Cette semaine, entre le jeudi 8 et le mercredi 14 octobre, de nouvelles versions de quinze modules de NAiOS sont sorties. Presque toutes sont nées d'un ticket de support : quelqu'un a demandé quelque chose le lundi et l'avait sur son compte le mardi, puis, peu après, sous forme de mise à jour du module, le reste des clients en profitait. Cet article explique ce qui a changé, module par module, et en profite pour faire quelque chose que vous nous demandez souvent : vous dire à quoi ressemble chaque élément de NAiOS, car vous utilisez déjà presque tout ce qui se trouve ici sous un autre nom.
C'est pourquoi chaque bloc comporte trois parties. Les nouveautés, en deux phrases. Cela vous rappellera, trois logiciels que vous connaissez sûrement. Et si vous les utilisez déjà : comment NAiOS s'intègre avec eux, en s'y connectant, en important ce que vous avez ou en les remplaçant lorsque vous préférez tout centraliser au même endroit.
ERP : facturer, encaisser et ne courir après personne
La nouveauté. Une facture émise se transforme en service récurrent en un clic : chaque ligne devient un contrat avec sa périodicité et son jour, et l'ERP facture tout seul. Les relances de paiement partent sans que personne n'ait à les écrire : jusqu'à trois paliers de jours après l'échéance, avec le PDF joint et un texte que vous pouvez modifier ; le client qui ne souhaite pas les recevoir est marqué dans sa fiche. Les tarifs par client sont également disponibles : des listes de prix avec remise générale ou prix spécifique par article, des prix spéciaux dans la fiche client, et chaque devis est généré avec le tarif qui lui correspond. De plus : les actifs du client à partir du devis signé, la marge par ligne qui n'apparaît pas sur le PDF, la certitude de savoir si le client a réellement ouvert le document (les scanners de courrier ne comptent plus), des filtres d'état multiples, un texte légal en pied de page de tous les PDF et les clients intracommunautaires avec leur mention spécifique.
Cela vous rappellera Holded, Sage 50 et Odoo.
Si vous les utilisez déjà. Le catalogue et les clients s'importent via Excel ; le journal de votre cabinet comptable s'importe depuis a3, ContaPlus ou Sage ; et ce que vous générez ici s'exporte en CSV ou au format ContaPlus pour que votre cabinet comptable puisse continuer à utiliser son logiciel. Si vous souhaitez plutôt arrêter de payer pour trois outils différents, l'ERP, la Comptabilité et la Trésorerie de NAiOS sont la même donnée vue depuis trois endroits différents.
Comptabilité : le livre qui se lit comme un livre
Nouveauté. Le journal propose deux vues : « Écritures », une ligne par écriture, et « Lignes d'écriture », le livre journal ligne par ligne avec sous-compte, nom du compte, libellé, Débit et Crédit, comme le lit un comptable dans son logiciel habituel. Le Grand livre bénéficie de sa propre page : vous choisissez les clients, fournisseurs, banques ou dépenses, vous cliquez sur le sous-compte et vous visualisez le solde initial, le solde progressif et les totaux, avec son PDF. Un moteur de recherche retrouve les écritures par nom de client ou de fournisseur, par libellé, document ou sous-compte. Et la TVA du trimestre se liquide en un clic : l'aperçu affiche la TVA collectée, la TVA déductible et le résultat, et propose l'écriture contre le 4750 ou le 4700. Journal et Grand livre en PDF, format classique, pour le cabinet comptable ou un contrôle.
Cela vous rappellera a3, Sage 50 et ContaPlus.
Si vous les utilisez déjà. La différence fondamentale est qu'ici, la comptabilité s'écrit toute seule : chaque facture, chaque dépense et chaque encaissement rapproché génère son écriture, proposée pour que vous la révisiez. Si votre cabinet comptable travaille avec l'un de ces logiciels, vous pouvez lui exporter le journal dans son format ou importer le sien pour que les deux livres concordent. Si vous préférez qu'il travaille directement ici, vous pouvez l'inviter dans votre entreprise avec des droits de comptable.
Trésorerie : la banque, ligne d'écriture par ligne d'écriture, et l'AEAT
La nouveauté. Tout mouvement de l'extrait bancaire sans facture associée (une commission, un virement générique, un prélèvement) se comptabilise depuis le mouvement lui-même : vous cliquez sur « Comptabiliser », le système vous propose la contrepartie selon le nom du donneur d'ordre ou du bénéficiaire, et l'écriture est générée sur le compte 572 de cette banque. Les prélèvements de l'AEAT (l'administration fiscale espagnole) sont traités à part : Trésorerie détecte qu'il s'agit de l'AEAT et vous demande le formulaire (303, 111, 130, 202…) ; lorsque vous le sélectionnez, l'outil définit automatiquement le sous-compte correct, le libellé et le document, afin que personne ne saisisse plus jamais un impôt comme s'il s'agissait d'une charge.
