Eine Beratung führt das steuerliche Leben von Dutzenden von Unternehmen mit einem Mosaik aus Werkzeugen: das Buchhaltungsprogramm auf der einen Seite, das Lohnprogramm auf der anderen, der Steuerkalender in einer Tabelle, die Dokumentation der Kunden, die per E-Mail und WhatsApp eintrifft, und die Akten in Netzwerkordnern. Jedes Teil funktioniert; was nicht funktioniert, ist das zwischen: Unterlagen nachverfolgen, Papierkram jagen, manuell abgleichen. Bei NAiOS haben wir etwas anderes geschaffen: den kompletten Zyklus des professionellen Büros in einem einzigen System — mit dem Kunden integriert.
Der Kontrollturm: das Portfolio und der Kalender, der von selbst arbeitet
Alles beginnt bei NAiOS Gestoría: jeder Kunde mit seinem steuerlichen Profil (vierteljährliche oder monatliche MwSt.; 303, 130, 111, 115, 347, 390, 200) und einem Kalender, der automatisch die Abgaben für jeden Zeitraum generiert, mit einem Portfolio-Ampelsystem, Benachrichtigungen eine Woche und einen Tag im Voraus, für immer archivierte Nachweise und Kunden, die einem Mitarbeiter zugewiesen sind.
Und ab jetzt die Felder: für die gängigen Modelle öffnet der AEAT-Button die Felder, die aus den realen Zahlen des Kunden berechnet wurden — Grundlagen und Quoten nach Typ, Äquivalenzzuschlag, abzugsfähig, Ergebnis — überprüfbar und bearbeitbar auf dem Bildschirm, mit der Präsentationsdatei bereit für den Sitz. Die direkte elektronische Einreichung als sozialer Mitarbeiter ist bereits installiert, mit der Philosophie des Hauses im Produkt verankert: es wird im Testmodus gestartet, und der Echtmodus wird nur mit einer akzeptierten Einreichung im Testumfeld freigeschaltet. Ohne ausdrückliche Bestätigung des Beraters gibt es keinen Versand, niemals, und jeder Versuch bleibt in einem Protokoll, das nicht überschrieben werden kann.
Der Arbeitszyklus des Monats, wirklich abgeschlossen
Wenn der Kunde sein Team bei NAiOS RRHH hat (mit seinem Zeiterfassung inklusive), wird der Monat in vier Schritten abgeschlossen: die Änderungen (Einstellungen, Entlassungen, Abwesenheiten, Stunden) kommen am 25. von selbst; die Gehaltsabrechnung wird in der gewohnten Lohnsoftware verarbeitet — hier berechnen wir keine Gehälter, und das sagen wir laut —; der PDF-Stapel wird an jeden Mitarbeiter mit Empfangsbestätigung verteilt; und die Neuheit: ein CSV mit den Beträgen (brutto, netto, Unternehmens-SS, IRPF), das in einer Minute die Unternehmenskosten des Monats in der Akte jedes Kunden und in der Zeile „Gehaltsabrechnung“ in seiner Liquiditätsprognose anzeigt.
Und die eigene Berechnung? Hier kommt der Teil, den wir gerne erzählen: Innerhalb von HR läuft bereits ein schattenhaftes Gehaltsabrechnungssystem. Es gibt nichts aus — es berechnet parallel und vergleicht sich mit den tatsächlichen Beträgen der Lohnsoftware, Konzept für Konzept, mit einer Reihe von Monaten, die übereinstimmen, und einem Ziel in sechs. Nur wenn es ein halbes Jahr lang mit den tatsächlichen Gehältern übereinstimmt, werden wir den nächsten Schritt in Betracht ziehen. Wir bevorzugen einen Motor, der sich das Vertrauen erarbeitet, anstatt einen, der es verlangt.
Die Buchhaltung, die sich von selbst schreibt
Das fehlende Puzzlestück: ein vollständiges Buchhaltungsmodul des Allgemeinen Rechnungslegungsplans, in dem das Journal generiert wird. Jede ausgestellte Rechnung, jede Ausgabe und jede in Kasse abgeglichene Zahlung wird zu ihrem Buchungssatz, mit den automatisch erstellten Unterkonten für Kunden und Lieferanten. Die Buchungen entstehen vorgeschlagen und werden nach Überprüfung im Batch verbucht; verbucht ist unveränderlich, und eine Korrektur ist eine umgekehrte Buchung — wie es sein sollte.
- Hauptbuch mit laufendem Saldo, Summen und Salden, GuV und Bilanz, auf dem Bildschirm oder exportiert in ein Blatt.
- Geführter Jahresabschluss: Regulierung, Abschluss und Eröffnung des folgenden Jahres, mit Vorbedingungen, die ein Schließen mit offenen Punkten verhindern.
