Diese Woche, zwischen Donnerstag, dem 8., und Mittwoch, dem 14. Oktober, sind neue Versionen von fünfzehn NAiOS-Modulen erschienen. Fast alle sind aus einem Support-Ticket entstanden: Jemand hat am Montag etwas angefragt, am Dienstag war es bereits im eigenen Account verfügbar und kurz darauf als Modulversion auch für die restliche Kundschaft. Dieser Beitrag beschreibt Modul für Modul, was sich geändert hat, und tut gleichzeitig etwas, worum wir oft gebeten werden: zu erklären, womit die einzelnen Teile von NAiOS vergleichbar sind. Denn fast alles, was es hier gibt, nutzen Sie wahrscheinlich bereits unter einem anderen Namen.
Daher besteht jeder Block aus drei Teilen. Das Neue in zwei Sätzen. Das kennen Sie von – drei Programme, die Sie sicherlich kennen. Und Falls Sie diese bereits nutzen: wie NAiOS sich in diese einfügt, indem es sich verbindet, Ihre vorhandenen Daten importiert oder diese ersetzt, wenn Sie es vorziehen, alles an einem Ort zu haben.
ERP: Abrechnen, kassieren und niemandem hinterherlaufen
Das ist neu. Eine ausgestellte Rechnung wird mit einem Klick zu einer wiederkehrenden Dienstleistung: Jede Position wird in einen Vertrag mit eigener Periodizität und eigenem Tag umgewandelt, und das ERP rechnet automatisch ab. Zahlungserinnerungen werden versendet, ohne dass sie jemand schreiben muss: bis zu drei Eskalationsstufen nach dem Fälligkeitsdatum, mit der PDF-Datei im Anhang und einem Text, den Sie anpassen können. Personen, die diese nicht erhalten möchten, werden einfach in ihrer Kundenakte markiert. Kundenspezifische Tarife sind ebenfalls verfügbar: Preislisten mit allgemeinem Rabatt oder individuellem Preis pro Artikel, Sonderpreise in der Kundenakte, und jedes Angebot wird direkt mit dem entsprechenden Tarif erstellt. Außerdem: Kundenanlagen aus dem unterschriebenen Angebot, Marge pro Position, die nicht auf dem PDF erscheint, Gewissheit darüber, ob das Dokument tatsächlich geöffnet wurde (E-Mail-Scanner zählen nicht mehr mit), mehrfache Statusfilter, Rechtstexte in der Fußzeile aller PDFs und innergemeinschaftliche Kunden mit dem entsprechenden Hinweis.
Das kennen Sie vielleicht von Holded, Sage 50 und Odoo.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Der Katalog und die Kundendaten werden über Excel importiert; das Journal Ihrer Steuerberatung lässt sich aus a3, ContaPlus oder Sage importieren; und alles, was Sie hier erstellen, wird im CSV- oder ContaPlus-Format exportiert, damit Ihre Steuerberatung weiterhin mit ihrem gewohnten Programm arbeiten kann. Wenn Sie nicht mehr für drei verschiedene Tools bezahlen möchten: Das ERP, die Buchhaltung und das Treasury von NAiOS basieren auf denselben Daten, die aus drei verschiedenen Perspektiven betrachtet werden.
Buchhaltung: das Buch, das sich wie ein Buch liest
Das ist neu. Das Journal hat zwei Ansichten: «Buchungen», eine Zeile pro Buchung, und «Buchungszeilen», das Journal Zeile für Zeile mit Unterkonto, Kontoname, Verwendungszweck, Soll und Haben, wie es eine Buchhaltungsfachkraft in ihrer gewohnten Software liest. Das Hauptbuch hat eine eigene Seite erhalten: Sie wählen Kunden, Lieferanten, Banken oder Ausgaben aus, klicken auf das Unterkonto und sehen den Eröffnungssaldo, den laufenden Saldo und die Summen, inklusive PDF. Eine Suchfunktion findet die Buchungen nach Kunden- oder Lieferantenname, Verwendungszweck, Beleg oder Unterkonto. Und die vierteljährliche MwSt. wird per Knopfdruck abgerechnet: Die Vorschau zeigt die Umsatzsteuer, die Vorsteuer und das Ergebnis und schlägt die Buchung gegen das Konto 4750 oder 4700 vor. Journal und Hauptbuch als PDF im klassischen Format für die Steuerberatung oder eine Betriebsprüfung.