Cela vous rappellera le rapprochement bancaire de Holded, Quipu et Agicap.
Si vous les utilisez déjà. Trésorerie lit le relevé au format Norma 43 exporté par n'importe quelle banque espagnole, ou un fichier CSV ou Excel de votre carte, et se connecte également à la banque pour importer automatiquement les mouvements. L'outil ne paie et ne transfère rien : il lit, propose des rapprochements avec vos factures et vos dépenses, et vous validez.
Signature : champs sur le PDF
La nouveauté. Lorsque vous envoyez un document à signer, vous placez les champs directement sur le PDF par glisser-déposer : texte, IBAN, date, numéro, e-mail, case et signature, chacun étant attribué à un signataire. Le signataire les remplit à leur emplacement et reçoit une copie complétée avec le sceau de signature sur chaque case ; l'acte lie l'empreinte de ce document. Le NIF du signataire figure dans l'acte et, dans l'ERP, un devis signé comporte le bloc « Signé électroniquement par… » avec le lien de vérification.
Cela vous rappellera Signaturit, DocuSign et Adobe Sign.
Si vous les utilisez déjà. Ici, la signature est incluse dans l'abonnement et les autres modules la demandent : l'ERP envoie le devis à signer depuis le bouton « Envoyer à signer », et le signataire n'a pas besoin de compte. Tout PDF que vous possédez déjà s'importe et se signe de la même manière.
Courrier : les pièces jointes s'ouvrent là où elles sont
Nouveauté. Les pièces jointes s'ouvrent dans une visionneuse au sein de NAiOS sans les télécharger : PDF, Word, Excel, PowerPoint, texte et CSV sous forme de tableau. Les fichiers HTML s'affichent dans un environnement isolé sans scripts ni accès réseau, et ne s'activent que si vous le demandez. Lorsque vous répondez, vous voyez toujours les champs À, Cc et Cci, avec des fiches par destinataire qui vous avertissent si une adresse est incorrecte ou si vous écrivez à un expéditeur qui n'accepte pas les réponses. La boîte de réception mémorise le compte sur lequel vous vous trouviez.
Cela vous rappellera Gmail, Outlook et Thunderbird.
Si vous les utilisez déjà. Le Courrier de NAiOS se connecte à votre boîte de réception Google ou Microsoft 365, ou à n'importe quel compte IMAP, et la lit depuis la plateforme. L'avantage n'est pas le client de messagerie : c'est que le courrier se trouve à côté de tout le reste. Un e-mail de client se transforme en ticket de support en un clic, ses pièces jointes s'ouvrent dans la même visionneuse que celle utilisée par Talk et Support, et les modèles de réponse sont ceux de votre entreprise.
Talk et Agents : le compagnon qui voit et écoute
La nouveauté. Un agent mentionné dans un groupe Talk peut désormais analyser une image (une capture d'écran, une facture numérisée), transcrire une note vocale et y répondre par sa propre note vocale, accompagnée de sa transcription. Pendant qu'il travaille, le groupe voit l'étape en cours (« rédaction du document dans Office, 3 sur 12 ») et, en cas d'erreur, en reçoit la raison plutôt qu'un simple silence. Les agents ayant accès à de nombreux modules ne voient que les outils correspondant à leur tâche et, s'il leur en manque un, ils le recherchent. Les liens vers les documents créés s'ouvrent dans leur module respectif.
Cela vous rappellera Slack et Microsoft Teams pour Talk ; Zapier, Make et n8n pour les Agents.
Si vous les utilisez déjà. Les Agents se connectent à plus de mille applications grâce aux Connecteurs (Google Drive et Calendar, HubSpot, Notion, Slack, Stripe…), ainsi un agent de NAiOS peut lire et écrire dans ce que vous avez déjà. Et Talk est le chat d'équipe intégrant l'IA au sein même du groupe, avec la base de connaissances de l'entreprise liée : il ne remplace pas WhatsApp avec les clients, il remplace le « est-ce que quelqu'un sait où se trouve le contrat ? ».
Comment fonctionnent les agents de NAiOS : capacités et sécurité
Ces jours-ci, on parle beaucoup d'agents d'IAAgents d'IASystèmes exécutant des tâches multi-étapes sans supervision constante qui font des choses que personne ne leur a demandées. Il convient d'expliquer comment fonctionnent ceux de NAiOS, car ils sont conçus à l'inverse : un agent ne peut rien faire que vous ne lui ayez confié, et toute action qui modifie quelque chose à l'extérieur attend l'approbation d'une personne.
