ausências aprovadas aparecem automaticamente no NAiOS Calendar: quem vai marcar uma reunião vê que a Marta está de férias antes de a convocar, não depois.
O portal de vencimentos, com confirmação de receção
Os recibos em PDF são carregados uma vez — individualmente ou em lote — e o sistema entrega cada um ao funcionário certo, cruzando o número de identificação no nome do ficheiro com a sua ficha. Cada pessoa vê apenas os seus, descarrega-os do portal e confirma a receção, de modo que a empresa sabe quem recebeu o quê. Nem mais um PDF por email, nem mais um recibo na caixa errada.
E uma decisão de design que preferimos contar-lhe nós: o NAiOS RRHH não calcula salários. O cálculo da folha de pagamento — convenções, bases de contribuição, IRS, Segurança Social — é território do software especializado que o seu contabilista já usa. O NAiOS organiza tudo o que acontece à volta do recibo, que é onde o tempo realmente se perde, e deixa o cálculo a quem o faz bem.
Admissões por formulário
Ligue um formulário do NAiOS Forms à sua empresa e as admissões entram sozinhas: a pessoa nova preenche nome, identificação, email e cargo, e a sua ficha é criada automaticamente com o convite para o portal já enviado. Se o email já pertencer a um funcionário ativo, o sistema não duplica: avisa-o e não toca em nada.
Um copiloto que conhece a sua equipa
O painel traz um assistente de IAAI CopilotAssistente de IA integrado em ferramentas de trabalho integrado que responde com os seus dados reais, não com generalidades:
- «Quem está a trabalhar neste momento?»
- «Faz-me o fecho do mês: horas de cada um contra o contrato»
- «Que pedidos de férias tenho pendentes de aprovação?»
- «Que documentos expiram nos próximos 30 dias?»
E quando lhe pede uma ação — marcar ponto, pedir uma ausência — nunca a executa por conta própria: deixa-lhe uma proposta que aprova com um clique. A IA prepara; você decide.
A ponte com o seu gabinete de contabilidade
Aqui está a joia. Se trabalha com um gabinete externo, todos os meses repete-se o mesmo ritual: reunir as admissões, saídas, ausências e horas extra do mês, escrever o email, esperar pelos recibos, reencaminhá-los um a um. Com o NAiOS Gestoría do outro lado, esse ritual desaparece: no dia 25 a sua empresa gera sozinha as variações do mês e entrega-as ao seu contabilista dentro da plataforma; o gabinete calcula os salários no software de sempre, carrega o lote de PDFs uma vez, e o seu portal entrega cada recibo a cada funcionário com confirmação. Um ciclo que era uma semana de emails passa a ser dois cliques.
Três maneiras de o usar
O café com turnos. Oito funcionários, turnos partidos, registo de ponto em papel. Cada empregado marca o ponto no telemóvel ao entrar e sair; a encarregada vê o painel do dia e aprova as trocas de férias a partir do dela. No fim do mês, o relatório de horas sai sozinho — e se vier uma inspeção, o registo está em dia sem ninguém lhe ter dedicado um minuto.
O estúdio que trabalha remoto. Doze pessoas em três cidades. As férias pedem-se no portal e aparecem no calendário partilhado da equipa; os recibos chegam ao portal de cada um com confirmação; os contratos e as renovações vivem no processo com aviso de validade. Já ninguém pergunta «quantos dias me restam?» — está no portal.
A empresa com gabinete externo. Vinte funcionários e um gabinete que trata dos salários. Antes: um Excel de variações por mês, reencaminhamento de PDFs, e o clássico «enviei-te a baixa do Jordi?». Agora: as variações geram-se e entregam-se sozinhas no dia 25, e os recibos voltam diretos ao portal de cada funcionário. O contabilista e a empresa veem o mesmo, cada um do seu lado.
Começar leva cinco minutos
Ative o módulo, crie a sua empresa e registe a sua equipa — à mão, ou com um formulário de admissão que o faz sozinho. Cada funcionário recebe o convite para o portal por email e pode marcar o ponto desde o primeiro dia. O NAiOS RRHH faz parte da plataforma NAiOS, ao lado do CRM, do ERP com Verifactu, do Tasks e do Calendar — e se quiser a imagem completa de porque é que tudo junto funciona melhor do que dez ferramentas soltas, está neste artigo.