- Analytik nach Dimensionen mit automatisch etikettierten Ausgaben nach Lieferant und Anlagevermögen mit exakter monatlicher Abschreibung.
- Export A3 / ContaPlus, um während der Übergangsphase mit dem gewohnten Programm zu koexistieren.
Unser Lieblings-Test: der Saldo des Umsatzsteuerkontos gegen die Zusammenfassung des Quartals von der Steuerberatung. Passt auf den Cent genau — denn beide lesen die gleichen Zahlen, nicht zwei Kopien.
Das Portal des Mandanten: der Kunde endlich drin
Es war das am häufigsten nachgefragte Puzzlestück und verändert die gesamte Beziehung. In der Akte eines jeden Kunden gibt es einen Button „Kundenportal“: Du lädst ihn per E-Mail ein und eröffnet sein kostenloses Konto auf derselben Seite, in zwei Klicks — ohne separate Registrierungen. Von diesem Moment an:
- Du forderst Dokumente an und er lädt sie von seinem Handy hoch. Jede Datei bleibt in Quarantäne, bis jemand aus dem Büro sie validiert; wenn du sie ablehnst, erhält er den Grund und lädt sie erneut hoch. Ein validiertes Dokument landet nur in den Akten des Dossiers.
- Er sieht den Status seiner Angelegenheiten — nur das, was du aktivierst, Schalter für Schalter: die Ampel seiner Steuern (niemals Beträge oder Honorare), die Phase seiner Akten (niemals die eingeschränkten, noch Stunden oder Tarife), seine Rechnungen, seine ausstehenden Unterschriften und deinen Terminlink.
- Nichts ist standardmäßig sichtbar, und wenn ein Zugang widerrufen wird, schalten sich seine Blöcke von selbst aus. Das Berufsgeheimnis liegt im Design, nicht im Vertrauen.
Akten, Fristen und Minuten — und alles abgerechnet
Für die Kanzlei, die zudem Mandate führt, bietet NAiOS Kanzlei die Akten mit unveränderlichem Protokoll, die Fristen mit doppeltem Schlüssel (der Motor berechnet die Werktage und zeigt die Aufschlüsselung; es gibt keine Benachrichtigung, bis ein Mensch bestätigt), die Kontrolle von Interessenkonflikten und die Minuten, die den Entwurf der Rechnung im ERP hinterlassen. Und das Geld schließt den Kreis: Fakturierung mit VeriFactu serienmäßig, elektronische Rechnung gemäß dem Gesetz Crea y Crece unterzeichnet, FACe optional für diejenigen, die an Verwaltungen fakturieren (DIR3-Codes in der Akte und unterzeichnete Facturae obligatorisch), und die Kasse abgestimmt mit einer Prognose von 30/60/90 Tagen.
Drei Möglichkeiten, es zu nutzen
Die steuerliche und buchhalterische Beratung meldet ihr Portfolio an, lässt den Kalender die Perioden generieren, reicht mit den berechneten Feldern als Referenz ein und übergibt jedem Kunden sein Portal für die wiederkehrende Dokumentation. Die Buchhaltung ihrer eigenen Kunden mit ERP wird automatisch erstellt.
Die Arbeitsverwaltung erhält die Änderungen am 25., verteilt das Paket der Löhne mit Empfangsbestätigung, importiert die Beträge in einer Minute und sieht die Kosten für jedes Unternehmen — während der Schattenmotor Monate parallel ansammelt.
Die juristisch-wirtschaftliche Kanzlei führt Insolvenz- und Erbschaftsverfahren in Akten mit bestätigten Fristen und Zugangsbeschränkungen, fordert die Dokumentation über das Portal an (die Liste einer Erbschaft, umgewandelt in Anfragen), erstellt die Minuten aus der Akte und die Rechnung mit ihrer Serie.
Der Text, der uns definiert
Alles Delikate teilt drei Regeln: nichts geht ohne menschliche Überprüfung hinaus (Präsentationen, Sendungen, Ausgaben — immer mit ausdrücklicher Bestätigung); die sensiblen Schritte werden mit gemessenen Schlössern eingeführt (Testmodus vor echtem Modus, parallel vor Ausgabe); und was noch nicht funktioniert, wird gesagt — die BETA-Labels und ehrlichen Hinweise sind Teil des Produkts. So gewinnt eine Plattform eine Kanzlei: ohne Rauch.
Der Start dauert fünf Minuten
Das Portfolio wird an einem Nachmittag angemeldet, der Steuerkalender wird automatisch generiert und das erste Kundenportal wird in zwei Minuten versendet. Wenn du das Gesamtbild der Plattform sehen möchtest, beginne mit warum NAiOS — und wenn du eine Beratung oder eine Kanzlei hast, schreibe uns: diese Suite wird mit echten Kanzleien gebaut, und das merkt man.
