Jedes Unternehmen mit Angestellten auf der Gehaltsliste zahlt jeden Monat einen Beitrag zur Berufsbildung. Ein Teil davon fließt in forma von Weiterbildungsguthaben zurück, das für Kurse für die Belegschaft ausgegeben und durch Verrechnung mit den Sozialversicherungsbeiträgen zurückerstattet wird. Es handelt sich um bereits gezahltes Geld. Und bei den meisten KMU verfällt es an jedem 31. Dezember, ohne dass es jemand angerührt hat.
In der Zwischenzeit gibt es eine Schulung, die ab Februar 2025 für jedes Unternehmen, das künstliche Intelligenz einsetzt, verpflichtend ist: der Aufbau von KI-Kompetenz gemäß Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung. Beide Dinge miteinander zu verbinden, liegt auf der Hand. Weniger offensichtlich ist jedoch, wie, weil „verrechenbar“ kein Label ist, das ein Kurs einfach so trägt: Es ist ein Prozess, den das Unternehmen unter Einhaltung bestimmter Anforderungen durchführt. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch diese Anforderungen.
Wie viel Guthaben Ihr Unternehmen hat
Das Guthaben wird auf der Grundlage der im Vorjahr vom Unternehmen gezahlten Beiträge zur Berufsbildung berechnet. Dabei wird ein Prozentsatz angewendet, der jedes Jahr im Haushaltsgesetz festgelegt wird und von der Größe der Belegschaft abhängt:
- 1 bis 5 Personen: ein garantiertes Minimum von 420 € pro Jahr, unabhängig von der Höhe der Beiträge.
- 6 bis 9 Personen: 100 % der gezahlten Beiträge (und niemals weniger als 420 €).
- 10 bis 49 Personen: 75 %.
- 50 to 249 Personen: 60 %.
- 250 oder mehr Personen: 50 %.
Für ein Unternehmen mit weniger als 50 Personen liegt das tatsächliche Guthaben in der Regel zwischen diesen 420 € und einigen tausend Euro. Es kann über die Anwendung von FUNDAE mit einem digitalen Zertifikat abgefragt oder von Ihrem Steuerberater eingesehen werden. Ein Detail, das fast niemand nutzt: Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten können das nicht genutzte Guthaben eines Jahres für die folgenden zwei Jahre ansparen, indem sie die entsprechende Option vor dem 30. Juni aktivieren.
Ab einer Belegschaft von 6 Personen gibt es jedoch eine Gegenleistung: Das Unternehmen muss einen Teil der Kosten aus eigenen Mitteln beisteuern, und zwar zwischen 5 % (bei 6 bis 9 Personen) und 40 % (bei 250 oder mehr Personen). In der Praxis ist dies fast nur eine Formalität, da dieser Anteil durch die Lohnkosten für die Arbeitsstunden, in denen sich die Belegschaft während der Arbeitszeit weiterbildet, ohne zusätzliche Ausgaben gedeckt werden kann. Kleinstunternehmen mit bis zu 5 Personen müssen keinen Eigenanteil leisten.
Was FUNDAE nicht tut
Bevor wir fortfahren, sollten zwei Missverständnisse ausgeräumt werden. Erstens: FUNDAE zertifiziert keine Kurse. Es gibt kein Siegel „verrechenbarer Kurs“, das ein Anbieter vorweisen könnte. Was es gibt, ist eine Weiterbildungsmaßnahme, die Ihr Unternehmen meldet, unter Einhaltung bestimmter Anforderungen durchführt und anschließend verrechnet. Zweitens: Es handelt sich nicht um eine Subvention. Niemand überweist Ihnen Geld; das Unternehmen zieht den Betrag im Beitragsnachweis des Monats ab, der auf das Ende des Kurses folgt, und zwar innerhalb desselben Kalenderjahres.
Wenn ein Anbieter Ihnen also sagt: „Dieser Kurs ist verrechenbar“, meint er damit eigentlich: „Dieser Kurs erfüllt die Anforderungen, damit Sie ihn verrechnen können“. Die Verantwortung und die Nachweisakte liegen beim Unternehmen.
