Hay un oficio entero — abogados, economistas, administradores concursales, tramitadores de herencias — cuyo día a día consiste en llevar muchos asuntos de muchos clientes a la vez. Y en ese oficio hay un miedo que no se confiesa en voz alta: el plazo que se escapa. Una contestación que vencía ayer, un recurso computado con un festivo local olvidado, un agosto que alguien contó como hábil. No es un descuido administrativo: es responsabilidad civil profesional.
NAiOS Despacho es el módulo de la suite para ese oficio: el expediente completo, un motor de plazos que enseña siempre su cómputo, el chequeo de conflictos de interés al abrir cada asunto, y la minutación que convierte horas e hitos en un borrador de factura de tu ERP. Todo con la doctrina de la casa llevada a su extremo, porque aquí no es estilo: es necesidad.
Cada asunto, un expediente de verdad
Un expediente de Despacho tiene referencia autonumerada por año (2026/001, 2026/002…), su tipo — judicial, concursal, extrajudicial, herencia, laboral, fiscal, mercantil —, el órgano y el número de autos si toca, las partes y contrarios con su NIF, los documentos adjuntos, la fase, el responsable… y el acta: un registro inmutable de todo lo que pasa en el asunto. Quién lo abrió, qué plazo se confirmó, qué conflicto se asumió y con qué justificación. Cuando dentro de dos años alguien pregunte «¿por qué se hizo esto?», la respuesta está en el acta, no en la memoria de nadie.
Y una capa que los gestores documentales genéricos no tienen: el secreto profesional dentro del propio equipo. Un expediente sensible se marca como restringido y solo lo ven el dueño del despacho, el responsable del asunto y las personas autorizadas — ni siquiera un administrador entra. No aparece en listados, ni en agendas, ni en el calendario de los demás.
El plazo jamás se afirma: se propone
Aquí está el corazón del módulo, y la decisión de diseño más importante. Cuando creas un plazo — desde una plantilla (contestación en ordinario, 20 días; recurso de reposición, 5; comunicación de créditos del concurso, un mes; ISD de la herencia, seis meses…) o a medida — el motor computa el vencimiento con las reglas de verdad: días hábiles que empiezan a contar el día siguiente a la notificación, sábados, domingos y festivos fuera, agosto inhábil en lo procesal (y hábil en lo administrativo, se elige por plazo), los meses de fecha a fecha, y la prórroga al primer día hábil cuando el vencimiento cae en inhábil.
Pero el resultado no se da por bueno solo. El plazo nace propuesto, con su cómputo desglosado a la vista — «empieza a contar el 8 de septiembre, salta 8 días de fin de semana y 1 festivo, regla del artículo 133.1 LEC» — y hasta que una persona lo confirma, no avisa a nadie. Confirmado, avisa al responsable del expediente a los siete días y la víspera del vencimiento, y se pinta en tu Calendar con su balanza ⚖️. Los festivos son dato tuyo: los nacionales vienen puestos, los autonómicos se añaden con un pack de un clic, y los de tu partido judicial los mantienes tú — porque un festivo local mal cargado es exactamente el tipo de error que este módulo existe para evitar.
La bandeja que lee las notificaciones
Las notificaciones judiciales llegan como PDF — LexNET los exporta así — y alguien tiene que leerlas, buscar el expediente y calcular el plazo que abren. La bandeja de Despacho hace la parte mecánica: subes el PDF y extrae el órgano, el número de autos, el tipo de acto y la fecha de notificación, sugiere el expediente que casa por autos y precarga la plantilla del plazo que probablemente abre. Un emplazamiento para contestar propone la contestación a 20 días; un auto de declaración de concurso, la comunicación de créditos.
La honestidad de siempre: la extracción con inteligencia artificial viene etiquetada como tal para que la revises, un PDF escaneado que no se deja leer te lo dice y te deja rellenar a mano, y nada se vincula ni se computa solo — tú eliges el expediente, tú aceptas el plazo, y el plazo llega igualmente como propuesta. Doble llave.
Conflictos de interés, cazados al abrir
Antes de aceptar un asunto, la pregunta obligada: ¿el contrario es cliente nuestro? ¿El nuevo cliente es contrario en otro asunto de la casa? Despacho cruza NIF y nombre normalizado contra toda la cartera y todos los contrarios del despacho — al dar de alta un cliente, al abrir un expediente, al añadir un contrario. Si hay choque, bloquea y te enseña dónde; puedes continuar escribiendo una justificación (consentimiento informado, materias sin relación) que queda en el acta para siempre. Y si el choque es con un expediente restringido, solo se te dice que existe: el secreto profesional aguanta hasta en el chequeo de conflictos.