Das kennen Sie von a3, Sage 50 und ContaPlus.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass sich die Buchhaltung hier von selbst schreibt: Jede Rechnung, jede Ausgabe und jede abgestimmte Zahlung erzeugt eine eigene Buchung, die Ihnen zur Überprüfung vorgeschlagen wird. Wenn Ihre Steuerberatung mit einem dieser Programme arbeitet, exportieren Sie das Journal in deren Format oder importieren deren Journal, um beide Bücher abzugleichen. Wenn Sie es vorziehen, dass direkt hier gearbeitet wird, laden Sie Ihre Steuerberatung mit Buchhaltungsrechten in Ihr Unternehmen ein.
Treasury: Die Bank, Buchungszeile für Buchungszeile, und die spanische Steuerbehörde (AEAT)
Das ist neu. Jede Bewegung auf dem Kontoauszug ohne hinterlegte Rechnung (eine Gebühr, eine Standardüberweisung, ein Beleg) wird direkt aus der Bewegung heraus verbucht: Sie klicken auf «Verbuchen», das System schlägt Ihnen das Gegenkonto basierend auf dem Namen des Auftraggebers oder Empfängers vor, und die Buchung auf dem Konto 572 dieser Bank ist erledigt. Abbuchungen der AEAT werden separat behandelt: Treasury erkennt, dass es sich um die spanische Steuerbehörde (AEAT) handelt, und fragt Sie nach dem Formular (Formular 303 (Modelo 303), Formular 111, Formular 130, Formular 202…); bei der Auswahl werden das korrekte Unterkonto, der Buchungstext und das Dokument automatisch festgelegt, damit niemand mehr eine Steuer als Ausgabe verbucht.
Das wird Ihnen bekannt vorkommen von der Kontoabstimmung bei Holded, Quipu und Agicap.
Wenn Sie es bereits nutzen. Treasury liest den Norma 43-Kontoauszug, den jede spanische Bank exportiert, oder eine CSV- oder Excel-Datei der Karte, und verbindet sich auch direkt mit der Bank, um die Bewegungen automatisch abzurufen. Es führt keine Zahlungen oder Überweisungen aus: Es liest die Daten ein, schlägt Verknüpfungen mit Ihren Rechnungen und Ausgaben vor, und Sie bestätigen diese nur noch.
Signatur: Kästchen auf dem PDF
Das ist neu. Wenn Sie ein Dokument zur Signatur senden, platzieren Sie die Felder per Drag-and-Drop direkt auf dem PDF: Text, IBAN, Datum, Nummer, E-Mail, Kästchen und Signatur, jeweils einer unterzeichnenden Person zugeordnet. Die unterzeichnende Person füllt diese an Ort und Stelle aus und erhält eine ausgefüllte Kopie mit dem Signaturstempel in jedem Kästchen; das Protokoll verknüpft den Fingerabdruck dieses Dokuments. Die NIF der unterzeichnenden Person verbleibt im Protokoll und im ERP enthält ein unterzeichnetes Angebot den Block «Elektronisch unterzeichnet von…» mit dem Abgleichslink.
Das kennen Sie von Signaturit, DocuSign und Adobe Sign.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Hier ist die Signatur im Tarif enthalten und wird von den anderen Modulen angefordert: Das ERP sendet das Angebot über die Schaltfläche «Zur Signatur senden» zur Signatur, und die unterzeichnende Person benötigt kein Konto. Jedes bereits vorhandene PDF-Dokument lässt sich ebenso hochladen und unterzeichnen.
