Há uma profissão inteira — advogados, economistas, administradores de insolvência, tramitadores de heranças — cujo dia a dia consiste em gerir muitos assuntos de muitos clientes ao mesmo tempo. E nessa profissão existe um medo que ninguém confessa em voz alta: o prazo que escapa. Uma contestação que vencia ontem, um recurso calculado com um feriado local esquecido, um agosto que alguém contou como útil. Não é um descuido administrativo: é responsabilidade civil profissional.
O NAiOS Despacho é o módulo da suite para essa profissão: o processo completo, um motor de prazos que mostra sempre o seu cálculo, a verificação de conflitos de interesses ao abrir cada assunto, e a faturação de honorários que converte horas e marcos num rascunho de fatura do seu ERP. Tudo com a doutrina da casa levada ao extremo — porque aqui não é estilo: é necessidade.
Cada assunto, um processo a sério
Um processo do Despacho tem referência autonumerada por ano (2026/001, 2026/002…), o seu tipo — judicial, insolvência, extrajudicial, herança, laboral, fiscal, comercial —, o tribunal e o número de autos quando aplicável, as partes e contrapartes com o seu NIF, os documentos anexados, a fase, o responsável… e a ata: um registo imutável de tudo o que acontece no assunto. Quem o abriu, que prazo se confirmou, que conflito se assumiu e com que justificação. Quando daqui a dois anos alguém perguntar «porque se fez isto?», a resposta está na ata, não na memória de ninguém.
E uma camada que os gestores documentais genéricos não têm: o sigilo profissional dentro da própria equipa. Um processo sensível marca-se como restrito e só o veem o titular do escritório, o responsável do assunto e as pessoas autorizadas — nem sequer um administrador entra. Não aparece em listagens, agendas nem no calendário dos outros.
O prazo nunca se afirma: propõe-se
Aqui está o coração do módulo, e a sua decisão de desenho mais importante. Quando cria um prazo — a partir de um modelo (contestação no processo ordinário espanhol, 20 dias; recurso de reposição, 5; reclamação de créditos da insolvência, um mês; imposto sucessório, seis meses…) ou à medida — o motor calcula o vencimento com as regras a sério: dias úteis que começam a contar no dia seguinte à notificação, sábados, domingos e feriados excluídos, agosto não útil no processual (e útil no administrativo — escolhe-se por prazo), os meses de data a data, e a prorrogação para o primeiro dia útil quando o vencimento cai em dia não útil.
Mas o resultado nunca se dá por bom sozinho. O prazo nasce proposto, com o cálculo detalhado à vista — «começa a contar a 8 de setembro, salta 8 dias de fim de semana e 1 feriado, regra do art. 133.1 LEC» — e até uma pessoa o confirmar, não avisa ninguém. Confirmado, avisa o responsável do processo sete dias antes e na véspera, e aparece no seu Calendar com a sua balança ⚖️. Os feriados são dados seus: os nacionais vêm carregados, os regionais adicionam-se com um pack de um clique, e os da sua comarca mantém-nos você — porque um feriado local mal carregado é exatamente o tipo de erro que este módulo existe para evitar.
A caixa que lê as notificações
As notificações judiciais chegam em PDF — o LexNET espanhol exporta-as assim — e alguém tem de as ler, procurar o processo e calcular o prazo que abrem. A caixa do Despacho faz a parte mecânica: carrega o PDF e extrai o tribunal, o número de autos, o tipo de ato e a data de notificação, sugere o processo que corresponde pelos autos e pré-carrega o modelo do prazo que provavelmente abre. Uma citação para contestar propõe a contestação a 20 dias; um despacho de declaração de insolvência, a reclamação de créditos.
Com a honestidade do costume: a extração com inteligência artificial vem etiquetada como tal para que a reveja, um PDF digitalizado que não se deixa ler diz-lho e deixa preencher à mão, e nada se vincula nem se calcula sozinho — você escolhe o processo, você aceita o prazo, e o prazo chega na mesma como proposta. Dupla chave.
Conflitos de interesses, apanhados à entrada
Antes de aceitar um assunto, a pergunta obrigatória: a contraparte é nosso cliente? O novo cliente é contraparte noutro assunto da casa? O Despacho cruza NIF e nome normalizado contra toda a carteira e todas as contrapartes do escritório — ao registar um cliente, ao abrir um processo, ao adicionar uma contraparte. Se há choque, bloqueia e mostra onde; pode continuar escrevendo uma justificação (consentimento informado, matérias sem relação) que fica na ata para sempre. E se o choque é com um processo restrito, só lhe é dito que existe: o sigilo profissional aguenta até dentro da verificação de conflitos.
