Vom 15. bis zum 24. Oktober haben wir Neuerungen in einem Dutzend NAiOS-Modulen veröffentlicht. Das wichtigste Highlight: Das ERP von NAiOS verbindet sich mit Holded, damit Unternehmen, die dieses nutzen, ihre Daten auch in NAiOS zur Verfügung haben und mit beiden Systemen gleichzeitig arbeiten können. Zudem wurde viel Arbeit in die Module Buchhaltung und Treasury gesteckt, damit Sie das, was das System bereits weiß, nicht manuell erledigen müssen, sowie Verbesserungen bei Mail, in NAiOS Talk und im Kalender vorgenommen. Dies ist der zweite Teil der Serie: Den ersten Teil mit den Neuerungen vom 8. bis zum 14. Oktober finden Sie hier.
In 30 Sekunden
- Verbindung mit Holded: Das ERP importiert Kunden, Produkte, Rechnungen, Zahlungen, Einkäufe und Angebote aus Holded und hält diese auf dem neuesten Stand, solange Sie beide Programme nutzen.
- Automatisiertere Buchhaltung: Stripe-Auszahlungen, die mehrere Zahlungen zusammenfassen, werden auf einmal abgeglichen, der Zahlungseingang einer Rechnung wird bei der Verbuchung der Bank erfasst und Einkäufe in Dollar stimmen mit dem von der Karte abgebuchten Betrag überein.
- Firmenkarten wie bei Ihrem Steuerberater: ein Unterkonto pro Karte und eine monatliche Abrechnung, mit der die Ausgaben des ERP beglichen werden.
- Schnellere Mail: Benachrichtigungen über neue E-Mails ohne Abhängigkeit von KI, Spam- und Blockieren-Buttons, Vorlagen beim Verfassen und Verschieben in Ordner durch Eingabe des Namens.
- NAiOS Talk und Agenten: Befehle mit «/», Einladungen zu NAiOS direkt aus dem Chat und ein Assistent, der Ihnen die Neuigkeiten der Plattform berichtet, ohne Dinge zu erfinden.
ERP: Verbindung mit Holded
Viele Unternehmen wickeln ihre Rechnungsstellung über Holded ab und möchten NAiOS nutzen, ohne ihre Arbeitsweise von heute auf morgen komplett umzustellen. Jetzt kann das ERP von NAiOS eine Kopie dessen, was Sie in Holded tun, auf dem neuesten Stand halten, so lange Sie möchten: einige Wochen, einige Monate oder dauerhaft.
- Was kopiert wird: Kunden und Lieferanten, Produkte und Dienstleistungen, Ausgangsrechnungen und Rechnungskorrekturen mit ihrem Zahlungsstatus, Eingangsrechnungen (als Ausgaben, mit ihrer Zahlung) sowie Angebote, Proforma-Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine.
- Wie es funktioniert: Sie stellen Ihre Rechnungen weiterhin wie gewohnt in Holded aus und NAiOS spiegelt dies wider, sodass Sie Ihre Daten auch in der Buchhaltung, dem Treasury und Talk von NAiOS zur Verfügung haben. Die Rechnungen werden als Historie mit ihrem Originaldatum und ihrer Originalnummer importiert und nicht erneut an die spanische Steuerbehörde (AEAT) übermittelt, da sie bereits in Holded ausgestellt wurden. Wenn Sie sich eines Tages entscheiden, Ihre Rechnungen direkt über NAiOS zu erstellen, haben Sie bereits alle Daten im System.
- Nur Lesezugriff: Die Aktivierung erfolgt über einen schreibgeschützten API-Schlüssel von Holded. NAiOS nimmt niemals Änderungen in Holded vor.
- Alles im Blick: Ein Dashboard zeigt das Ergebnis jeder Synchronisierung, das entsprechende Protokoll und den monatlichen Verbrauch Ihres Holded-Tarifs an. NAiOS stoppt, bevor dieser aufgebraucht ist, und benachrichtigt Sie nach Abschluss über das Glocken-Symbol.