Mail: Anhänge öffnen sich direkt vor Ort
Neu. Anhänge öffnen sich ohne Download in einem Viewer innerhalb von NAiOS: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Text und CSV als Tabelle. HTML-Dateien werden in einer isolierten Umgebung ohne Skripte oder Netzwerkzugriff angezeigt und nur auf Wunsch aktiviert. Beim Antworten sehen Sie immer „An“, „Cc“ und „Bcc“, mit Empfänger-Badges, die Sie warnen, wenn eine Adresse fehlerhaft ist oder wenn Sie an einen Absender schreiben, der keine Antworten zulässt. Der Posteingang merkt sich, in welchem Konto Sie zuletzt waren.
Das kennen Sie bereits von Gmail, Outlook und Thunderbird.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Mail von NAiOS verbindet sich mit Ihrem Google- oder Microsoft 365-Postfach oder jedem beliebigen IMAP-Konto und liest es direkt innerhalb der Plattform aus. Der Vorteil ist nicht der E-Mail-Client an sich: Es ist die Tatsache, dass sich Ihre E-Mails direkt neben allen anderen Funktionen befinden. Eine Kunden-E-Mail wird mit einem Klick in ein Support-Ticket umgewandelt, die Anhänge öffnen sich im selben Viewer, den auch Talk und Support nutzen, und die Antwortvorlagen sind die Ihres Unternehmens.
Talk und Agenten: der Begleiter, der sieht und hört
Neuigkeiten. Ein in einer Talk-Gruppe erwähnter Agent kann jetzt ein Bild (einen Screenshot, eine gescannte Rechnung) betrachten, eine Sprachnachricht transkribieren und mit einer eigenen Sprachnachricht antworten, die direkt mit ihrer Transkription geliefert wird. Während der Arbeit sieht die Gruppe, bei welchem Schritt er sich befindet («Dokument in Office wird verfasst, 3 von 12»), und erhält bei einem Fehler die Begründung anstelle von Schweigen. Agenten mit Zugriff auf viele Module sehen nur die Werkzeuge, die zu ihrer Aufgabe passen, und suchen nach einer, falls diese fehlt. Links zu erstellten Dokumenten öffnen sich in ihrem jeweiligen Modul.
Das kennen Sie von Slack und Microsoft Teams für Talk; Zapier, Make und n8n für die Agenten.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Die Agenten verbinden sich über Konnektoren (Google Drive und Calendar, HubSpot, Notion, Slack, Stripe…) mit mehr als tausend Anwendungen, sodass ein NAiOS-Agent in dem lesen und schreiben kann, was Sie bereits haben. Und Talk ist der Team-Chat, in dem die KI direkt in der Gruppe sitzt und die Wissensdatenbank des Unternehmens verknüpft ist: Er ersetzt nicht WhatsApp für die Kommunikation mit der Kundschaft, sondern das «Weiß jemand, wo der Vertrag ist?».
Wie die Agenten von NAiOS funktionieren: Fähigkeiten und Sicherheit
Heutzutage wird viel über KI-AgentenKI-AgentenSysteme, die mehrstufige Aufgaben ohne ständige Überwachung ausführen. gesprochen, die Dinge tun, um die sie niemand gebeten hat. Es ist ratsam zu erklären, wie die Agenten von NAiOS aufgebaut sind, denn sie sind genau umgekehrt konzipiert: Ein Agent kann nichts tun, was Sie ihm nicht freigegeben haben, und alles, was außerhalb etwas verändert, wartet auf die Genehmigung durch eine Person.
