Du 15 au 24 octobre, nous avons publié des nouveautés dans une douzaine de modules de NAiOS. La plus marquante : l'ERP de NAiOS se connecte à Holded, afin que les entreprises qui l'utilisent disposent également de leurs données dans NAiOS et puissent travailler avec les deux à la fois. Il y a également beaucoup de travail en Comptabilité et en Trésorerie, pour que vous n'ayez pas à faire à la main ce que le système sait déjà, ainsi que des améliorations dans le Courrier, dans NAiOS Talk et dans l'agenda. C'est le deuxième volet de la série : le premier, avec les nouveautés du 8 au 14 octobre, est ici.
En 30 secondes
- Connexion avec Holded : l'ERP importe de Holded les clients, les produits, les factures, les encaissements, les achats et les devis, et les maintient à jour tant que vous utilisez les deux logiciels.
- Comptabilité plus automatique : les versements Stripe qui regroupent plusieurs encaissements sont rapprochés en une seule fois, l'encaissement d'une facture est enregistré lors de la comptabilisation de la banque, et les achats en dollars correspondent à ce qui est débité sur la carte.
- Cartes d'entreprise comme dans votre cabinet comptable : un sous-compte par carte et un règlement mensuel qui solde les dépenses de l'ERP.
- Courrier plus agile : des notifications de nouveau courrier sans dépendre de l'IA, des boutons de spam et de blocage, des modèles lors de la rédaction et le déplacement vers un dossier en saisissant son nom.
- NAiOS Talk et Agents : des commandes avec «/», des invitations à NAiOS depuis la conversation et un assistant qui vous présente les nouveautés de la plateforme sans rien inventer.
ERP : connexion avec Holded
De nombreuses entreprises gèrent leur facturation dans Holded et souhaitent commencer à utiliser NAiOS sans changer brusquement leur façon de travailler. Désormais, l'ERP de NAiOS peut garder à jour une copie de ce que vous faites dans Holded, le temps dont vous avez besoin : quelques semaines, quelques mois ou de manière continue.
- Ce qui est copié : les clients et fournisseurs, les produits et services, les factures émises et rectificatives avec leur statut de paiement, les factures d'achat (comme dépenses, avec leur paiement) et les devis, proformas, commandes et bons de livraison.
- Comment ça fonctionne : vous continuez à facturer dans Holded comme d'habitude et NAiOS le reflète, afin que vous ayez également vos données dans la Comptabilité, la Trésorerie et le chat de NAiOS. Les factures arrivent sous forme d'historique, avec leur date et numéro d'origine, et ne sont pas renvoyées à l'administration fiscale espagnole (AEAT) car elles ont déjà été émises dans Holded. Si vous décidez un jour de facturer depuis NAiOS, vous aurez déjà tout à l'intérieur.
- Lecture seule : elle s'active à l'aide d'une clé API Holded en lecture seule. NAiOS ne modifie jamais rien dans Holded.
- En un coup d'œil : un tableau de bord affiche le résultat de chaque synchronisation, son journal et la consommation mensuelle de votre forfait Holded. NAiOS s'arrête avant de l'épuiser et vous avertit via la cloche de notification une fois terminé.
De plus, chaque devis, commande, bon de livraison et facture intègre déjà son moyen de paiement (virement, prélèvement, espèces, carte ou passerelle), et le PDF imprime celui qui correspond. Et si plusieurs variantes du catalogue portent le même nom, elles se distinguent par leur référence lorsque vous les sélectionnez sur une ligne.
Ça vous rappellera : Holded, Sage 50, Factusol. Si vous utilisez déjà Holded : le guide de l'ERP explique étape par étape comment le connecter.
Comptabilité et Trésorerie : moins de travail répétitif
Cette semaine, presque tout notre travail a porté sur le même objectif : faire en sorte que ce qui est déjà enregistré à un endroit n'ait pas à être saisi à nouveau ailleurs.
- Versements Stripe par lots : Stripe liquide plusieurs encaissements en un seul versement sur le compte bancaire. Trésorerie identifie les encaissements déjà enregistrés qui le composent et les rapproche en une seule fois, ou vous laisse les sélectionner avec le montant total sous les yeux.
- Enregistrer l'encaissement lors de la comptabilisation : si vous comptabilisez un mouvement bancaire et qu'une facture est en attente pour le même montant, le système vous propose d'y enregistrer l'encaissement. La facture est alors marquée comme payée et rien n'est dupliqué par la suite.
- Le paiement rapproché se comptabilise automatiquement : lors de l'application d'un croisement dans Trésorerie, l'écriture d'encaissement ou de décaissement est directement comptabilisée.
- Achats en devise étrangère : la dépense conserve sa devise et son taux de change. Si la carte bancaire débite un peu plus ou un peu moins que la facture, la différence est automatiquement affectée aux écarts de change et le compte du fournisseur est soldé à zéro.
