Entre la hoja de cálculo que nadie actualiza y los sistemas de gestión de almacén que cuestan más que el propio almacén hay un hueco enorme. Ahí vive la mayoría de las pymes: una tienda con trastero, un taller con furgoneta, un obrador con cámara frigorífica. Saben más o menos lo que tienen, hasta que un cliente pide algo que «debería estar» y no está.
NAiOS Almacén SGA es el nuevo módulo de existencias de la suite empresarial de NAiOS, y nace con una idea poco habitual: no es un programa de stock aparte, es la capa de almacén construida encima del libro de movimientos que tu ERP ya lleva. Cada venta del ERP o del TPV, cada entrada de mercancía, cada ajuste y cada recuento es un movimiento en el mismo libro. El stock nunca es un número que alguien editó: es la suma de todo lo que pasó.
Una sola verdad: el libro de movimientos
La decisión de fondo es la misma que hizo sólido a NAiOS ERP con VeriFactu: un registro donde las cosas se anotan y no se tachan. El stock de cada producto es la suma de sus movimientos — ventas que restan, entradas que suman, ajustes con motivo, traspasos que salen de un almacén y entran en otro. Si algo descuadra, el libro te dice quién, cuándo y por qué.
Y como el libro ya existía, tu histórico no se migra: el almacén Principal nace solo, con todo tu stock de siempre dentro. Creas más almacenes cuando los necesitas — la tienda, el trastero, la furgoneta — y a partir de ahí cada movimiento sabe de dónde sale y a dónde va.
Entradas con coste, ajustes con motivo, traspasos atados
La operativa diaria son tres gestos:
- Entrada (recepción): llega mercancía, eliges almacén y proveedor, y cada línea lleva cantidad y coste unitario. El coste es opcional — pero es lo que alimenta la valoración, así que ponlo cuando lo sepas.
- Ajuste: corregir la realidad exige motivo. Rotura, merma, error de conteo — queda registrado quién ajustó, cuánto y por qué. Sin motivo no hay ajuste.
- Traspaso: mover stock entre almacenes son dos movimientos atados: sale de uno, entra en otro. El total del producto no cambia jamás.
El recuento: la verdad se cuenta, no se supone
El inventario de toda la vida, convertido en una tarea con acta. Abres un recuento de un almacén — completo, o cíclico acotado con una búsqueda («solo tornillería») —, el sistema congela lo esperado, y se cuenta la realidad línea a línea. Al cerrar, las diferencias entran al libro como movimientos de recuento y queda el acta: quién contó, cuándo, qué descuadró y qué quedó sin contar. Un recuento cerrado es historia: no se reabre, se abre otro.
El detalle que delata que esto está bien pensado: si algo se vendió mientras contabas, esa venta ya está en el libro y el cierre lo tiene en cuenta. La realidad contada manda. Y el inventario inicial de un almacén nuevo no es un caso especial: es un recuento más, con todo esperado a cero.
Qué vale tu stock, sin mentiras
Con los costes de tus entradas, el módulo calcula la valoración a coste medio ponderado de todo el almacén. Y aquí hay una línea roja de honestidad: las unidades sin coste conocido se dicen aparte — jamás se valoran a cero para que el total quede bonito. El informe sale a hoja de NAiOS Office con su fila de total, o a CSV para tu gestoría.
Dónde exactamente: ubicaciones, lotes y caducidades
Cuando el almacén crece, «está en el trastero» deja de ser suficiente. Las ubicaciones (pasillo, estante, hueco: «B-03-2») dicen dónde encontrar cada cosa, y las líneas de entrada pueden llevar lote y fecha de caducidad — imprescindible en alimentación y hostelería. Un vigilante avisa por la campana de NAiOS cuando un lote entra en la ventana de caducidad, y el botón «Caducidades» lista todo lo que está a punto de vencer, con su lote y su almacén.
El TPV descuenta de su almacén
Si usas NAiOS POS, cada caja se puede asignar a un almacén: la tienda vende de la tienda, el puesto del mercado vende de la furgoneta. La venta descuenta del almacén de la caja y — detalle que muchos sistemas grandes hacen mal — la anulación repone en el mismo almacén del que salió, no en el central.
El operario con su móvil: el SGA sin pistolas
Aquí está el salto que da nombre al módulo. Los SGA tradicionales exigen pistolas de radiofrecuencia, terminales dedicados y una implantación de meses. NAiOS usa lo que ya hay en el bolsillo:
- Asignas un recuento a un miembro de tu empresa desde la ficha de la tarea. Le llega la campana y, si tiene la aplicación de NAiOS instalada en el móvil, un aviso push que abre directamente el modo operario.
- La asignación habilita: aunque esa persona solo tenga permiso de lectura, puede contar y cerrar esa tarea — y solo esa. Sin repartir permisos de más.
- El modo operario es una vista móvil hecha para manos ocupadas: sus tareas, teclado numérico grande y el escáner con la cámara: apuntas al código de barras y salta a la línea del producto. El EAN se pone en la ficha del catálogo del ERP; sin EAN, casa por referencia; y siempre queda el teclado.
Honestidad de serie: el escáner de cámara funciona hoy en Android con Chrome. En iPhone, Safari aún no lo permite — teclado o referencia, y te lo dice claro en pantalla en lugar de fingir.
Pregúntaselo al copiloto
Como todos los módulos de la suite, Almacén expone sus datos al chat y a los agentes de NAiOS — en solo lectura, porque mover stock por chat no es buena idea y no lo permitimos:
- «¿Cuánto stock queda de tornillo M4, y en qué almacén?»
- «¿Qué productos están bajo mínimos?»
- «¿Cuánto vale el stock del almacén ahora mismo?»
Tres maneras de usarlo
La ferretería con trastero
Tienda y almacén trasero. Cada caja del TPV descuenta de la tienda; cuando baja el estante, un traspaso desde el trastero. El recuento cíclico del sábado por la mañana — «solo tornillería» — mantiene la verdad sin cerrar la tienda un día entero. Bajo mínimos avisa antes de que falte lo básico.
El obrador que no puede jugar con las fechas
Harinas y lácteos entran con lote y caducidad en cada recepción. El vigilante avisa quince días antes de que caduque un lote (la ventana se ajusta), y el botón de caducidades es la primera pantalla que se mira el lunes. El ajuste con motivo deja constancia de cada merma: al final del trimestre, la valoración cuenta la verdad.
El distribuidor con furgoneta
Almacén central y furgoneta de reparto como segundo almacén. Por la mañana, traspaso de lo que sale de ruta; las ventas del día descuentan de la furgoneta. El operario hace el recuento de vuelta con su propio móvil — escanea, teclea, cierra — y el acta dice qué volvió y qué no.
Empezar lleva cinco minutos
Si tu empresa ya usa NAiOS ERP, Almacén SGA aparece como un módulo más: actívalo, marca «gestionar stock» en los productos del catálogo y registra tu primera entrada. Tu stock histórico ya está en el almacén Principal — no hay migración, no hay importación, no hay proyecto. Y cuando crezcas — más almacenes, lotes, operarios con móvil — el módulo ya está diseñado para ese camino.
Almacén SGA se une a NAiOS ERP, NAiOS POS y NAiOS Tesorería en la suite empresarial de NAiOS: el dinero, la caja y ahora las existencias, hablando el mismo idioma dentro de tu chat. Si quieres la foto completa de la plataforma, empieza por por qué NAiOS es la solución óptima para tu empresa.