Ein NAiOS-Agent ist ein Datenblatt mit drei Elementen: Anweisungen in einfacher Sprache (was zu tun ist und wie), Werkzeugen und Quellen. Sie können es manuell schreiben oder in einem Satz beschreiben, woraufhin «Mit KI konfigurieren» Ihnen das vollständige Datenblatt zur Überprüfung vorschlägt. Es wird ausgeführt, wenn Sie es starten, nach einem Zeitplan oder wenn Sie es in einer Talk-Gruppe erwähnen. Was er tun kann: Ihre Dokumente aus der Wissensdatenbank lesen, in den NAiOS-Modulen (ERP, Support, Office, Social, Mail…) lesen und schreiben, Ihre verknüpften Dienste (Gmail, Drive, HubSpot und mehr als tausend weitere Anwendungen) nutzen, Bilder ansehen und Sprachnachrichten transkribieren, den Kontext zwischen den Ausführungen speichern und Aufgaben an andere spezialisierte Agenten mit begrenztem Funktionsumfang delegieren.
Und die Regeln, die ihn im Zaum halten:
- Standardmäßig alles verweigert. Ein neuer Agent verfügt über keinerlei Werkzeuge. Sie weisen ihm diese einzeln zu, und die Medienwerkzeuge (Bilder ansehen, Audio anhören) sind zudem so lange deaktiviert, bis Sie sie einschalten.
- Lesen ja, Handeln nur mit Erlaubnis. Lesewerkzeuge werden automatisch ausgeführt; diejenigen, die außerhalb etwas verändern (eine E-Mail senden, in sozialen Netzwerken posten, in einen verknüpften Dienst schreiben), warten auf Ihre ausdrückliche Genehmigung. Wenn der Agent in einer Talk-Gruppe arbeitet, erscheint die Anfrage als Karte in der Gruppe, und nur die für den Agenten verantwortliche Person kann sie genehmigen. Einige Aktionen erfordern immer eine menschliche FreigabeHuman in the Loop (HITL)Design, bei dem eine Person die relevanten Aktionen eines KI-Systems überprüft oder genehmigt, bevor sie wirksam werden, selbst wenn Sie die automatische Genehmigung auf «Alles» eingestellt haben: Das Eröffnen eines Support-Tickets gehört dazu.
- Budget und Schritte. Jede Ausführung hat ein Limit an Tokens und Schritten. Eine Ausführung, die nicht vorankommt, stoppt durch das Überwachungssignal von selbst, und Medienausführungen haben zudem ein Limit für Aufrufe und Dateigröße. Die Kosten werden der für den Agenten verantwortlichen Person zugerechnet.
- Alles wird protokolliert. Jede Ausführung verfügt über eine Zeitleiste, die überprüft werden kann: was geplant war, welches Werkzeug verwendet wurde, was gesehen wurde, wie viel verbraucht wurde und seit dieser Woche, wie viele Werkzeuge ihm aus welcher Auswahl zur Verfügung standen. Wenn es fehlschlägt, erhält die Gruppe den Grund und den letzten erfolgreich abgeschlossenen Schritt.
- Teilen, ohne die Schlüssel aus der Hand zu geben. Ein Agent wird mit den Berechtigungen zum Anzeigen, Ausführen oder Bearbeiten geteilt. Wer ihn nutzt, greift nicht auf Ihre verknüpften Konten zu: Es wird der Agent verwendet, nicht Ihre Zugangsdaten.
- Ausschaltbar. Jeder Agent kann über einen Schalter – entweder durch Sie selbst oder durch die Administration der Plattform – pausiert werden und stoppt die Ausführung augenblicklich.
Wir erklären dies ausführlicher unter Der Agent vervielfacht das, was Sie bereits wissen – und auch das, was Sie nicht wissen, und das Datenblatt des Moduls finden Sie unter Agenten.
