Um gabinete de contabilidade gere a vida fiscal de dezenas de empresas com um mosaico de ferramentas: o programa de contabilidade de um lado, o de salários do outro, o calendário fiscal numa folha de cálculo, a documentação dos clientes a chegar por email e WhatsApp, e os processos em pastas de rede. Cada peça funciona; o que não funciona é o entre: voltar a digitar, perseguir papéis, conciliar à mão. Na NAiOS construímos outra coisa: o ciclo completo do gabinete profissional num único sistema — com o cliente lá dentro.
A torre de controlo: a carteira e o calendário que trabalha sozinho
Tudo começa no NAiOS Gestoría: cada cliente com o seu perfil fiscal e um calendário que gera sozinho as declarações de cada período, com semáforo de carteira, avisos uma semana e um dia antes, comprovativos arquivados para sempre e clientes atribuídos por colaborador.
E a partir de agora, os campos: para os modelos habituais, o botão AEAT abre os valores calculados a partir dos números reais do cliente — bases e quotas por taxa, dedutível, resultado — revisáveis e editáveis no ecrã, com o ficheiro de apresentação pronto. A apresentação telemática direta já está instalada, com a filosofia da casa gravada no produto: estreia-se em modo de testes, e o modo real só se desbloqueia com uma apresentação aceite no ambiente de testes. Sem confirmação explícita do assessor nada é enviado, nunca, e cada tentativa fica num registo que não se pode reescrever.
O ciclo laboral do mês, fechado a sério
Se o cliente gere a sua equipa no NAiOS RRHH (com o registo de horário incluído), o mês fecha-se em quatro passos: as variações (admissões, saídas, ausências, horas) chegam sozinhas no dia 25; o salário processa-se no software laboral de sempre — aqui não calculamos salários, e dizemo-lo bem alto —; o lote de PDFs distribui-se a cada colaborador com aviso de receção; e a novidade: um CSV com os valores (bruto, líquido, SS da empresa, IRS) que num minuto coloca o custo empresa do mês na ficha de cada cliente e a linha «Salários» na sua previsão de caixa.
E o cálculo próprio? Aqui vai a parte que gostamos de contar: dentro do RRHH já corre um motor de salários na sombra. Não emite nada — calcula em paralelo e compara-se com os valores reais do software laboral, conceito a conceito, com uma sequência de meses a bater certo e meta em seis. Só se bater certo meio ano seguido sobre salários reais pensaremos no passo seguinte. Preferimos um motor que conquista a confiança a um que a pede.
A contabilidade que se escreve sozinha
A peça que faltava: um módulo de Contabilidade completo, onde o diário se gera. Cada fatura emitida, cada despesa e cada recebimento conciliado na Tesouraria converte-se no seu lançamento, com as subcontas de cliente e fornecedor criadas sozinhas. Os lançamentos nascem propostos e contabilizam-se em lote após revisão; contabilizado é imutável, e corrigir é lançamento inverso — como deve ser.
- Razão com saldo corrido, balancete, demonstração de resultados e balanço, no ecrã ou exportados para uma folha.
- Fecho do exercício guiado: regularização, fecho e abertura do ano seguinte, com precondições que não deixam fechar com pontas soltas.
- Analítica por dimensões com as despesas auto-etiquetadas por fornecedor, e imobilizado com amortização mensal exata.
- Exportação A3 / ContaPlus para conviver com o programa de sempre durante a transição.
A nossa prova dos nove favorita: o saldo da conta de IVA liquidado contra o resumo do trimestre. Bate certo ao cêntimo por construção — porque ambos leem os mesmos números, não duas cópias.
O portal do cliente: o cliente, finalmente lá dentro
Era a peça mais pedida e muda a relação inteira. Na ficha de qualquer cliente há um botão «Portal do cliente»: convida-o por email e ele estreia a sua conta gratuita nessa mesma página, em dois cliques. A partir daí:
- Pede-lhe documentação e ele envia-a do telemóvel. Cada ficheiro fica em quarentena até alguém do gabinete o validar; uma rejeição leva o motivo e ele volta a enviar. Um documento validado com destino aterra sozinho nos ficheiros do processo.
- Vê o estado do que é seu — só o que você ligar, interruptor a interruptor: o semáforo dos seus impostos (nunca valores nem honorários), a fase dos seus processos (nunca os restritos, nem horas, nem tarifas), as suas faturas, as assinaturas pendentes e o seu link de marcação.
- Nada é visível por defeito, e se um acesso for revogado, os blocos apagam-se sozinhos. O sigilo profissional está no desenho, não na confiança.
Processos, prazos e honorários — e cobrar tudo
Para o gabinete que também gere assuntos jurídicos, o NAiOS Despacho traz os processos com registo imutável, os prazos com chave dupla (o motor calcula dias úteis e mostra as contas; nada avisa até um humano confirmar), o controlo de conflitos de interesse e a faturação de honorários que deixa o rascunho no ERP. E o dinheiro fecha o círculo: faturação com VeriFactu de série, fatura eletrónica assinada, FACe opcional para quem fatura a administrações públicas, e tesouraria conciliada com previsão a 30/60/90 dias.
Três maneiras de o usar
O gabinete fiscal-contabilístico carrega a carteira, deixa o calendário gerar os períodos, apresenta com os campos calculados como referência e entrega a cada cliente o seu portal para a documentação recorrente.
O gabinete de processamento salarial recebe as variações no dia 25, distribui o lote de recibos com aviso de receção, importa os valores num minuto e vê o custo empresa de cada cliente — enquanto o motor na sombra acumula meses de paralelo.
O gabinete jurídico-económico gere insolvências e heranças em processos com prazos confirmados e restrições de acesso, pede a documentação pelo portal, fatura honorários a partir do processo e emite com a sua série.
A letra que nos define
Tudo o que é delicado partilha três regras: nada sai sem revisão humana; os passos sensíveis estreiam-se com cadeados medidos (modo de testes antes do real, paralelo antes de emitir); e o que ainda não faz, diz — as etiquetas BETA e os avisos honestos fazem parte do produto. É assim que uma plataforma conquista um gabinete: sem fumo.
Começar leva cinco minutos
A carteira carrega-se numa tarde, o calendário fiscal gera-se sozinho e o primeiro portal de cliente envia-se em dois minutos. Para o quadro completo da plataforma, comece por porquê NAiOS — e se o seu negócio é um gabinete ou consultora, fale connosco: esta suite está a ser construída com gabinetes reais, e nota-se.
