Una asesoría lleva la vida fiscal de decenas de empresas con un mosaico de herramientas: el programa de contabilidad por un lado, el de nóminas por otro, el calendario fiscal en una hoja de cálculo, la documentación de los clientes llegando por email y WhatsApp, y los expedientes en carpetas de red. Cada pieza funciona; lo que no funciona es el entre: reteclear, perseguir papeles, cuadrar a mano. En NAiOS hemos construido otra cosa: el ciclo completo del despacho profesional en un solo sistema — con el cliente dentro.
La torre de control: la cartera y el calendario que trabaja solo
Todo empieza en NAiOS Gestoría: cada cliente con su perfil fiscal (IVA trimestral o mensual; 303, 130, 111, 115, 347, 390, 200) y un calendario que genera solo las presentaciones de cada periodo, con semáforo de cartera, avisos a una semana y a un día, justificantes archivados para siempre y clientes asignados por colaborador.
Y desde ahora, las casillas: para los modelos habituales, el botón AEAT abre las casillas calculadas desde los números reales del cliente — bases y cuotas por tipo, recargo de equivalencia, deducible, resultado — revisables y editables en pantalla, con el fichero de presentación listo para la sede. La presentación telemática directa como colaborador social ya está instalada, con la filosofía de la casa grabada en el producto: se estrena en modo pruebas, y el modo real solo se desbloquea con una presentación aceptada en el entorno de pruebas. Sin confirmación explícita del asesor no hay envío, nunca, y cada intento queda en un registro que no se puede reescribir.
El ciclo laboral del mes, cerrado de verdad
Si el cliente lleva su equipo en NAiOS RRHH (con su registro horario incluido), el mes se cierra en cuatro pasos: las variaciones (altas, bajas, ausencias, horas) llegan solas el día 25; la nómina se procesa en el software laboral de siempre — aquí no calculamos nóminas, y lo decimos alto —; el lote de PDFs se reparte a cada empleado con acuse de recibo; y la novedad: un CSV con los importes (bruto, neto, SS de empresa, IRPF) que en un minuto pone el coste empresa del mes en la ficha de cada cliente y la fila «Nómina» en su previsión de caja.
¿Y el cálculo propio? Ahí va la parte que nos gusta contar: dentro de RRHH corre ya un motor de nóminas en sombra. No emite nada — calcula en paralelo y se compara contra los importes reales del software laboral, concepto a concepto, con una racha de meses cuadrando y meta en seis. Solo si cuadra medio año seguido sobre nóminas reales nos plantearemos el siguiente paso. Preferimos un motor que se gana la confianza a uno que la pide.
La contabilidad que se escribe sola
La pieza que faltaba: un módulo de Contabilidad completo, del Plan General Contable, donde el diario se genera. Cada factura emitida, cada gasto y cada cobro conciliado en Tesorería se convierte en su asiento, con las subcuentas de cliente y proveedor creadas solas. Los asientos nacen propuestos y se contabilizan en lote tras revisión; contabilizado es inmutable, y corregir es asiento inverso — como debe ser.
- Mayor con saldo corrido, sumas y saldos, PyG y balance de situación, en pantalla o exportados a una hoja.
- Cierre del ejercicio guiado: regularización, cierre y apertura del año siguiente, con precondiciones que no dejan cerrar con flecos.
- Analítica por dimensiones con los gastos auto-etiquetados por proveedor, e inmovilizado con amortización mensual exacta.
- Export A3 / ContaPlus para convivir con el programa de siempre durante la transición.
Nuestra prueba del algodón favorita: el saldo de la cuenta de IVA repercutido contra el resumen del trimestre de Gestoría. Cuadra al céntimo por construcción — porque ambos leen los mismos números, no dos copias.
El portal del asesorado: el cliente, por fin dentro
Era la pieza más pedida y cambia la relación entera. En la ficha de cualquier cliente hay un botón «Portal del cliente»: le invitas por email y estrena su cuenta gratuita en esa misma página, en dos clics — sin registros aparte. Desde ese momento:
- Le pides documentación y te la sube desde el móvil. Cada fichero queda en cuarentena hasta que alguien del despacho lo valida; si lo rechazas, le llega el motivo y vuelve a subir. Un documento validado con destino aterriza solo en los ficheros del expediente.
- Ve el estado de lo suyo — solo lo que tú enciendas, interruptor a interruptor: el semáforo de sus impuestos (jamás importes ni honorarios), la fase de sus expedientes (jamás los restringidos, ni horas, ni tarifas), sus facturas, sus firmas pendientes y tu enlace de cita.
- Nada es visible por defecto, y si un acceso se revoca, sus bloques se apagan solos. El secreto profesional está en el diseño, no en la confianza.
Expedientes, plazos y minutas — y cobrarlo todo
Para el despacho que además lleva asuntos, NAiOS Despacho pone los expedientes con acta inmutable, los plazos con doble llave (el motor computa días hábiles y enseña el desglose; nada avisa hasta que un humano confirma), el control de conflictos de interés y la minutación que deja el borrador de factura en el ERP. Y el dinero cierra el círculo: facturación con VeriFactu de serie, factura electrónica de la Ley Crea y Crece firmada, FACe opcional para quien factura a administraciones (códigos DIR3 en la ficha y Facturae firmada obligatoria), y la tesorería conciliada con previsión a 30/60/90 días.
Tres maneras de usarlo
La asesoría fiscal-contable da de alta su cartera, deja que el calendario genere los periodos, presenta con las casillas calculadas como referencia y entrega a cada cliente su portal para la documentación recurrente. La contabilidad de sus propios clientes con ERP se genera sola.
La gestoría laboral recibe las variaciones el día 25, reparte el lote de nóminas con acuse, importa los importes en un minuto y ve el coste empresa de cada cliente — mientras el motor en sombra va acumulando meses de paralelo.
El despacho jurídico-económico lleva concursal y herencias en expedientes con plazos confirmados y restricciones de acceso, pide la documentación por el portal (la lista de una herencia, convertida en peticiones), minuta desde el expediente y factura con su serie.
La letra que nos define
Todo lo delicado comparte tres reglas: nada sale sin revisión humana (presentaciones, envíos, emisiones — siempre con confirmación explícita); los pasos sensibles se estrenan con candados medidos (modo pruebas antes que modo real, paralelo antes que emisión); y lo que aún no hace, lo dice — las etiquetas BETA y los avisos honestos son parte del producto. Así es como una plataforma se gana un despacho: sin humo.
Empezar lleva cinco minutos
La cartera se da de alta en una tarde, el calendario fiscal se genera solo y el primer portal de cliente se envía en dos minutos. Si quieres ver el cuadro completo de la plataforma, empieza por por qué NAiOS — y si lo tuyo es una asesoría o un despacho, escríbenos: esta suite se está construyendo con despachos reales, y se nota.