Un agent de NAiOS est une fiche comprenant trois éléments : des instructions en langage clair (ce qu'il doit faire et comment), des outils et des sources. Vous pouvez le rédiger à la main ou le décrire en une phrase pour que « Configurer avec l'IA » vous propose la fiche complète à réviser. Il s'exécute lorsque vous le lancez, selon une planification horaire ou lorsque vous le mentionnez dans un groupe de Talk. Ce qu'il sait faire : lire vos documents de la base de connaissances, consulter et écrire dans les modules de NAiOS (ERP, Support, Office, Social, Courrier…), utiliser les services que vous avez connectés (Gmail, Drive, HubSpot et plus de mille applications), voir des images et transcrire des notes vocales, mémoriser le contexte entre les exécutions et déléguer à d'autres agents spécialisés ayant un champ d'action limité.
Et les règles qui le maintiennent sous contrôle :
- Tout est refusé par défaut. Un nouvel agent ne possède aucun outil. Vous les lui accordez un par un, et les outils multimédias (voir des images, écouter des fichiers audio) sont de plus désactivés tant que vous ne les activez pas.
- Lire oui, agir avec autorisation. Les outils de lecture s'exécutent seuls ; ceux qui modifient quelque chose à l'extérieur (envoyer un e-mail, publier sur les réseaux sociaux, écrire dans un service connecté) attendent votre approbation explicite. Si l'agent travaille depuis un groupe de Talk, la demande apparaît sous forme de carte dans le groupe et seul son propriétaire peut l'approuver. Certaines actions requièrent toujours une intervention humaine, même si vous avez réglé l'auto-approbation sur « tout » : l'ouverture d'un ticket de Support en fait partie.
- Budget et étapes. Chaque exécution a un plafond de tokens et d'étapes. Une exécution qui n'avance pas s'arrête d'elle-même grâce au signal de surveillance, et les outils multimédias ont en outre une limite d'appels et de taille. Le coût est attribué au propriétaire de l'agent.
- Tout est enregistré. Chaque exécution dispose d'un historique que l'on peut passer en revue : ce qu'il a planifié, quel outil il a utilisé, ce qu'il a vu, combien il a consommé et, depuis cette semaine, combien d'outils lui ont été présentés sur combien. Si cela se termine mal, le groupe reçoit le motif et la dernière étape franchie.
- Partager sans prêter ses clés. Un agent se partage avec des autorisations de lecture, d'exécution ou de modification. La personne qui l'utilise n'accède pas à vos comptes connectés : elle utilise l'agent, pas vos identifiants.
- Il s'éteint. N'importe quel agent peut être mis en pause à l'aide d'un interrupteur, le sien ou celui de l'administrateur de la plateforme, et cesse de s'exécuter sur-le-champ.
Nous l'expliquons plus en détail dans l'agent multiplie ce que vous savez déjà, et aussi ce que vous ne savez pas, et la fiche du module se trouve dans Agents.
Base de connaissances : les documents de l'entreprise
Nouveauté. Le dossier d'entreprise fonctionne comme un référentiel : les utilisateurs autorisés y créent des sous-dossiers, le fichier original est conservé (avec un quota distinct pour l'entreprise) et s'ouvre dans la visionneuse depuis la fiche. L'onglet « Documents » de la fiche Entreprise récapitule les dossiers, l'espace utilisé et les derniers imports, et Legal y conserve ses dossiers. Lorsque vous importez un document dans votre espace personnel, vous pouvez cocher « Conserver l'original » et le télécharger plus tard.
Cela vous rappellera Google Drive, SharePoint et Notion.
Si vous les utilisez déjà. La base de connaissances n'est pas un simple disque : c'est ce que le chat et les agents lisent lorsque vous leur posez des questions. Tout document, PDF, image ou fichier audio que vous importez est indexé, et le chat indique d'où il tire chaque réponse. Votre équipe peut continuer à enregistrer ce qu'elle souhaite dans Drive ou SharePoint ; ce que l'IA doit savoir sur votre entreprise, les contrats, les tarifs, les procédures, est importé ici et reste organisé par dossiers, avec ses originaux.
Formulaires : avec votre couleur, votre logo et des fichiers
Nouveauté. Chaque formulaire a sa propre apparence : thème, couleur principale et logo, qui colorent la page publique et la page de remerciement. Et un champ « Fichier » : la personne qui répond peut joindre des documents ou des images, jusqu'à de cinq par champ, avec un téléchargement réservé au propriétaire et aux collaborateurs.
Cela vous rappellera Google Forms, Typeform et Jotform.
Si vous les utilisez déjà. Un formulaire de NAiOS se publie avec un lien public, tout comme ces derniers, et les réponses vous parviennent par courrier et restent enregistrées à l'intérieur, avec leurs fichiers, pour les exporter en CSV ou les lire dans la visionneuse. Et l'assistant le génère pour vous si vous lui décrivez ce que vous souhaitez demander, avec le champ de fichier inclus.
