Il y a une matinée qui se répète dans des milliers d'entreprises de services : le jour 1 arrive et quelqu'un s'assoit pour faire, une par une, les mêmes factures que le mois précédent. Maintenances, frais de support, loyers, hébergement, conseils mensuels. La date change, le numéro change, tout le reste est identique. L'ERP de NAiOS a depuis cette semaine une réponse pour cette matinée : les services contractés. Le service est attribué à chaque client une fois, et les factures de la période se préparent toutes seules.
Contracter un service à un client
Tout commence dans la fiche du client, avec le bouton Contracter service. Tu choisis un produit ou service de ton catalogue et ajustes ce qu'il faut : description, quantité, prix (il est copié du catalogue et le changer ici ne touche pas au catalogue), périodicité mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, le jour de facturation entre le 1 et le 28, la date de début et, si elle existe, la date de résiliation.
À partir de ce moment, la fiche raconte une autre histoire : sa cotisation récurrente en équivalent mensuel, le prévisionnel à douze mois, la prochaine facture et la liste des services avec leur état. Chaque service a son menu : éditer, mettre en pause et reprendre, voir les périodes déjà facturées, résilier ou supprimer si elle n’a jamais été facturée.
Périodes naturelles, sans prorata
Ici, nous prenons une décision simple à dessein. Les périodes sont celles du calendrier : le mois, le trimestre, le semestre ou l'année. La première période est complète : si tu contractes le 15 septembre un service mensuel, la première facture est celle de septembre entière. Il en va de même lors de la résiliation : la période en cours est facturée intégralement et ensuite le service se termine tout seul. C'est ce que la plupart des contrats de services font déjà, et cela évite la discussion sur les proratas à quatre décimales.
Rien ne s'émet tout seul
À la date de facturation, ou quelques jours avant si tu configures une avance, l'ERP prépare un brouillon par client avec tous ses services de la période, ou un par service si tu préfères cette agrégation, et t'avertit par la cloche : « Factures récurrentes : N brouillons prêts ». Les brouillons portent l'étiquette « Récurrent · septembre 2026 », ne permettent pas de changer le client par erreur et sont révisés comme tout autre document.
La plate-forme est dans Factures → Récurrentes : les brouillons de la période avec leur total, qui est sans NIF, et les prochaines factures des trente jours suivants. De là, vous pouvez Préparer maintenant si vous ne voulez pas attendre le jour, Émettre tous, Jeter un ou tous, et sortir une feuille Office avec les services et la prévision sur douze mois.
Émettre tous fait la même chose que d'émettre une facture manuellement : il numérote dans la série, enregistre dans Verifactu et, si vous l'avez activée, l'envoie à l'AEAT. C'est pourquoi il demande confirmation et c'est pourquoi il ne se défait pas : une facture émise ne peut être annulée ou rectifiée, comme nous l'expliquons dans le post du ERP avec Verifactu de série.
L'émission automatique existe, mais c'est vous qui l'activez
Pour ceux qui facturent des montants identiques chaque mois et ne veulent même pas vérifier, dans Mon entreprise → Facturation récurrente, il est possible de passer de « brouillons » à « émettre ». L'ERP le met en rouge et demande une seconde confirmation, car à partir de là, les factures sont émises le jour de facturation sans passer par vos mains. Avec deux sauvegardes : il exige que les données fiscales de l'émetteur soient complètes, et n'émet jamais en simplifié à un client sans NIF. Ce brouillon reste en attente et vous avertit.
La Trésorerie est informée, et le chat aussi
Les montants contractés entrent dans la prévision de NAiOS Trésorerie comme des encaissements prévus, chacun à sa date, sur la carte « Montants que vous encaissez ». Et dans le chat, vous pouvez demander « Quels services ce client a-t-il souscrits ? » ou « Comment vont les récurrents ? », ou demander « Souscrivez-lui la maintenance mensuelle à partir d'octobre » : le copilote le prépare et vous demande confirmation. Il ne génère ni n'émet jamais de factures de son propre chef.
Ce qu'il ne fait pas, volontairement
- Il ne prorata pas. Périodes complètes, premier et dernier inclus.
- Il ne facture pas deux fois une même période, même si le serveur redémarre au milieu de la génération ou si deux personnes appuient sur « Préparer maintenant » en même temps.
- Il n'émet pas seul sauf si vous l'activez, et même dans ce cas, jamais à un client sans NIF.
- Il ne régénère pas une période que vous avez rejetée : si vous la rejetez, elle est enregistrée et n'apparaît plus.
Commencer prend dix minutes
Si vous avez déjà des clients et un catalogue, il suffit d'ouvrir trois ou quatre fiches et de leur souscrire ce que vous leur facturez déjà. La fiche vous indiquera immédiatement combien cela représente par mois et quand la prochaine est due. Si votre entreprise vit de montants, c'est la différence entre une journée de factures et une demi-heure de révision. Et si vous avez en plus la facture électronique à l'horizon, tout cela est déjà préparé pour la Loi Crea et Croît.
