Una empresa amb tres mil fitxes al CRM decideix treballar amb comercials externs, un per zona. La pregunta arriba el primer dia: «i cadascú veurà tots els nostres clients?». Fins ara la resposta honesta era que sí, o muntar un CRM a part per a cadascun. Des d'avui hi ha una tercera opció: convidar cada comercial amb la plantilla Col·laborador comercial, repartir la cartera en bloc i deixar que cadascú treballi en el mateix CRM veient només els seus clients.
El problema d'obrir el CRM a gent de fora
Una xarxa comercial creix amb agents, distribuïdors o comercials a comissió. Tots necessiten un CRM: registrar trucades, moure oportunitats, apuntar el següent pas. Però gairebé cap empresa vol que un col·laborador extern vegi la cartera sencera, l'exporti a un full de càlcul o importi mil fitxes per error. Així que s'acaba en una de dues: el col·laborador porta els seus clients al seu propi Excel, i l'empresa en perd la visibilitat, o se li dona accés a tot i es creuen els dits.
A NAiOS, el CRM d'una empresa ja es compartia amb l'equip des d'Empreses, amb un nivell per mòdul: veure, editar o administrar. El que faltava era dir sobre quines fitxes. Això és el que arriba ara: l'abast.
Què és «només el que és seu»
Amb l'abast «només el que és seu», una persona veu al CRM de l'empresa:
- Les empreses de les quals és responsable.
- Els contactes d'aquestes empreses i els contactes dels quals és responsable.
- Les seves oportunitats.
- Les activitats, els enllaços i l'historial de tot l'anterior.
Y la regla que ho fa senzill: el que no té responsable no es veu. El que el col·laborador crea queda al seu nom, sempre; no pot posar una altra persona com a responsable ni deixar una fitxa òrfena. Traspassar fitxes és cosa de qui administra.
El filtre no és només a la llista de clients. S'aplica a la cerca, a la fitxa (una fitxa aliena respon «No trobat», sense confirmar que existeix), al pipeline i la previsió, als segments i els seus recomptes, a la puntuació, al dashboard, a El meu dia, a les accions en bloc i al copilotCopilot d'IAAssistent d'IA integrat en eines de treball. Si el col·laborador li pregunta al xat «què tinc pendent aquesta setmana?», la resposta surt només de les seves fitxes. I si en crear un contacte hi ha duplicats fora del seu abast, se li avisa de quants n'hi ha, mai de quins.
Plantilles: convidar sense configurar mòdul a mòdul
Ningú vol marcar caselles per a cada persona. Per això els accessos d'una empresa es donen amb plantilles: Administrador, Gestió, Només lectura i, des d'avui, Col·laborador comercial. Aquesta última dona exactament una cosa: el CRM, amb nivell d'edició i abast «només el que és seu». Sense exportar, sense importar, sense registre de canvis i sense Campañas, que treballa sobre segments de tot l'espai.
Les plantilles estan enllaçades: si la plantilla canvia, l'accés de totes les persones que la utilitzen canvia alhora, i queda apuntat al registre de l'empresa. Si una persona necessita una cosa diferent, el seu panell té una vista avançada amb la matriu mòdul a mòdul: nivell, abast i accions soltes com exportar, importar o canvis en bloc. En tocar-la, aquesta persona passa a «A mida» i deixa de seguir la plantilla.
Un detall de seguretat que importa quan l'empresa té diversos administradors: qui administra sense ser el propietari només pot donar el que ell mateix té. No nomena administradors, no dona més nivell que el seu i no dona «tot l'espai» si ell només veu el que és seu.
Repartir la cartera d'una sola vegada
Com que el que no té responsable no es veu, el pas previ és repartir. Si has importat la teva base de dades des d'un Excel, el més normal és que la majoria de fitxes encara no tinguin responsable. Hi ha dues maneres d'assignar-les:
- Per selecció: a Clients, marques les fitxes i utilitzes l'acció Responsable.
- Per segment: qui administra desa un segment, per exemple «empreses d'una província», i assigna totes les seves fitxes a una persona d'un sol cop, encara que en siguin centenars.