Social : carrousel sur Instagram
La nouveauté. Une publication accepte jusqu'à dix images : sur Instagram, elle est publiée sous forme de carrousel, sur LinkedIn, toutes sont publiées, et sur les autres réseaux, seule la première s'affiche, ce qui est indiqué dans l'aperçu. Les pages Facebook se choisissent lors de l'association du compte.
Cela vous rappellera Metricool, Hootsuite et Buffer.
Si vous les utilisez déjà. Social publie sur vos comptes Instagram, Facebook et LinkedIn via les Connecteurs, avec un calendrier et un aperçu. Ce qui change, c'est l'origine : le texte et les images proviennent du même chat où vous préparez tout le reste.
Support : le ticket naît du chat
Nouveauté. Depuis n'importe quelle conversation du chat, un ticket est ouvert avec un résumé généré par l'IA (problème, ce qui a été testé, ce que l'utilisateur attend) et la conversation en dessous. L'équipe peut suspendre les inscriptions d'un utilisateur spécifique, et le tri par IA se configure en trois modes depuis le panneau. Les pièces jointes utilisent la même visionneuse que Courrier et Talk.
Cela vous rappellera Zendesk, Freshdesk et HubSpot Service.
Si vous les utilisez déjà. Le Support de NAiOS est celui que nous utilisons nous-mêmes avec nos clients : chaque module de cette liste est né d'un ticket ouvert là-bas. Si votre entreprise gère des clients, vous l'avez inclus, avec un portail pour l'utilisateur, une boîte de réception pour l'équipe et la création depuis le courrier ou depuis le chat.
GIS : la carte, sur le terrain et par satellite
Du nouveau. Le module que nous avons présenté samedi a continué d'évoluer : les fichiers KML et KMZ de Google Earth avec leurs dossiers et couleurs, le profil d'altitude d'un itinéraire, les vues 3D enregistrées avec un lien, les projets partagés avec des personnes précises, et, pour l'élevage, les paddocks et points d'eau avec leur superficie en hectares, la charge animale et le pâturage estimé par satellite avec Sentinel-2.
Cela vous rappellera Google Earth, QGIS et ArcGIS Online.
Si vous les utilisez déjà. Ce que Google Earth exporte s'ouvre ici tel quel, tout comme le fichier zip shapefile de l'administration. GIS ne veut pas être un GIS de bureau : il veut que la carte que l'on vous a envoyée s'ouvre en une minute, que le chat la lise comme une simple pièce jointe et que quiconque ignore ce qu'est une projection puisse la voir.
Cette semaine également
- Galicien. Toute la plateforme, les modules et le site web sont disponibles en galicien, aux côtés du castillan, du catalan, de l'anglais, du français, du portugais et de l'allemand.
- Chat. Une case dans les paramètres, « Artefacts uniquement si je le demande », pour ceux qui préfèrent que l'assistant réponde par du texte, sauf s'ils lui demandent un document. Et les onglets des modules affichent un preloader avec le nom du module pendant leur chargement.
- Office. « Enregistrer dans Office » depuis n'importe quel document généré par le chat, pour continuer à l'éditer là-bas.
- Sécurité. Dépendances à jour et pare-feu applicatif sur la plateforme.
Comment nous travaillons
Chaque ticket est traité de manière manuelle et hyper-personnalisée. Un membre de l'équipe le lit, comprend la situation de cette entreprise et configure son compte NAiOS pour y répondre, toujours dans le cadre de NAiOS : son noyau, ses modules et notre guide de travail interne, qui définit comment chaque modification est construite, testée et documentée. Ce qui découle d'un cas concret devient une version du module, passe ses tests et devient disponible pour tous les clients avec son guide mis à jour ; et nous répondons dans le ticket en indiquant ce qui a changé et où cela se trouve. Les données de chaque entreprise ne sortent pas de son compte : ni pour construire, ni pour tester, ni pour en parler ici.
Si vous utilisez l'un des logiciels que nous avons mentionnés et que vous souhaitez savoir comment NAiOS s'intègre avec lui, ouvrez un ticket ou écrivez-nous : nous répondons avec la procédure, pas avec une démo.
Qu'est-ce que NAiOS
NAiOS est une plateforme logicielle pour PME avec l'intelligence artificielle intégrée : un chat qui connaît votre entreprise et un catalogue de modules qui couvrent ce dont une entreprise a besoin au quotidien, facturation et comptabilité, trésorerie, signature, courrier, chat d'équipe, support, formulaires, réseaux sociaux, cartes, et qui communiquent entre eux car ils partagent les mêmes données. Elle s'utilise dans le navigateur, se souscrit par forfaits avec modules inclus et chaque compte se configure sur mesure pour l'entreprise. Nous en parlons calmement dans NAiOS, expliqué aujourd'hui, et le catalogue complet se trouve dans Modules.
