Vos factures clients, c'est vous qui les faites et qui les contrôlez. Celles des fournisseurs arrivent comme elles arrivent : un PDF par e-mail, parfois en dollars, parfois d'Irlande ou d'Estonie, parfois d'un fournisseur qui vous facture en plusieurs fois, et parfois d'un autre qui vous prélève six petits montants sur votre carte et ne vous envoie qu'une seule facture à la fin du mois. Jusqu'à présent, dans presque tous les logiciels, un membre de l'administration saisissait chaque facture à la main. Cette semaine, l'ERP de NAiOS a bouclé l'ensemble de ce circuit, de la facture PDF au paiement, avec une règle qui se répète à chaque étape : l'intelligence artificielle propose, et l'humain confirme.
Téléchargez le PDF et vérifiez ce que l'IA a lu
Dans Argent, à côté de « Enregistrer une dépense », se trouve désormais un bouton pour télécharger la facture en PDF. L'ERP extrait le texte du document, le transmet au modèle et ouvre une boîte de dialogue avec le PDF à gauche et la dépense proposée à droite : fournisseur, NIF, numéro de facture, date, base imposable, TVA, retenue, total et échéance. Chaque champ affiche son niveau de confiance ; ceux pour lesquels le modèle a des doutes apparaissent marqués pour que vous puissiez les vérifier au préalable. Si le NIF correspond à un fournisseur existant, il l'associe ; sinon, il vous propose de le créer. Si ce numéro de facture est déjà enregistré pour ce fournisseur, il vous signale un doublon, et si le même fichier était déjà joint, il ne l'ajoute pas une seconde fois.
Le bouton « Enregistrer » ne s'active que lorsque la base imposable plus la TVA moins la retenue correspondent au total. Si cela ne concorde pas, la boîte de dialogue l'indique en temps réel et vous corrigez le champ concerné. Le PDF reste joint à la dépense, avec un trombone sur la ligne et « Voir le PDF » dans son menu, pour le jour où le cabinet comptable ou un contrôle demandera l'original. Pour l'instant, les PDF scannés sans couche de texte s'enregistrent à la main : l'ERP le détecte et le signale au lieu d'inventer des chiffres.
Dollars, Irlande et Estonie
De nombreux fournisseurs d'une petite entreprise ne sont plus locaux. Le service d'API que vous payez en dollars, la passerelle de paiement basée en Irlande, l'outil qui facture depuis l'Estonie. Avec ces factures, deux problèmes se posaient : le montant était saisi comme s'il s'agissait d'euros, et on y ajoutait une TVA inexistante.
Désormais, si le PDF est dans une autre devise, l'ERP le convertit en euros au taux de change de la Banque centrale européenne à la date de la facture, conserve le montant original ainsi que le taux appliqué dans le libellé, et vous l'affiche dans une alerte pour que vous puissiez le vérifier avant de confirmer. Et si le NIF du fournisseur provient d'un autre pays de l'Union européenne, il reconnaît qu'il s'agit d'un service intracommunautaire : il coche la case d'autoliquidation, laisse la TVA à zéro et s'en souvient dans la fiche du fournisseur pour la fois suivante. De son côté, la Comptabilité génère l'écriture avec la TVA auto-liquidée dans les deux comptes concernés, afin que la dépense apparaisse correctement dans le journal même si le fournisseur ne vous a pas facturé un seul centime de taxe.
La passerelle de paiement mérite un paragraphe à elle seule, car c'était le cas le plus complexe : le client paie 175 euros, la banque reçoit 170 euros et la différence est répartie entre la commission de cette transaction et d'autres frais regroupés par la passerelle. Lors de l'enregistrement du règlement d'une facture, vous pouvez indiquer les dos commissions séparément ; l'ERP enregistre chacune d'elles comme une dépense du fournisseur de la passerelle, encaisse la totalité de la facture du client et ne transfère à la banque que le montant net, qui correspondra ensuite au relevé bancaire. À la fin du mois, la facture de commissions de la passerelle arrive, en autoliquidation et sans TVA : l'ERP la reconnaît lors de son téléchargement et propose de la rapprocher des commissions déjà enregistrées ce mois-ci, sans doubler la dépense.
Payer ne signifie pas toujours payer en une seule fois
Une facture fournisseur de 1 990 euros payée en mensualités de 180 euros. Un fournisseur de serveurs qui effectue de petits prélèvements sur carte tout au long du mois et envoie une facture globale le 30. Avec une dépense simplement marquée como payée ou non payée, aucun de ces deux cas ne pouvait être géré.