Wissensdatenbank: Die Dokumente des Unternehmens
Neu. Der Unternehmensordner fungiert als Repository: Wer die Berechtigung hat, erstellt Unterordner, die Originaldatei bleibt erhalten (mit separatem Kontingent für das Unternehmen) und lässt sich direkt aus der Detailansicht im Viewer öffnen. Der Reiter «Dokumente» in der Detailansicht des Unternehmens bietet eine Übersicht über Ordner, Speicherplatz und die letzten Uploads, und Legal speichert dort seine Akten. Wenn Sie ein Dokument in Ihren persönlichen Bereich hochladen, können Sie «Original behalten» markieren und es später herunterladen.
Das kennen Sie von Google Drive, SharePoint und Notion.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Die Wissensdatenbank ist kein Laufwerk: Sie ist das, was der Chat und die Agenten lesen, wenn Sie Fragen stellen. Jedes Dokument, PDF, Bild oder Audio, das Sie hochladen, wird indexiert, und der Chat gibt an, woher er die jeweilige Antwort bezieht. Das Team kann weiterhin nach Belieben in Drive oder SharePoint speichern; was die KI jedoch über Ihr Unternehmen wissen muss – Verträge, Tarife, Prozesse –, wird hier hochgeladen und bleibt, nach Ordnern sortiert, samt den Originalen abgelegt.
Formulare: mit Ihrer Farbe, Ihrem Logo und mit Dateien
Das ist neu. Jedes Formular hat sein eigenes Erscheinungsbild: Theme, Hauptfarbe und Logo, die die öffentliche Seite und die Danke-Seite einfärben. Und ein Feld «Datei»: Die antwortende Person hängt Dokumente oder Bilder an, bis zu fünden pro Feld, mit Download nur für die Inhabenden und die mitwirkenden Personen.
Das kennen Sie von Google Forms, Typeform und Jotform.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Ein Formular von NAiOS wird wie diese mit einem öffentlichen Link veröffentlicht. Die Antworten gehen bei Ihnen per Mail ein und verbleiben im System, inklusive der Dateien, um sie als CSV zu exportieren oder im Viewer zu lesen. Und der Assistent erstellt es für Sie, wenn Sie beschreiben, was Sie fragen möchten – das Dateifeld inklusive.
Social: Karussell auf Instagram
Neu. Ein Post unterstützt bis zu zehn Bilder: Auf Instagram wird er als Karussell veröffentlicht, auf LinkedIn werden alle angezeigt und in den übrigen Netzwerken wird das erste Bild verwendet, worauf in der Vorschau hingewiesen wird. Die Facebook-Seiten werden beim Verknüpfen des Kontos ausgewählt.
Das kennen Sie vielleicht von Metricool, Hootsuite und Buffer.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Social veröffentlicht auf Ihren Instagram-, Facebook- und LinkedIn-Konten über die Konnektoren, inklusive Kalender und Vorschau. Was sich ändert, ist die Quelle: Text und Bilder stammen aus demselben Chat, in dem Sie auch alles andere vorbereiten.
Support: Das Ticket entsteht aus dem Chat
Neu. Aus jedem Chat-Gespräch lässt sich ein Ticket mit einer von der KI erstellten Zusammenfassung (Problem, was bereits versucht wurde, was die nutzende Person erwartet) und dem darunter liegenden Gesprächsverlauf öffnen. Das Team kann die Registrierungen einer bestimmten nutzenden Person pausieren, und die KI-Triage lässt sich über das Panel in drei Modi konfigurieren. Anhänge nutzen denselben Betrachter wie Mail und Talk.
Das kennen Sie von Zendesk, Freshdesk und HubSpot Service.
Wenn Sie sie bereits nutzen. Der Support von NAiOS ist derselbe, den wir selbst für unsere Kundschaft nutzen: Jedes Modul auf dieser Liste ist aus einem dort geöffneten Ticket entstanden. Wenn Ihr Unternehmen Kundenservice anbietet, ist diese Funktion bereits enthalten – inklusive Portal für Nutzende, Posteingang für das Team und Erstellung direkt aus Mail oder Chat.