- Cartes de société : un sous-compte par carte et un relevé mensuel, comme dans votre cabinet comptable. Les lignes qui correspondent à une dépense de l'ERP la marquent comme payée.
- Paiements à l'agence fiscale espagnole (AEAT) : lors de la comptabilisation d'un prélèvement de l'AEAT, le formulaire correct (formulaire 111 (modelo 111), 303, 130…) est proposé à partir du justificatif du prélèvement lui-même.
- Corriger sans tout refaire : il est possible de modifier le compte de charges d'une écriture proposée, de la recréer avec les données actuelles de l'ERP, ou de générer l'écriture d'un document spécifique sans toucher au reste.
- Connexion bancaire : nouvelle méthode pour connecter directement votre banque (PSD2), disponible pour les entreprises qui en font la demande.
«Ça vous rappellera» : A3, Contaplus, Agicap. Si vous les utilisez déjà : le journal de votre cabinet comptable peut être importé, et votre conseiller peut travailler directement dans NAiOS.
Courrier : notifications utiles et moins de clics
- Notifications de nouveaux e-mails sans IA : chaque compte choisit s'il faut tout notifier, tout sauf les messages automatiques (newsletters, noreply…) ou seulement ce qui est pertinent selon l'IA. Si plusieurs e-mails arrivent en même temps, une seule notification groupée.
- Spam et blocage de l'expéditeur directement depuis la notification, dans la cloche, sur mobile et sur ordinateur.
- Modèle lors de la rédaction : chaque compte peut commencer les nouveaux e-mails avec le modèle de votre choix.
- Déplacer vers un dossier en saisissant son nom, et le créer à la volée s'il n'existe pas.
- Signature par compte également sur les comptes connectés à Microsoft 365 ou Google.
Ça vous rappellera : Gmail, Outlook, Thunderbird.
NAiOS Talk et Agents
- Commandes avec «/» : en saisissant une barre oblique dans une conversation, les commandes disponibles s'affichent. La première, /naios-invite, permet à toute personne disposant des autorisations d'inviter un utilisateur externe sur NAiOS en quatre étapes, sans quitter la conversation.
- Mentions au clavier : dans les groupes, la liste des «@» se parcourt avec les flèches et se sélectionne avec Entrée.
- Nouveautés de la plateforme : demandez à l'assistant « qu'y a-t-il de nouveau sur NAiOS ? » et il vous l'expliquera à partir de l'historique des modifications de ce que vous avez installé. Et si vous l'interrogez sur une fonctionnalité qu'il ne connaît pas, il la recherche dans l'aide avant de répondre et, s'il ne la trouve pas, il vous le signale.
- Voix dans d'autres langues : les agents peuvent générer des audios en anglais, français, allemand, catalan, galicien, portugais et d'autres langues, avec une voix native.
Ça vous rappellera : Slack, Microsoft Teams, ChatGPT.
Agenda et réservations
- Le chat et les agents consultent votre agenda : ils recherchent des créneaux libres selon votre disponibilité et créent, modifient ou suppriment des rendez-vous.
- La description de chaque type de rendez-vous accepte la mise en forme (gras, listes et liens), et la page publique de réservation l'affiche ainsi.
Ça vous rappellera : Calendly, Google Calendar, Doodle.
Connecteurs et automatisations
- Plusieurs comptes du même service : si vous connectez, par exemple, trois comptes Gmail, l'IA peut utiliser celui que vous lui indiquez pour chaque demande, et la carte de confirmation affiche celui qui va être utilisé.
- Réseaux sociaux avec vos automatisations : une publication programmée peut être envoyée à votre scénario Make, Zapier ou n8n pour qu'elle soit publiée là où c'est nécessaire.
- Se connecter à Holded depuis le chat pour les administrateurs : consulter et créer des éléments dans Holded en discutant avec l'assistant, toujours avec une confirmation avant de modifier quoi que ce soit.
Ça vous rappellera : Zapier, Make, n8n.
Également cette semaine
- CRM : les notes d'une fiche acceptent plusieurs lignes.
- Tasks : les tableaux peuvent être supprimés depuis leur menu, et un lien d'invitation ouvert sans session vous redirige vers la connexion avant de revenir au tableau.
- Entreprises : créer une entreprise deux fois par un double-clic, ou avec un NIF que vous possédez déjà, ne génère plus de doublons.
- Base de connaissances : les documents qui ne sont dans aucun dossier peuvent également être sélectionnés lors de la restriction de la recherche du chat.
- Projets : la zone d'instructions d'un projet peut être agrandie.
- Modules : les fenêtres ont une barre de défilement fine et aux couleurs du thème, également en mode sombre.
Comment nous travaillons
Presque tout ce que vous voyez ici naît d'une demande concrète d'un client. Chaque demande est traitée par une personne, qui configure le compte du client dans le cadre de NAiOS et, lorsque l'amélioration est utile à d'autres entreprises, l'intègre à la plateforme. Les données de chaque client ne sortent pas de son compte. S'il vous manque quelque chose, dites-le-nous depuis Support.