Zudem enthält jedes Angebot, jede Bestellung, jeder Lieferschein und jede Rechnung bereits die jeweilige Zahlungsart (Überweisung, Lastschrift, Barzahlung, Karte oder Payment-Gateway), und auf dem PDF wird die entsprechende Methode angedruckt. Und falls mehrere Varianten im Katalog denselben Namen tragen, lassen sie sich bei der Auswahl in einer Zeile anhand ihrer Artikelnummer unterscheiden.
Kennen Sie vielleicht von: Holded, Sage 50, Factusol. Wenn Sie Holded bereits nutzen: Die ERP-Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie die Verbindung herstellen.
Buchhaltung und Treasury: weniger doppelte Arbeit
Diese Woche floss fast die gesamte Arbeit in dasselbe Ziel: dass Sie das, was bereits an einem Ort erfasst ist, nicht noch einmal an einem anderen erfassen müssen.
- Stripe-Sammelgutschriften: Stripe rechnet mehrere Zahlungseingänge in einer einzigen Gutschrift auf dem Bankkonto ab. Treasury erkennt, welche bereits erfassten Zahlungseingänge diese bilden, und gleicht sie auf einmal ab, oder lässt Sie diese mit Blick auf die Gesamtsumme auswählen.
- Zahlungseingang beim Verbuchen erfassen: Wenn Sie eine Bankbewegung verbuchen und eine offene Rechnung über denselben Betrag vorliegt, wird angeboten, den Zahlungseingang direkt dort zu erfassen. Die Rechnung gilt als bezahlt und später wird nichts dupliziert.
- Die abgeglichene Zahlung verbucht sich von selbst: Beim Anwenden eines Abgleichs in Treasury wird die Buchung des Zahlungseingangs oder -ausgangs direkt als verbucht erstellt.
- Einkäufe in Fremdwährung: Die Ausgabe merkt sich ihre Währung und ihren Wechselkurs. Wenn die Karte etwas mehr oder weniger als die Rechnung abbucht, wird die Differenz automatisch auf Wechselkursdifferenzen gebucht und das Kreditorenkonto steht auf Null.
- Firmenkreditkarten: Ein Unterkonto pro Karte und eine monatliche Abrechnung, genau wie bei Ihrer Steuerberatung. Die Zeilen, die mit einer Ausgabe im ERP übereinstimmen, markieren diese als bezahlt.
- Zahlungen an die AEAT: Bei der Verbuchung einer Belastung durch die AEAT wird das korrekte Formular (Formular 111 (Modelo 111), Formular 303 (Modelo 303), Formular 130 (Modelo 130)…) auf Basis des Belegs der Belastung selbst vorgeschlagen.
- Korrigieren ohne Neuerstellung: Sie können das Aufwandskonto einer vorgeschlagenen Buchung ändern, diese mit den aktuellen ERP-Daten neu erstellen oder die Buchung eines bestimmten Dokuments generieren, ohne etwas anderes anzurühren.
- Bankanbindung: Neuer Weg zur direkten Bankanbindung (PSD2), verfügbar für Unternehmen, die dies anfragen.
«Kennen Sie vielleicht von»: A3, Contaplus, Agicap. Wenn Sie diese bereits nutzen: Das Journal Ihrer Steuerberatung kann importiert werden, und Ihre Steuerberatung kann direkt in NAiOS arbeiten.
Mail: nützliche Benachrichtigungen und weniger Klicks
- Benachrichtigungen über neue E-Mails ohne KI: Jedes Konto entscheidet, ob über alles, über alles außer automatischen Nachrichten (Newsletter, No-Reply...) oder nur über das Relevante laut KI benachrichtigt wird. Wenn mehrere gleichzeitig eingehen, gibt es nur eine einzige gruppierte Benachrichtigung.
- Spam und Absender blockieren direkt aus der Benachrichtigung heraus, in der Glocke, auf dem Mobiltelefon und auf dem Desktop.
- Vorlage beim Verfassen: Jedes Konto kann neue E-Mails mit der von Ihnen gewählten Vorlage beginnen.
- In einen Ordner verschieben durch Eingabe seines Namens und diesen direkt erstellen, falls er noch nicht existiert.
- Signatur pro Konto auch bei Konten, die mit Microsoft 365 oder Google verbunden sind.