Os honorários: do minuto ao rascunho de fatura
A outra metade da profissão é cobrá-la. Cada processo tem as suas folhas de tempo — minutos ou horas com descrição, com a tarifa horária de cada pessoa fotografada ao registar, de modo que subir tarifas amanhã não altera o preço do trabalho de ontem —, os seus marcos de valor fixo («redação da petição, 1.200 €») e as suas provisões de fundos com saldo visível.
Quando chega a hora de faturar, um botão: Preparar minuta agrega o tempo pendente por pessoa e os marcos, e deixa um rascunho de fatura no seu ERP — detalhado por linhas, com a provisão por conta lembrada nas notas, e nada emitido: revê e emite você, com a sua série, o seu VeriFactu e a numeração de sempre. O que foi faturado fica marcado e imutável. E o relatório de rentabilidade do escritório — horas por faturar, valores pendentes e provisões por processo — cria-se como folha de cálculo no NAiOS Office com mais um clique.
Um copiloto com dupla chave
O copilotoAI CopilotAssistente de IA integrado em ferramentas de trabalho do escritório responde com os seus dados reais: «o que vence esta semana?», «como vai a minha carteira?», «que processos têm honorários pendentes?». E se lhe pedir um prazo, não o cria: deixa-lho como cartão de proposta que aprova com um clique — e mesmo assim o prazo nasce proposto e confirma-o na agenda. No chat do NAiOS passa-se o mesmo: as ferramentas do Despacho leem e propõem, nunca confirmam. Num módulo onde o erro se mede em responsabilidade civil, a última palavra é sempre de um profissional habilitado, não de um modelo.
Peças processuais, oficiosas e os detalhes do ofício
A partir da ficha do processo, Gerar peça cria no Office um esqueleto processual com os dados já preenchidos — cabeçalho ao tribunal, autos, partes — para a contestação, o recurso de reposição, a reclamação de créditos ou uma peça genérica, com os espaços marcados para redigir (você, ou o chat sobre o documento). Os assuntos de apoio judiciário marcam-se com o seu número de designação e têm filtro próprio. E a equipa funciona como em toda a suite: colaboradores convidados com permissões finas e clientes atribuídos — cada um vê apenas o que é seu.
Três maneiras de o usar
O processualista que vive dos prazos
Um escritório com quarenta assuntos vivos carrega cada notificação na caixa à medida que chega. O sistema liga-a ao processo, propõe o prazo, o advogado confirma-o com o cálculo à frente — e a partir daí a agenda, o sino e o Calendar trabalham sozinhos. Às segundas-feiras, a pergunta ao copiloto é uma: «o que vence esta semana?».
O economista de insolvências (com o gabinete ao lado)
Uma consultora como as que já gerem a área fiscal no NAiOS Gestoría abre no Despacho os seus processos de insolvência e reestruturação: reclamação de créditos a um mês do jornal oficial, incidentes a dez dias úteis, provisões do devedor com o saldo à vista, e a minuta ao ERP quando o tribunal aprova honorários. Fiscal no Gestoría, assuntos no Despacho, faturação no ERP: a mesma casa.
A herança que dura catorze meses
Um processo de herança com os co-herdeiros como partes, o prazo do imposto sucessório a seis meses proposto desde o dia do óbito (com a prorrogação vigiada), os documentos — certidões, escrituras, cadernos de partilha — anexados com a sua ata, e as horas de cada diligência registadas para que a minuta final não deixe nada para trás.
Começar leva cinco minutos
Como tudo no NAiOS: entre no Despacho, registe o seu primeiro cliente, abra o seu processo e crie o primeiro prazo — o cálculo detalhado mostra-lhe em dez segundos como pensa o motor. Convide a sua equipa quando quiser, defina as tarifas quando chegar a hora de faturar, e carregue a primeira notificação quando ela chegar. Se vem do papel ou do Excel de prazos, a mudança não é de ferramenta: é de dormir melhor.
O Despacho estreia-se com a suite completa por trás: o Gestoría para a área fiscal, o ERP para faturar com VeriFactu, o Fichaje para o registo de horário do próprio escritório — e uma plataforma inteira onde o assistente de IA trabalha com os seus dados sem nunca decidir por si. Que é, no fim, o que um profissional habilitado precisa do seu software: que faça tudo o que é mecânico e não opine no que ele assina.