Désormais, chaque dépense est associée à des paiements : vous enregistrez ce que vous avez payé, avec sa date et son mode de règlement, et le montant restant dû diminue. Vous pouvez lui définir un échéancier par nombre de mensualités ou par montant, avec la première date et la périodicité, et la liste vous indique « échéance 3 sur 11, payé 541 sur 1 990 ». Le mode de paiement n'est plus un texte libre : vous choisissez parmi vos comptes et cartes, que l'ERP récupère de la Trésorerie, et chaque fournisseur peut avoir son mode habituel. De plus, la Trésorerie, qui rapprochait déjà les mouvements bancaires avec les factures au montant exact, gère désormais aussi les paiements partiels : elle reconnaît une échéance, identifie un petit prélèvement d'un fournisseur connu et le propose en face de la facture en attente. Dès que vous acceptez, elle enregistre ce paiement dans l'ERP et la Comptabilité génère l'écriture correspondante pour chacun d'eux. Le relevé peut provenir de la banque, au format Norma 43 ou CSV, ou de la feuille de calcul exportée de la carte bancaire.
Para savoir ce qui est dû, le bloc de paiements aux fournisseurs regroupe les éléments en attente par échéance : ce qui est déjà échu, ce qui est dû cette semaine, ce mois-ci ou plus tard. L'échéance provient du PDF, du délai convenu avec le fournisseur, ou est saisie par vos soins, même si elle est antérieure à la date de la facture, comme c'est le cas lorsque vous avez payé d'avance par carte et que la facture arrive plus tard.
Importer l'historique sans avoir à tout ressaisir
Changer de logiciel en milieu d'année présente un inconvénient bien connu : les factures émises jusqu'à ce jour restent dans l'ancien système. Désormais, vous pouvez importer l'historique à partir de la liste des ventes en PDF exportée par votre logiciel habituel. L'ERP lit la liste, associe les clients à ceux que vous possédez déjà par NIF ou por nom, vous présente le résumé, vous demande le NIF de ceux qu'il ne connaît pas et vous permet de marquer ceux qui sont encore en attente de paiement. Les factures sont importées avec leur numérotation d'origine dans une série distincte, en respectant les dates et les factures rectificatives, sans modifier votre numérotation actuelle, sans générer de registres de facturation et sans impacter Verifactu, puisqu'il s'agit de factures préexistantes. Dans une entreprise du groupe, soixante-dix factures et trois factures rectificatives sur une année entière ont ainsi été importées en une après-midi, avec une base imposable exacte au centime près.
Et il est possible de poser toutes vos questions
Le copilot de l'ERP a désormais accès à toutes ces informations. Des questions telles que « que dois-je payer cette semaine et à qui ? », « donne-moi la fiche de ce fournisseur avec le montant restant dû », « quelles factures de septembre sont encore impayées ? », « à combien s'élèvent nos commissions ce mois-ci ? » ou « quel est notre tarif horaire de conseil ? » trouvent leurs réponses grâce aux données de votre entreprise. Les requêtes sont exécutées instantanément ; toute action modifiant des données, comme la souscription d'un service pour un client, se transforme en une proposition avec les boutons « Appliquer » et « Ignorer ». C'est la même règle que dans le chat de NAiOS et pour les agents : l'IA fait le travail, vous donnez votre feu vert. Si vous souhaitez comprendre en détail pourquoi nous procédons ainsi, consultez l'article Comment transformer votre PME en une entreprise HITL.
Pourquoi cela s'intègre parfaitement au reste
Rien de tout cela n'est un nouveau module : il s'agit du même ERP qui a déjà passé avec succès le test réel de Verifactu auprès de l'AEAT, avec la facturation récurrente et le cycle complet du document. La Trésorerie rapproche la banque, la Comptabilité génère les écritures, et le cabinet comptable accède à l'entreprise avec ses propres identifiants pour consulter les mêmes dépenses, avec leurs PDF joints. Tout cela a été déployé en une semaine, à partir de factures réelles d'une entreprise du groupe, et est déjà disponible pour toutes les entreprises de la plateforme.
Si vous enregistrez des factures fournisseurs chaque semaine, essayez de télécharger la prochaine au format PDF. Si le modèle fait une erreur de lecture, corrigez le champ et enregistrez : la dépense sauvegardée est toujours celle que vous avez confirmée.
