Entre a folha de cálculo que ninguém atualiza e os sistemas de gestão de armazém que custam mais do que o próprio armazém há um vazio enorme. É aí que vive a maioria das PME: uma loja com arrecadação, uma oficina com carrinha, uma padaria com câmara frigorífica. Sabem mais ou menos o que têm — até que um cliente pede algo que «devia estar lá» e não está.
NAiOS Almacén SGA (Armazém) é o novo módulo de existências da suite empresarial do NAiOS, e nasce com uma ideia pouco habitual: não é um programa de stock à parte, é a camada de armazém construída sobre o livro de movimentos que o seu ERP já mantém. Cada venda do ERP ou do TPV, cada entrada de mercadoria, cada ajuste e cada contagem é um movimento no mesmo livro. O stock nunca é um número que alguém editou: é a soma de tudo o que aconteceu.
Uma só verdade: o livro de movimentos
A decisão de fundo é a mesma que tornou sólido o NAiOS ERP com VeriFactu: um registo onde as coisas se anotam e não se riscam. O stock de cada produto é a soma dos seus movimentos — vendas que subtraem, entradas que somam, ajustes com motivo, transferências que saem de um armazém e entram noutro. Se algo não bate certo, o livro diz-lhe quem, quando e porquê.
E como o livro já existia, o seu histórico não se migra: o armazém Principal nasce sozinho, com todo o seu stock de sempre lá dentro. Cria mais armazéns quando precisar — a loja, a arrecadação, a carrinha — e a partir daí cada movimento sabe de onde sai e para onde vai.
Entradas com custo, ajustes com motivo, transferências ligadas
A operação diária são três gestos:
- Entrada (receção): chega mercadoria, escolhe armazém e fornecedor, e cada linha leva quantidade e custo unitário. O custo é opcional — mas é o que alimenta a valorização, por isso registe-o quando o souber.
- Ajuste: corrigir a realidade exige motivo. Quebra, perda, erro de contagem — fica registado quem ajustou, quanto e porquê. Sem motivo não há ajuste.
- Transferência: mover stock entre armazéns são dois movimentos ligados: sai de um, entra no outro. O total do produto nunca muda.
A contagem: a verdade conta-se, não se supõe
O inventário de sempre, transformado numa tarefa com ata. Abre uma contagem de um armazém — completa, ou cíclica delimitada por uma pesquisa («só parafusos») —, o sistema congela o esperado, e conta-se a realidade linha a linha. Ao fechar, as diferenças entram no livro como movimentos de contagem e fica a ata: quem contou, quando, o que não batia certo e o que ficou por contar. Uma contagem fechada é história: não se reabre — abre-se outra.
O detalhe que mostra que isto foi bem pensado: se algo se vendeu enquanto contava, essa venda já está no livro e o fecho tem-na em conta. A realidade contada manda. E o inventário inicial de um armazém novo não é caso especial: é mais uma contagem, com tudo esperado a zero.
Quanto vale o seu stock, sem mentiras
Com os custos das suas entradas, o módulo calcula a valorização a custo médio ponderado de todo o stock. E aqui há uma linha vermelha de honestidade: as unidades sem custo conhecido dizem-se à parte — nunca se valorizam a zero para o total ficar bonito. O relatório sai para folha do NAiOS Office com a sua linha de total, ou para CSV para o seu contabilista.
Onde exatamente: localizações, lotes e validades
Quando o armazém cresce, «está na arrecadação» deixa de chegar. As localizações (corredor, prateleira, nicho: «B-03-2») dizem onde encontrar cada coisa, e as linhas de entrada podem levar lote e data de validade — imprescindível na alimentação e hotelaria. Um vigilante avisa pela campainha do NAiOS quando um lote entra na janela de validade, e o botão «Validades» lista tudo o que está prestes a vencer, com o seu lote e o seu armazém.
O TPV desconta do seu armazém
Se usa o NAiOS POS, cada caixa pode ser atribuída a um armazém: a loja vende da loja, a banca do mercado vende da carrinha. A venda desconta do armazém da caixa e — detalhe que muitos sistemas grandes fazem mal — a anulação repõe no mesmo armazém de onde saiu, não no central.
O operário com o seu telemóvel: o SGA sem pistolas
Aqui está o salto que dá nome ao módulo. Os SGA tradicionais exigem pistolas de radiofrequência, terminais dedicados e meses de implementação. O NAiOS usa o que já está no bolso:
- Atribui uma contagem a um membro da sua empresa a partir da ficha da tarefa. Recebe a campainha e, com a aplicação do NAiOS instalada no telemóvel, uma notificação push que abre diretamente o modo operário.
- A atribuição habilita: mesmo que essa pessoa só tenha permissão de leitura, pode contar e fechar aquela tarefa — e só aquela. Sem distribuir permissões a mais.
- O modo operário é uma vista móvel feita para mãos ocupadas: as suas tarefas, teclado numérico grande e o leitor com a câmara: aponta ao código de barras e salta para a linha do produto. O EAN coloca-se na ficha do catálogo do ERP; sem EAN, casa pela referência; e o teclado está sempre lá.
Honestidade de série: o leitor de câmara funciona hoje em Android com Chrome. No iPhone, o Safari ainda não o permite — teclado ou referência, e o ecrã di-lo com clareza em vez de fingir.
Pergunte ao copiloto
Como todos os módulos da suite, o Armazém expõe os seus dados ao chat e aos agentes do NAiOS — só leitura, porque mover stock por chat não é boa ideia e não o permitimos:
- «Quanto stock resta do parafuso M4, e em que armazém?»
- «Que produtos estão abaixo do mínimo?»
- «Quanto vale o stock neste momento?»
Três maneiras de o usar
A loja de ferragens com arrecadação
Loja e armazém das traseiras. Cada caixa do TPV desconta da loja; quando a prateleira baixa, uma transferência da arrecadação. A contagem cíclica de sábado de manhã — «só parafusos» — mantém a verdade sem fechar a loja um dia inteiro. O abaixo-do-mínimo avisa antes que falte o básico.
A padaria que não pode brincar com as datas
Farinhas e laticínios entram com lote e validade em cada receção. O vigilante avisa quinze dias antes de um lote vencer (a janela ajusta-se), e a lista de validades é o primeiro ecrã de segunda-feira. O ajuste com motivo regista cada perda: no fim do trimestre, a valorização diz a verdade.
O distribuidor com carrinha
Armazém central e a carrinha de distribuição como segundo armazém. De manhã, transferência do que sai para a rota; as vendas do dia descontam da carrinha. O operário faz a contagem de regresso com o próprio telemóvel — lê o código, digita, fecha — e a ata diz o que voltou e o que não voltou.
Começar leva cinco minutos
Se a sua empresa já usa o NAiOS ERP, o Almacén SGA aparece como mais um módulo: ative-o, marque «gerir stock» nos produtos do catálogo e registe a primeira entrada. O seu stock histórico já está no armazém Principal — sem migração, sem importação, sem projeto. E quando crescer — mais armazéns, lotes, operários com telemóvel — o módulo já está desenhado para esse caminho.
O Almacén SGA junta-se ao NAiOS ERP, ao NAiOS POS e ao NAiOS Tesorería na suite empresarial do NAiOS: o dinheiro, a caixa e agora as existências, a falar a mesma língua dentro do seu chat. Para a fotografia completa da plataforma, comece por porque o NAiOS é a solução ótima para a sua empresa.