Els contactes d'una empresa segueixen la seva empresa: si assignes l'empresa, el col·laborador també en veu la gent. Les oportunitats, en canvi, tenen el seu propi responsable, i mana aquest. Si una altra persona porta una oportunitat en una empresa del col·laborador, ell no la veu. Per això la seva previsió pot no quadrar amb la de qui administra, i està bé que sigui així.
«Per què no veu això?»
La pregunta més repetida així que hi ha accessos limitats és per què algú no troba una fitxa. Al panell de cada persona hi ha dues ajudes:
Què veurà resumeix el que aquesta persona trobarà en entrar: al CRM, quantes empreses, contactes i oportunitats.
Per què no veu alguna cosa? recorre els passos un a un: si ha acceptat la invitació, si té el mòdul, si el seu pla l'inclou, si l'espai està vinculat a l'empresa. I si li passes una fitxa concreta, t'explica el motiu, per exemple «l'empresa no té responsable», i t'ofereix Fer-lo responsable allà mateix.
Tot queda al registre
La pestanya Registre de l'empresa apunta qui ha fet què amb els accessos: invitacions, accepcions, canvis de plantilla o de matriu, revocacions i canvis en una plantilla que han afectat la teva gent. Es conserva 24 mesos.
I quan una col·laboració acaba, revocar deixa la persona fora de tota l'empresa a l'instant, tanca les seves connexions obertes i, si portava fitxes, et pregunta a qui passar-les. La cartera no se'n va amb ningú.
I les comissions, quan hi ha ERP
Si l'empresa factura amb l'ERP de NAiOS i té donats d'alta els seus comercials, pot activar a cada col·laborador l'acció Veure les seves comissions. Al seu CRM apareix llavors «Les meves comissions»: el que és seu, mes a mes, amb la base, el percentatge, l' import i si està liquidada, sense entrar a l'ERP. Liquidar i recalcular continua sent cosa de l'empresa. No la porta cap plantilla: s'activa a mà, persona a persona.
Tres maneres d'utilitzar-lo
Una empresa de serveis amb agents per província. Importa la seva base d'empreses, desa un segment per província i assigna cada segment al seu agent. Convida els agents amb Col·laborador comercial. Cadascun obre el CRM i troba la seva zona, amb el distintiu «Només els teus clients»; la direcció veu el pipeline complet i el registre de cada moviment.
Una distribuïdora amb comercials a comissió. A més del CRM limitat, activa «Veure les seves comissions» a cada comercial. S'acaben els correus de final de mes preguntant quant toca: cadascú ho mira al seu CRM, i l'empresa liquida des de l'ERP com sempre.
Una consultora que suma un partner puntual. Li assigna tres comptes concrets i el convida. Quan el projecte acaba, revoca l'accés i li torna els tres comptes a qui els portava. Al registre queda quan va entrar, què va veure i quan va sortir.
Frases que es poden demanar al xat
- «Quines oportunitats tinc obertes i quin és el següent pas de cadascuna?»
- «Resumeix-me l'última activitat amb aquesta empresa.»
- «Crea un contacte nou en aquesta empresa amb aquest correu electrònic.» Queda al teu nom.
- «Apunta que he trucat i que torno a trucar dimarts.»
- «Quants clients tinc a la fase de proposta?»
Què no canvia
- Qui ja tenia accés a tot l'espai el continua tenint. L'abast només s'aplica a qui se li dona.
- Un col·laborador conserva el seu propi CRM personal si el seu pla l'inclou; el de l'empresa va a part.
- Tasks i Calendar no filtren per responsable: per això la plantilla Col·laborador comercial no els inclou.
- Res no surt sense una persona al darrere: les accions amb efecte continuen demanant confirmació.
Començar només costa cinc minuts
Reparteix la cartera amb l'acció Responsable, per selecció o per segment. Convida cada comercial des d' Empreses → Persones amb la plantilla Col·laborador comercial. Quan accepti, obre el seu panell i mira «Què veurà» per comprovar que veu el que toca. Si alguna cosa no quadra, «Per què no veu alguna cosa?» et diu el motiu i com arreglar-ho.