Kennen Sie vielleicht von: Gmail, Outlook, Thunderbird.
NAiOS Talk und Agenten
- Befehle mit «/»: Beim Tippen eines Schrägstrichs in einer Unterhaltung erscheinen die verfügbaren Befehle. Der erste, /naios-invite, ermöglicht es Personen mit entsprechender Berechtigung, in vier Schritten jemanden von außerhalb zu NAiOS einzuladen, ohne die Unterhaltung zu verlassen.
- Erwähnungen per Tastatur: In Gruppen lässt sich die «@»-Liste mit den Pfeiltasten durchlaufen und mit Enter auswählen.
- Neuigkeiten der Plattform: Fragen Sie den Assistenten «Was gibt es Neues in NAiOS?» und er berichtet Ihnen darüber basierend auf den Änderungsprotokollen der von Ihnen installierten Module. Und wenn Sie nach einer Funktion fragen, die er nicht kennt, sucht er in der Hilfe danach, bevor er antwortet, und teilt es Ihnen mit, falls er sie nicht findet.
- Sprachausgabe in anderen Sprachen: Die Agenten können Audioaufnahmen auf Englisch, Französisch, Deutsch, Katalanisch, Galicisch, Portugiesisch und in anderen Sprachen mit einer muttersprachlichen Stimme generieren.
Kennen Sie vielleicht von: Slack, Microsoft Teams, ChatGPT.
Terminkalender und Buchungen
- Der Chat und die Agenten greifen auf Ihren Terminkalender zu: Sie suchen nach freien Zeitfenstern basierend auf Ihrer Verfügbarkeit und erstellen, ändern oder löschen Termine.
- Die Beschreibung jeder Terminart unterstützt Formatierungen (Fettgedruckt, Listen und Links), und die öffentliche Buchungsseite zeigt diese so an.
Kennen Sie vielleicht von: Calendly, Google Calendar, Doodle.
Konnektoren und Automatisierungen
- Mehrere Konten desselben Dienstes: Wenn Sie beispielsweise drei Gmail-Konten verbinden, kann die KI bei jeder Anfrage das von Ihnen angegebene Konto verwenden, und die Bestätigungskarte zeigt an, welches verwendet wird.
- Soziale Netzwerke mit Ihren Automatisierungen: Ein geplanter Beitrag kann an Ihr Szenario in Make, Zapier oder n8n übergeben werden, damit er dort veröffentlicht wird, wo es erforderlich ist.
- Mit Holded aus dem Chat verbinden für Administrierende: Informationen in Holded abrufen und erstellen, indem Sie mit dem Assistenten sprechen – immer mit einer Bestätigung, bevor etwas geändert wird.
Kennen Sie vielleicht von: Zapier, Make, n8n.
Auch diese Woche
- CRM: Notizen in einem Datensatz unterstützen mehrere Zeilen.
- Tasks: Boards können über ihr Menü gelöscht werden, und ein Einladungslink, der ohne aktive Sitzung geöffnet wird, führt Sie zur Anmeldung und leitet Sie anschließend wieder zum Board zurück.
- Unternehmen: Das Erstellen eines Unternehmens durch einen Doppelklick oder mit einer bereits vorhandenen NIF erzeugt keine Duplikate mehr.
- Wissensdatenbank: Dokumente, die sich in keinem Ordner befinden, können nun ebenfalls ausgewählt werden, wenn Sie die Chat-Suche einschränken.
- Projekte: Das Anweisungsfeld eines Projekts kann vergrößert werden.
- Module: Die Fenster verfügen über eine schmale Bildlaufleiste in den Farben des Designs, auch im dunklen Modus.
Wie wir arbeiten
Fast alles, was Sie hier sehen, entsteht aus einer konkreten Kundenanfrage. Jede Anfrage wird von einer Person bearbeitet, die das Kundenkonto im Rahmen von NAiOS konfiguriert und die Verbesserung, wenn sie auch anderen Unternehmen nützt, in die Plattform integriert. Die Daten der Kundschaft verlassen nicht das jeweilige Konto. Wenn Sie etwas vermissen, teilen Sie es uns gerne über den Support mit.
