Formation en IA obligatoire (art. 4 de l'AI Act) : comment la payer avec votre crédit FUNDAE

Chaque entreprise ayant des salariés paie tous les mois une cotisation pour la formation professionnelle. Une partie revient sous forme de crédit de formation, qui est dépensé en cours pour le personnel et récupéré en le déduisant des cotisations à la Sécurité sociale. C'est de l'argent déjà payé. Et dans la majorité des PME, il expire chaque 31 décembre sans que personne n'y ait touché.

Pendant ce temps, il existe une formation qui, depuis février de 2025, est obligatoire pour toute entreprise utilisant l'intelligence artificielle : l'alphabétisation en IA de l'article 4 du règlement européen sur l'IA. Associer les deux semble évident. Ce qui l'est moins, c'est comment, car la « déduction sur les cotisations sociales » n'est pas un label attribué à un cours : c'est un processus réalisé par l'entreprise, avec des exigences concrètes. Ce guide les passe en revue une à une.

De quel crédit dispose votre entreprise

Le crédit est calculé sur la base des cotisations de l'entreprise pour la formation professionnelle l'année précédente, en appliquant un pourcentage fixé chaque année par la loi de finances et qui dépend des effectifs :

• De 1 à 5 personnes : un minimum garanti de 420 € par an, quelle que soit la cotisation.
• De 6 à 9 : 100 % du montant cotisé (et jamais moins de 420 €).
• De 10 à 49 : 75 %.
• De 50 à 249 : 60 %.
• 250 ou plus : 50 %.

Pour une entreprise de moins de 50 personnes, le crédit réel se situe généralement entre ces 420 € et quelques milliers d'euros. Il peut être consulté sur l'application de FUNDAE avec un certificat numérique, ou votre cabinet comptable peut s'en charger. Un détail que presque personne n'exploite : les entreprises de moins de 50 salariés peuvent cumuler le crédit non dépensé d'une année sur les deux suivantes, en cochant l'option correspondante avant le 30 juin.

Il y a une contrepartie à partir de 6 personnes dans l'effectif : l'entreprise doit prendre en charge une partie du coût sur ses fonds propres, de 5 % (de 6 à 9) à 40 % (250 ou plus). En pratique, c'est presque une formalité, car cette part peut être couverte par le salaire des heures durant lesquelles le personnel se forme pendant le temps de travail, sans dépense supplémentaire. Les micro-entreprises jusqu'à 5 personnes ne contribuent en rien.

Ce que FUNDAE ne fait pas

Il convient de déconstruire deux idées avant de poursuivre. La première : FUNDAE n'homologue pas les cours. Il n'existe pas de label « cours déductible » qu'un prestataire pourrait afficher. Ce qui existe, c'est une action de formation que votre entreprise notifie, dispense selon certaines exigences et déduit ensuite de ses cotisations. La seconde : ce n'est pas une subvention. Personne ne vous verse d'argent ; l'entreprise déduit le montant sur la déclaration de cotisations du mois suivant la fin du cours, au cours de la même année civile.

C'est pourquoi, lorsqu'un prestataire vous dit « ce cours est déductible des cotisations sociales », ce qu'il vous dit en réalité, c'est « ce cours remplit les conditions pour que vous puissiez le déduire de vos cotisations ». La responsabilité, tout comme le dossier, incombent à l'entreprise.

Les cinq étapes

1. Vérifier le crédit disponible et décider qui gère la démarche : l'entreprise elle-même dans l'application de FUNDAE, ou une entité organisatrice (généralement le cabinet comptable ou un centre de formation enregistré) qui le fait pour elle et regroupe plusieurs entreprises.
2. Notifier le début de l'action de formation au moins 2 jours ouvrables à l'avance : contenu, heures, modalité, participants, dates. S'il y a des représentants du personnel, ils doivent en être informés préalablement et disposent de 15 jours ouvrables pour se prononcer.
3. Dispenser la formation conformément aux exigences de la modalité (pour la formation à distance, celles de la section suivante).
4. Notifier la finalisation avec la liste des participants ayant terminé et le coût, qui doit être justifié par une facture au nom de l'entreprise.
5. Appliquer la déduction sur les cotisations sociales le mois suivant. Et conserver le dossier pendant quatre ans, délai durant lequel le Service public de l'emploi peut le réclamer.

Ce que FUNDAE exige lorsque le cours est en ligne

La formation en ligne est appelée, dans leur jargon, formation à distance, et elle possède ses propres règles. Celles qui importent vraiment sont les suivantes :

• Une plateforme disponible 24 heures sur 24, qui enregistre l'activité de chaque participant et permet le suivi continu de ses progrès.
• Contrôles d'apprentissage : pour qu'une personne soit considérée comme formée, elle doit avoir effectué au moins 75 % des contrôles périodiques de suivi prévus dans le cours. En formation à distance, on ne mesure pas l'assiduité en heures de connexion, on mesure cela.
• Un tuteur ayant une formation méthodologique en enseignement en ligne ou au moins 30 heures d'expérience, joignable via la plateforme elle-même, avec un maximum de 80 participants par tuteur.
• Des copies de sauvegarde des données et un accès à la plateforme pour les actions de suivi et de contrôle de l'administration, le cas échéant.
• Un plafond financier : FUNDAE prend en compte un maximum de 7,5 € par heure et par participant en formation à distance. La déduction sur les cotisations sociales ne dépasse jamais le coût réel du cours.