GIS: Die Karte, auf dem Feld und per Satellit
Neu. Das Modul, das wir am Samstag vorgestellt haben, ist weiter gewachsen: KML und KMZ aus Google Earth mit ihren Ordnern und Farben, Höhenprofil einer Route, gespeicherte 3D-Ansichten mit Link, mit bestimmten Personen geteilte Projekte und, für die Viehhaltung, Koppeln und Tränken mit Hektarangaben, Viehbesatz und per Satellit mit Sentinel-2 geschätztem Weideertrag.
Das kennen Sie von Google Earth, QGIS und ArcGIS Online.
Wenn Sie diese bereits nutzen. Was Google Earth exportiert, wird hier direkt so geöffnet, und die Shapefile-ZIP-Datei der Verwaltung ebenfalls. GIS möchte kein Desktop-GIS sein: Es soll dafür sorgen, dass sich die Karte, die Ihnen zugeschickt wurde, in einer Minute öffnen lässt, vom Chat wie jeder andere Anhang gelesen wird und von Personen gesehen werden kann, die nicht wissen, was eine Projektion ist.
Auch diese Woche
- Galizisch. Die gesamte Plattform, die Module und die Website sind auf Galizisch verfügbar, neben Spanisch, Katalanisch, Englisch, Französisch, Portugiesisch und Deutsch.
- Chat. Ein Kontrollkästchen in den Einstellungen, «Artefakte nur auf Anfrage», für alle, die eine Antwort des Assistenten in Textform bevorzugen, es sei denn, Sie fordern ein Dokument an. Und die Modul-Tabs zeigen während des Ladens einen Preloader mit dem Namen des Moduls an.
- Office. «In Office speichern» für jedes vom Chat generierte Dokument, um es dort weiterzubearbeiten.
- Sicherheit. Abhängigkeiten auf dem neuesten Stand und eine Anwendungs-Firewall auf der Plattform.
Wie wir arbeiten
Jedes Ticket wird manuell und hochgradig personalisiert bearbeitet. Eine Person aus dem Team liest es, versteht den Fall des jeweiligen Unternehmens und konfiguriert dessen NAiOS-Konto, um das Problem zu lösen – immer im Rahmen von NAiOS: seinem Kern, seinen Modulen und unserem internen Arbeitsleitfaden, der festlegt, wie jede Änderung entwickelt, getestet und dokumentiert wird. Was aus einem konkreten Fall entsteht, wird zu einer Version des Moduls, durchläuft die Tests und steht allen Kundinnen und Kunden mit der aktualisierten Anleitung zur Verfügung. Im Ticket wird anschließend beantwortet, was sich geändert hat und wo es zu finden ist. Die Daten der einzelnen Unternehmen verlassen deren Konto nicht: weder für die Entwicklung noch für Tests oder um hier darüber zu berichten.
Wenn Sie eines der genannten Programme nutzen und wissen möchten, wie NAiOS damit zusammenpasst, eröffnen Sie ein Ticket oder schreiben Sie uns: Wir antworten Ihnen mit der konkreten Vorgehensweise, nicht mit einer Demo.
Was ist NAiOS
NAiOS ist eine Softwareplattform für KMU mit künstlicher Intelligenz im Kern: ein Chat, der Ihr Unternehmen kennt, und ein Katalog von Modulen, die das abdecken, was ein Unternehmen jeden Tag braucht – Rechnungsstellung und Buchhaltung, Treasury, Signatur, Mail, Team-Chat, Support, Formulare, soziale Netzwerke, Karten –, die miteinander kommunizieren, weil sie dieselben Daten teilen. Es wird im Browser genutzt, über Pläne mit enthaltenen Modulen abonniert, und jedes Konto wird individuell auf das Unternehmen zugeschnitten konfiguriert. Wir erklären es in Ruhe in NAiOS, explicado hoy, und der vollständige Katalog befindet sich unter Module.
