Entre una assessoria i els seus clients hi ha un correu etern: «envia'm l'escriptura», «et falta l'IAE», «ja està presentat el trimestre?». Portal el substitueix per una pàgina del client, creada des de la fitxa de Gestoria o de Despatx, on el professional demana documentació i decideix quin estat ensenya. I amb una regla fixa: res no és visible per defecte. Disponible avui a tots els plans.
Convidar és donar d'alta
El professional obre la fitxa del client, prem «Portal del client» i el portal en pren el nom, l'email i el NIF. «Convidar el client» envia un enllaç personal que caduca als catorze dies, reenviable i revocable. Si el client no té compte, l'estrena en aquella mateixa pàgina, gratuït, sense registres a part ni contrasenyes per telèfon. Si ja en té un amb aquell email, hi entra i el portal es vincula sol. L'email ha de coincidir: si entra amb un altre compte, es rebutja.
Un mateix client que sigui a Gestoria i a Despatx comparteix un únic portal: es crea des de totes dues fitxes amb el mateix email i es fusionen. I cada reenviament emet un enllaç nou que mata l'anterior.
«Puja'm l'IAE i l'escriptura»: peticions amb quarantena
Una petició té títol, detall opcional i, si el client és de Despatx, l'expedient on ha d'acabar el document. El client puja el fitxer, PDF, imatge, comprimit o ofimàtic fins a 15 MB, i queda en quarantena: ningú més no el veu fins que el professional el revisa. Validar el dona per bo i, si tenia expedient destí, aterra sol als fitxers d'aquell expedient de Despatx, sense reenviar correus ni duplicar carpetes. Rebutjar exigeix motiu: el client el rep i torna a pujar.
El client no descarrega el que va pujar: en veu el nom i la mida i pot tornar a pujar mentre no estigui validat. I si el professional ha perdut accés a l'expedient destí, la validació s'atura i el fitxer segueix en quarantena.
El que veu el teu client ho decideixes tu, bloc a bloc
Cada bloc d'estat s'encén a propòsit i per separat. I cadascun té la seva línia vermella de sèrie.
- Semàfor fiscal: verd, ambre o vermell, propera presentació i última presentada. Mai imports, honoraris, notes ni gestor assignat.
- Expedients: referència, títol, estat i dates. Els restringits no surten mai, ni tan sols existint. Ni hores, ni tarifes, ni actuacions, ni notes internes.
- Factures: número, data, estat i total de les emeses des de l'ERP. Sense costos, marges ni esborranys.
- Signatures: només el comptador de pendents de Firma. Els enllaços de signatura van per email.
- Cites: l'enllaç de reserva que el professional hi posi.
Les lectures es fan amb l'accés del professional. Si el revoquen a Gestoria o a Despatx, aquells blocs queden buits per al client automàticament. El secret professional no depèn que algú es recordi d'apagar res.
Avisos en els dos sentits
Petició nova, document pujat, validat o rebutjat: cada pas avisa per email i per la campana de NAiOS a qui li toca. El professional no vigila una safata; el client no pregunta si ja ho han vist.
La porta a la seva pròpia empresa
El compte que estrena l'assessorat és seu. Des del mateix portal pot activar els mòduls del seu propi negoci quan vulgui, facturació, tresoreria, comptabilitat, el que necessiti. I aquella captació computa al seu professional. Un despatx amb cent clients al portal té cent empreses a un clic de treballar a NAiOS amb ell.
Tres maneres de fer-lo servir
La gestoria en tancament de trimestre. Vuitanta clients, vuitanta portals. La gestoria llança la mateixa petició a tots: «factures rebudes del trimestre». Cada client puja el que és seu, el que arriba malament es rebutja amb motiu, i el semàfor fiscal en verd li diu al client que ja està presentat, sense trucades.
El despatx d'advocats amb un expedient viu. L'advocat demana la documentació del cas des de la fitxa del client i marca l'expedient destí. El validat aterra a l'expedient, el client en veu l'estat i les dates, i mai no veu les hores, la tarifa ni els expedients restringits.
El client que creix. Un assessorat que va entrar per pujar el seu IAE activa l'ERP per facturar i Tresoreria per conciliar. La seva assessoria ho veu tot des de Gestoria, i la captació queda atribuïda a qui el va convidar.
El que no fa, encara
En aquesta versió el portal el gestiona qui el va crear, i els estats es llegeixen amb el seu accés; la delegació a un altre membre del despatx vindrà després. Tancar un portal deixa de mostrar-lo al client, però els documents lliurats es conserven: els validats ja viuen a l'expedient.
Començar porta cinc minuts
Obre la fitxa d'un client a Gestoria o a Despatx, prem «Portal del client» i convida'l. Crea una primera petició i encén el bloc que vulguis que vegi. Si vols veure el portal dins del cicle complet d'una assessoria, aquí tens el cicle complet.