Die fünf Schritte
- Das verfügbare Guthaben prüfen und entscheiden, wer das Verfahren verwaltet: das Unternehmen selbst in der Anwendung von FUNDAE oder eine Trägerorganisation (in der Regel der Steuerberater oder ein registriertes Schulungszentrum), die dies im Namen des Unternehmens übernimmt und mehrere Unternehmen bündelt.
- Die Meldung des Beginns der Weiterbildungsmaßnahme mindestens 2 Werktage im Voraus einreichen: Inhalt, Stundenanzahl, Durchführungsform, Teilnehmende, Termine. Wenn eine Arbeitnehmervertretung vorhanden ist, muss diese vorab informiert werden und hat 15 Werktage Zeit, um sich dazu zu äußern.
- Die Schulung durchführen unter Einhaltung der Anforderungen der jeweiligen Durchführungsform (beim E-Learning gelten die Anforderungen des folgenden Abschnitts).
- Die Meldung des Abschlusses mit der Liste der Teilnehmenden, die den Kurs beendet haben, und den Kosten einreichen, die durch eine auf den Namen des Unternehmens ausgestellte Rechnung belegt sein müssen.
- Die Verrechnung mit den Sozialversicherungsbeiträgen des Folgemonats anwenden. Und die Nachweisakte vier Jahre lang aufbewahren, da dies der Zeitraum ist, in dem die staatliche Arbeitsverwaltung diese anfordern kann.
Was FUNDAE bei Online-Kursen verlangt
Online-Schulungen werden in der dortigen Fachsprache als E-Learning bezeichnet und unterliegen eigenen Regeln. Die wirklich wichtigen sind folgende:
- Eine rund um die Uhr verfügbare Plattform, die die Aktivitäten aller Teilnehmenden erfasst und eine kontinuierliche Verfolgung ihres Fortschritts ermöglicht.
- Lernkontrollen: Damit eine Person als erfolgreich geschult gilt, muss sie mindestens 75 % der regelmäßigen Lernkontrollen absolviert haben, die im Kurs vorgesehen sind. Beim E-Learning wird nicht die Anwesenheit anhand der Verbindungsstunden gemessen, sondern dies.
- Eine betreuende Person (Tutor) mit methodischer Ausbildung im Online-Unterricht oder mindestens 30 Stunden Erfahrung, die über die Plattform selbst erreichbar ist, mit maximal 80 Teilnehmenden pro betreuender Person.
- Datensicherungen und Zugang zur Plattform für eventuelle Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen der Verwaltung.
- Eine finanzielle Obergrenze: FUNDAE erkennt beim E-Learning maximal 7,5 € pro Stunde und Teilnehmer an. Die Verrechnung übersteigt niemals die tatsächlichen Kosten des Kurses.
Die Zahlen für unseren Kurs
In der NAiOS Academy haben wir den Kurs „IA con criterio · Alfabetización en IA (art. 4 AI Act)“ veröffentlicht: fünf rollenbasierte Lernpfade zwischen 2 und 6 Stunden, 83 vertonte Lektionen, eine Abschlussprüfung mit einer Bestehensgrenze von 75 % und ein überprüfbares Zertifikat, ab 30 € pro Person. Mit dem Satz von 7,5 € pro Stunde ist die Rechnung einfach:
- Lernpfad von 2 Stunden (für die gesamte Belegschaft): bis zu 15 € verrechenbar pro Person, also die Hälfte des Kurses.
- Lernpfad von 4 Stunden oder mehr (Power-User, sensible Bereiche, Geschäftsführung, IT): die vollen 30 €. Das Guthaben deckt den gesamten Kurs ab.
Mit dem garantierten Minimum von 420 € kann ein Kleinstunternehmen seine gesamte Belegschaft schulen und hat noch Guthaben übrig. Und wenn man dies für das letzte Quartal plant, erfüllt man die Anforderungen von Artikel 4 genau vor dem Verfall des Jahresguthabens.