La minutación: del minuto al borrador de factura
La otra mitad del oficio es cobrarlo. Cada expediente lleva sus partes de tiempo — minutos u horas con concepto, con la tarifa por hora de cada persona fotografiada al anotar, de modo que subir tarifas mañana no re-tasa lo trabajado ayer —, sus hitos de importe fijo («redacción de demanda, 1.200 €») y sus provisiones de fondos con saldo visible.
Cuando toca minutar, un botón: Preparar minuta agrega el tiempo pendiente por persona y los hitos, y deja un borrador de factura en tu ERP — con el detalle por líneas, la provisión a cuenta recordada en las notas, y nada emitido: lo revisas y emites tú, con tu serie, tu VeriFactu y tu numeración de siempre. Lo minutado queda marcado e inmutable. Y el informe de rentabilidad del despacho — horas sin minutar, importes pendientes y provisiones por expediente — se crea como hoja de cálculo en NAiOS Office con otro clic.
Un copilot con doble llave
El copilotAI CopilotAsistente de IA integrado en herramientas de trabajo del despacho responde con tus datos reales: «¿qué vence esta semana?», «¿cómo va mi cartera?», «¿qué expedientes tienen minutación pendiente?». Y si le pides un plazo, no lo crea: te lo deja como tarjeta de propuesta que apruebas con un clic — y aun así el plazo nace propuesto y lo confirmas en la agenda. En el chat de NAiOS pasa lo mismo: las herramientas de Despacho leen y proponen, jamás confirman. En un módulo donde el error se mide en responsabilidad civil, la última palabra es siempre de una persona colegiada, no de un modelo.
Escritos, turno de oficio y los detalles del oficio
Desde la ficha del expediente, Generar escrito crea en Office un armazón procesal con los datos ya volcados — encabezado al órgano, autos, partes — para la contestación, el recurso de reposición, la comunicación de créditos o un escrito genérico, con los huecos marcados para redactar (tú, o el chat sobre el documento). Los asuntos del turno de oficio se marcan con su número de designación y tienen su filtro propio. Y el equipo funciona como en toda la suite: colaboradores invitados con permisos finos y clientes asignados — cada uno ve solo lo suyo.
Tres maneras de usarlo
El procesalista que vive de los plazos
Un despacho con cuarenta asuntos vivos sube cada notificación a la bandeja según llega. El sistema la liga al expediente, propone el plazo, el letrado lo confirma con el cómputo delante — y a partir de ahí la agenda, la campana y el Calendar trabajan solos. Los lunes, la pregunta al copilot es una: «¿qué vence esta semana?».
El economista concursal (con la asesoría al lado)
Una consultora como las que ya llevan su fiscal en NAiOS Gestoría abre en Despacho sus expedientes concursales y de reestructuración: comunicación de créditos a un mes desde el BOE, incidentes a diez días hábiles, provisiones de fondos del deudor con saldo a la vista, y la minuta al ERP cuando el juzgado aprueba honorarios. Fiscal en Gestoría, asuntos en Despacho, facturación en el ERP: la misma casa.
La herencia que dura catorce meses
Un expediente de herencia con los coherederos como partes, el plazo del ISD a seis meses propuesto desde el día del fallecimiento (con su prórroga vigilada), los documentos — certificados, escrituras, cuadernos particionales — adjuntos con su acta, y las horas de cada gestión anotadas para que la minuta final no se deje nada.
Empezar lleva cinco minutos
Como todo en NAiOS: entra en Despacho, da de alta a tu primer cliente, abre su expediente y crea el primer plazo — el cómputo desglosado te enseña en diez segundos cómo piensa el motor. Invita a tu equipo cuando quieras, pon las tarifas cuando toque minutar, y sube la primera notificación a la bandeja cuando llegue. Si vienes del papel o del Excel de plazos, el cambio no es de herramienta: es de dormir mejor.
Despacho se estrena con la suite completa detrás: Gestoría para el área fiscal, ERP para facturar con VeriFactu, Fichaje para el registro de jornada del propio despacho — y una plataforma entera donde el asistente de IA trabaja con tus datos sin decidir jamás por ti. Que es, al final, lo que un profesional colegiado necesita de su software: que haga todo lo mecánico y no opine en lo que firma él.
