Una asesoría que lleva cuarenta empresas vive en cuarenta mundos a la vez: cada cliente con su IVA, sus retenciones, sus nóminas, su carpeta de papeles y su manera particular de mandar las cosas tarde. La herramienta real de la mayoría de despachos sigue siendo la misma: el correo, un Excel de vencimientos que alguien mantiene a mano, y la memoria del socio que se lo sabe todo.
NAiOS Gestoría es la torre de control del asesor fiscal y laboral dentro de NAiOS: toda la cartera de clientes en un panel con semáforo, un calendario fiscal que genera las presentaciones de cada cliente él solo, el ciclo laboral mensual automatizado con las empresas que usan NAiOS RRHH, y un copilotAI CopilotAsistente de IA integrado en herramientas de trabajo de IA que se sabe tu cartera de memoria.
La cartera, de un vistazo
Cada cliente es una ficha: nombre, NIF, perfil fiscal (¿IVA trimestral o mensual? ¿qué modelos presenta?), y sus vínculos con el resto de la plataforma. El panel de cartera muestra un semáforo por cliente: verde si está al día, ámbar si tiene vencimientos cerca, rojo si algo ya venció. Cuarenta clientes, un vistazo, cero sorpresas.
Y aquí hay una decisión importante sobre la privacidad: si tu cliente lleva su facturación en NAiOS ERP, no le pides que te exporte nada — él te invita a su espacio y tú ves sus números agregados desde tu cartera: pendiente de cobro, facturas del trimestre, IVA. La invitación la controla el cliente, y si un día te revoca el acceso, el agregado se corta en seco. Sus datos son suyos; tú los ves mientras él quiera.
El calendario fiscal que se genera solo
El corazón del módulo. Defines el perfil fiscal de cada cliente una vez — trimestral, con 303, 111 y 130, por ejemplo — y el sistema genera solo el plan del año: cada modelo, de cada cliente, con su fecha límite real de la AEAT. El 303 del cuarto trimestre al 30 de enero, el 111 del cuarto trimestre al 20 de enero, el 347 en febrero, el 390 en enero, el Impuesto de Sociedades en julio. La cola fiscal del despacho muestra todo lo pendiente ordenado por urgencia, y el sistema avisa a la persona asignada siete días antes y en la víspera.
Cuando presentas un modelo, lo marcas como presentado y archivas el justificante en la propia ficha — de forma que cualquier persona del despacho puede encontrar el justificante del 303 del 2T de hace dos años en diez segundos. Y lo decimos claro: NAiOS Gestoría no presenta nada en la AEAT por ti; registra, organiza y archiva. La presentación telemática sigue siendo tuya, con tu certificado y tu criterio.
Tu equipo, con clientes asignados
Invita a los empleados del despacho y asigna a cada uno sus clientes: cada empleado ve solo su cartera — sus clientes, sus vencimientos, sus avisos. El socio lo ve todo; cada técnico, lo suyo. El permiso fino que un despacho de verdad necesita.
El ciclo laboral, sin el ritual del email
Si tu cliente usa NAiOS RRHH, el ritual mensual de las nóminas se automatiza de punta a punta. El día 25, la empresa del cliente genera sola sus variaciones del mes — altas, bajas, ausencias, horas — y te llegan a tu cola laboral, por cliente, sin que nadie escriba un email. Tú calculas las nóminas en tu software de siempre (A3, Sage, el que uses: NAiOS no calcula nóminas, y es una decisión deliberada), subes el lote de PDFs una vez, y el sistema los casa por DNI y los reparte al portal de cada empleado del cliente, con acuse de recibo que tú también ves. Sabes qué empleado ha recibido su nómina y cuál no, sin preguntar.
Comunicar con toda la cartera
¿Cambia el tipo de retención? ¿Se acerca el cierre del trimestre? El botón de Circular redacta un email para toda tu cartera — o los clientes que elijas — y lo deja como borradores en NAiOS Mail, uno por cliente. Nada se envía solo, nunca: tú revisas los borradores y los envías desde tu correo. Es la regla de oro de toda la plataforma: la máquina prepara, el humano decide.
La hoja del trimestre
Un clic y tienes en NAiOS Office la hoja-resumen del trimestre de toda la cartera: una fila por cliente con su ERP vinculado — facturas, base de ventas, IVA repercutido, IVA soportado y el resultado del 303. Si con algún cliente perdiste el acceso, su fila lo dice honestamente («sin acceso») en lugar de inventarse un cero. La foto del trimestre que antes costaba una mañana, en segundos.
Conectado con todo lo demás
Los vencimientos fiscales aparecen en tu NAiOS Calendar, junto a tus reuniones: el 20 de octubre verás los chips del 303 de cada cliente en tu propio calendario, y un clic te lleva a la cola fiscal. Y si el despacho usa NAiOS CRM, la ficha 360 de cualquier empresa cruza por NIF con tu cartera y muestra su situación fiscal — próximo vencimiento, modelos vencidos — junto a sus facturas, tickets y conversaciones.
El copilot del despacho
El panel lleva un asistente de IA que trabaja con tu cartera real:
- «¿Qué tengo vencido o a punto de vencer?»
- «Hazme el resumen de Carburants: perfil, vencimientos y cómo va su trimestre»
- «Prepara una circular avisando del cierre del 3T a todos los clientes»
- «Pide las variaciones laborales del mes a los clientes con RRHH»
- «Marca como presentado el 303 del 2T de la Clínica»
Las consultas se responden al momento con tus datos. Las acciones — marcar presentado, preparar la circular, pedir variaciones — se quedan como propuestas que apruebas con un clic. En un despacho, donde un error se presenta ante Hacienda, esa pausa no es un detalle: es el diseño.
Tres maneras de usarlo
La asesoría de cuarenta clientes. El Excel de vencimientos se jubila: el calendario fiscal se genera solo y el semáforo dice cada mañana dónde mirar. Cada técnico entra y ve su cartera asignada; el socio ve el conjunto. Los justificantes dejan de vivir en carpetas de red con nombres creativos.
El despacho laboral. Quince clientes con nóminas. Las variaciones llegan solas el día 25 de cada empresa que usa NAiOS RRHH; el lote de PDFs se sube una vez y se reparte solo con acuse. Lo que era la semana temida del mes se queda en una tarde.
La empresa que invita a su asesor. Funciona también al revés: si llevas tu empresa en NAiOS, invita a tu gestoría a tu ERP y a tu RRHH. Tu asesor ve tus números sin pedirte exportaciones, tus variaciones le llegan solas, y tus empleados reciben sus nóminas en su portal. Tú controlas qué ve, y puedes cortar el acceso cuando quieras.
Empezar lleva cinco minutos
Activa el módulo, crea tu despacho, da de alta a tus clientes con su perfil fiscal — y el calendario del año aparece solo. Invita a tu equipo, asígnales carteras, y deja que los avisos hagan el resto. NAiOS Gestoría forma parte de la plataforma NAiOS: la misma casa donde viven el CRM, el ERP, Calendar y RRHH. Si quieres entender por qué una plataforma integrada le gana a diez herramientas sueltas, te lo contamos en este artículo.