Welcher Teil der Nachweisakte von selbst entsteht
Die Prüfungen zu Artikel 4 und die von FUNDAE verlangen ähnliche Nachweise: wer was wann und mit welchem Ergebnis getan hat. Die Plattform generiert diese Daten während des Kursverlaufs. Jede abgeschlossene Lektion wird mit einem Datum versehen; die Einstiegsdiagnose, die Fragen pro Kapitel und die Prüfung werden mit ihrer Punktzahl erfasst; das Zertifikat enthält einen Code und einen QR-Code, die von jedem überprüft werden können. Wenn das Unternehmen den Kurs für sein Team über NAiOS Classroom bucht, sieht der Schulungsverantwortliche in seinem Dashboard den Fortschritt jeder einzelnen Person, wer fertig ist und wer auf halbem Weg stehen geblieben ist, und kann diese Daten exportieren, um sie der Abschlussmeldung beizufügen.
Was nicht von selbst entsteht und vor der Meldung des Beginns geklärt sein muss, ist die Betreuung: Wer beantwortet die Fragen der Teilnehmenden während des Kurses und innerhalb welcher Frist? Wir organisieren dies gemeinsam mit Ihnen und Ihrer Trägerorganisation, einschließlich der Anzahl der Stunden, die pro Lernpfad deklariert werden sollen, damit die Beginnsmeldung auf Anhieb korrekt ist.
Wie Sie beginnen
Drei Dinge in dieser Reihenfolge. Erstens: Fragen Sie Ihren Steuerberater, wie viel Guthaben Sie in diesem Jahr haben und ob er bereits als Trägerorganisation fungiert; falls nicht, arbeiten wir mit einer zusammen. Zweitens: Entscheiden Sie, welcher Lernpfad für welche Person geeignet ist: Jemand, der E-Mails verfasst, kann nicht auf dieselbe Weise geschult werden wie jemand, der über Lebensläufe entscheidet. Dies wird nicht nur durch Artikel 4 vorgeschrieben, sondern bestimmt auch die zu deklarierenden Stunden. Drittens: Schreiben Sie uns über die Kontaktseite mit der ungefähren Anzahl der Beschäftigten, und wir senden Ihnen den Zeitplan sowie die tatsächlichen Kosten nach der Verrechnung zu.
Zusammenfassung
- Das Weiterbildungsguthaben ist bereits eingezahltes Geld mit einem Minimum von 420 € pro Jahr und verfällt am 31. Dezember. Unternehmen mit weniger als 50 Personen können es ansparen, indem sie dies vor dem 30. Juni beantragen.
- FUNDAE zertifiziert keine Kurse: Das Unternehmen nimmt die Verrechnung vor, indem es die Maßnahme mindestens 2 Werktage vor Beginn meldet und den Abzug nach Abschluss bei den Beiträgen geltend macht.
- Beim E-Learning zählen diejenigen, die mindestens 75 % der Lernkontrollen absolvieren, mit einer betreuenden Person für jeweils bis zu 80 Teilnehmende und einer Obergrenze von 7,5 € pro Stunde und Person.
- Bei einem Lernpfad von 4 Stunden oder mehr wird der Kurs zum Aufbau von KI-Kompetenz der NAiOS Academy vollständig durch das Guthaben abgedeckt. Die datierten Lektionen, die Punktzahlen und das überprüfbare Zertifikat bilden die Nachweisakte, die sowohl von FUNDAE als auch gemäß Artikel 4 verlangt wird.
Quellen
- FUNDAE: bonificación de acciones programadas — wie das Guthaben und die Verrechnung funktionieren.
- FUNDAE: preguntas frecuentes — Meldefristen, Anforderungen an E-Learning und Tutoren.
- Ley 30/2015, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo, das Real Decreto 694/2017 und die Orden TMS/368/2019 — Guthaben, Kofinanzierung, Guthabenreservierung, Tutoren beim E-Learning und das Kriterium von 75 % der Lernkontrollen. Die Prozentsätze des Guthabens nach Belegschaftsgröße werden jedes Jahr im Gesetz über den allgemeinen Staatshaushalt (Ley de Presupuestos Generales del Estado) festgelegt.
- Formación obligatoria en IA (art. 4 AI Act): qué exige y cómo demostrarlo — die Verpflichtung, bei deren Finanzierung dieser Leitfaden hilft.
Dieser Artikel dient ausschließlich der Information und stellt keine Rechts- oder Arbeitsrechtsberatung dar. Die Prozentsätze, Sätze und Fristen entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung; bitte überprüfen Sie diese mit Ihrem Steuerberater oder auf der Website von FUNDAE, bevor Sie eine Weiterbildungsmaßnahme melden.