Les chiffres pour notre cours

Chez NAiOS Academy, nous avons publié « IA avec discernement · Alphabétisation en IA (art. 4 AI Act) » : cinq parcours par rôle d'une durée de 2 à 6 heures, 83 leçons avec voix off, un examen final avec un seuil de réussite de 75 % et un certificat vérifiable, à partir de 30 € par personne. Avec le module de 7,5 € par heure, le calcul est simple :

• Parcours de 2 heures (tout le personnel) : jusqu'à 15 € déductibles par personne, soit la moitié du cours.
• Parcours de 4 heures ou plus (utilisateurs intensifs, services sensibles, direction, informatique) : les 30 € complets. Le crédit couvre l'intégralité du cours.

Avec le minimum garanti de 420 €, une micro-entreprise forme l'ensemble de son personnel et il lui reste du crédit. Et si cela est planifié au cours du dernier trimestre, l'obligation de l'article 4 est respectée juste avant que le crédit de l'année n'expire.

Quelle partie du dossier se génère automatiquement

L'inspection de l'article 4 et celle de FUNDAE demandent des éléments similaires : qui a fait quoi, quand, et avec quel résultat. La plateforme les génère au fur et à mesure de la progression du cours. Chaque leçon terminée est datée ; le diagnostic initial, les questions par chapitre et l'examen sont enregistrés avec leur score ; le certificat comporte un code et un QR code que n'importe qui peut vérifier. Lorsque l'entreprise achète le cours pour son équipe via NAiOS Classroom, le responsable de la formation voit sur son tableau de bord la progression de chaque personne, qui a terminé et qui s'est arrêté en cours de route, et peut exporter ces données pour les joindre à la notification de finalisation.

Ce qui ne se fait pas tout seul, et qu'il faut définir avant de notifier le début, c'est le tutorat : qui répond aux questions des participants pendant le cours et avec quel engagement de délai de réponse. Nous l'organisons avec vous et votre entité organisatrice, avec le nombre d'heures à déclarer par parcours, afin que la notification de début soit correcte dès la première tentative.

Comment commencer

Trois choses, dans cet ordre. Premièrement, demandez à votre cabinet comptable de quel crédit vous disposez cette année et s'il agit déjà en tant qu'entité organisatrice ; si ce n'est pas le cas, nous travaillons avec l'une d'elles. Deuxièmement, décidez quel parcours correspond à chaque personne : on ne peut pas former de la même manière quelqu'un qui rédige des e-mails et quelqu'un qui prend des décisions sur des CV, et cela, en plus d'être exigé par l'article 4, détermine les heures à déclarer. Troisièmement, écrivez-nous depuis la page de contact en indiquant vos effectifs approximatifs et nous vous enverrons le calendrier et le coût réel après déduction des cotisations sociales.

En résumé

• Le crédit de formation est de l'argent déjà cotisé, avec un minimum de 420 € par an, et il expire le 31 de décembre. Les entreprises de moins de 50 personnes peuvent le cumuler en en faisant la demande avant le 30 juin.
• FUNDAE n'homologue pas les cours : c'est l'entreprise qui applique la déduction, en notifiant l'action au moins 2 jours ouvrables avant de commencer et en appliquant la déduction sur les cotisations à la fin.
• En formation à distance, est comptabilisé quiconque réalise au moins 75 % des contrôles d'apprentissage, avec un tuteur pour 80 participants au maximum et un plafond de 7,5 € par heure et par personne.
• Avec un parcours de 4 heures ou plus, le cours d'alphabétisation en IA de NAiOS Academy est entièrement couvert par le crédit. Les leçons datées, les scores et le certificat vérifiable constituent le dossier requis tant par FUNDAE que par l'article 4.

Sources

• FUNDAE : déduction sur les cotisations des actions programmées — comment fonctionnent le crédit et la déduction.
• FUNDAE : questions fréquentes — délais de notification, exigences de la formation à distance et tutorats.
• Loi 30/2015, régissant le système de formation professionnelle pour l'emploi, le Décret royal 694/2017 et l'Arrêté TMS/368/2019 — crédit, cofinancement, réserve de crédit, tuteurs en formation à distance et critère des 75 % de contrôles. Les pourcentages de crédit par effectif sont fixés chaque année par la loi de finances de l'État.
• Formation obligatoire en IA (art. 4 AI Act) : ce qu'elle exige et comment le prouver — l'obligation que ce guide aide à financer.

Cet article est informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou social. Les pourcentages, modules et délais sont ceux en vigueur à la date de publication ; veuillez les confirmer avec votre cabinet comptable ou sur le site de FUNDAE avant de notifier une action de formation.