En la mayoría de pymes, "RRHH" es una carpeta de Excels: uno con las vacaciones, otro con las horas, una bandeja de correo llena de nóminas en PDF y un cajón con contratos que nadie sabe cuándo caducan. Funciona hasta que deja de funcionar: una inspección pide el registro de jornada, un empleado reclama días que ya gastó, o la nómina de marzo aparece reenviada a la persona equivocada.
NAiOS RRHH es la capa laboral de tu empresa dentro de NAiOS: el expediente de cada empleado, el registro de jornada, las vacaciones y ausencias, y un portal donde cada persona ficha y recibe su nómina con acuse. Todo conectado con el resto de la plataforma — el calendario, las hojas de cálculo, los formularios y el chat con IA.
Lo que resuelve, pieza a pieza
El expediente del empleado, por fin en un solo sitio
Cada empleado tiene su ficha: datos de contrato, jornada semanal, puesto, DNI y sus documentos — contrato firmado, titulaciones, reconocimientos médicos. Los documentos admiten fecha de caducidad, y el sistema avisa 30 días antes de que venza un reconocimiento médico o un certificado. Se acabó descubrir en la auditoría que la formación de riesgos laborales caducó hace ocho meses.
El registro de jornada que exige la ley
Desde 2019, el registro diario de jornada es obligatorio por ley para todas las empresas en España (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), y media pyme lo sigue llevando en una plantilla de Excel que se rellena a final de mes de memoria. En NAiOS RRHH cada empleado ficha entrada y salida desde su portal, con un botón grande que funciona igual de bien en el móvil. El gestor ve en tiempo real quién está fichado, el informe mensual calcula las horas de cada persona contra su jornada de contrato, y con un clic la hoja del mes se exporta a NAiOS Office lista para archivar o enviar.
Vacaciones y ausencias sin pelotas de correo
El empleado solicita sus vacaciones o comunica una baja desde su portal; el responsable la aprueba o la rechaza con un clic — nada se aprueba solo. Cada persona ve su saldo de días en todo momento, y las ausencias aprobadas aparecen automáticamente en NAiOS Calendar: cuando alguien va a convocar una reunión, ve que Marta está de vacaciones antes de convocarla, no después.
El portal de nómina, con acuse de recibo
Las nóminas en PDF se suben una vez — sueltas o en lote — y el sistema las reparte a cada empleado casando el DNI del nombre del fichero con su ficha. Cada persona ve solo las suyas, las descarga de su portal y deja acuse de recibo, de forma que la empresa sabe quién ha recibido qué. Ni un PDF más por correo, ni una nómina en la bandeja equivocada.
Y una decisión de diseño que preferimos contarte nosotros: NAiOS RRHH no calcula nóminas. El cálculo de la nómina española — convenios, bases de cotización, IRPF, Seguridad Social — es territorio del software especializado que tu gestoría ya usa. NAiOS organiza todo lo que pasa alrededor de la nómina, que es donde se pierde el tiempo de verdad, y deja el cálculo a quien lo hace bien.
Altas de personal por formulario
Conecta un formulario de NAiOS Forms con tu empresa y las altas entran solas: la persona nueva rellena nombre, DNI, email y puesto, y su ficha se crea automáticamente con la invitación a su portal enviada. Si el email ya pertenece a un empleado activo, el sistema no duplica: te avisa y no toca nada.
Un copilot que se sabe tu plantilla
El panel lleva un asistente de IAAI CopilotAsistente de IA integrado en herramientas de trabajo integrado que responde con tus datos reales, no con generalidades:
- «¿Quién está fichado ahora mismo?»
- «Hazme el cierre del mes: horas de cada uno contra su contrato»
- «¿Qué solicitudes de vacaciones tengo pendientes de aprobar?»
- «¿Qué documentos caducan en los próximos 30 días?»
Y cuando le pides una acción — fichar, solicitar una ausencia — no la ejecuta por su cuenta: te la deja como propuesta que apruebas con un clic. La IA prepara; tú decides.
El puente con tu gestoría
Aquí está la joya. Si trabajas con una asesoría externa, cada mes se repite el mismo ritual: recopilar las altas, bajas, ausencias y horas extra del mes, escribir el email, esperar las nóminas, reenviarlas una a una. Con NAiOS Gestoría al otro lado, ese ritual desaparece: el día 25 tu empresa genera sola las variaciones del mes y se las entrega a tu asesor dentro de la plataforma; la gestoría calcula las nóminas en su software de siempre, sube el lote de PDFs una vez, y tu portal las reparte a cada empleado con acuse. Un ciclo que era una semana de emails se convierte en dos clics.
Tres maneras de usarlo
La cafetería con turnos. Ocho empleados, turnos partidos, registro de jornada en papel. Cada camarero ficha desde su móvil al entrar y salir; la encargada ve el panel del día y aprueba los cambios de vacaciones desde el suyo. A final de mes, el informe de horas sale solo — y si viene una inspección, el registro está al día sin haberle dedicado ni un minuto.
El estudio que trabaja en remoto. Doce personas entre tres ciudades. Las vacaciones se piden desde el portal y aparecen en el calendario compartido del equipo; las nóminas llegan al portal de cada uno con acuse; los contratos y sus renovaciones viven en el expediente con aviso de caducidad. Nadie pregunta ya «¿cuántos días me quedan?» — lo ven en su portal.
La empresa con gestoría externa. Veinte empleados y una asesoría que lleva las nóminas. Antes: un Excel de variaciones cada mes, reenvíos de PDFs, y el clásico «¿me pasaste la baja de Jordi?». Ahora: las variaciones se generan y entregan solas el día 25, y las nóminas vuelven directas al portal de cada empleado. El gestor y la empresa ven lo mismo, cada uno desde su lado.
Empezar lleva cinco minutos
Activa el módulo, crea tu empresa y da de alta a tu equipo — a mano, o con un formulario de alta que lo hace solo. Cada empleado recibe su invitación al portal por email y puede fichar desde el primer día. NAiOS RRHH forma parte de la plataforma NAiOS, junto al CRM, el ERP con Verifactu, Tasks y Calendar — si quieres la foto completa de por qué todo junto funciona mejor que diez herramientas sueltas, la tienes en este artículo.
