Hi ha un matí que es repeteix en milers d'empreses de serveis: arriba el dia 1 i algú s'asseu a fer, una per una, les mateixes factures del mes passat. Manteniments, quotes de suport, lloguers, allotjament web, assessorament mensual. Canvia la data, canvia el número, tota la resta és igual. L'ERP de NAiOS té des d'aquesta setmana una resposta per a aquest matí: els serveis contractats. S'assigna el servei a cada client una vegada, i les factures del període es preparen soles.
Contractar un servei a un client
Tot comença a la fitxa del client, amb el botó Contractar servei. Tries un producte o servei del teu catàleg i hi ajustes el que calgui: descripció, quantitat, preu (es copia del catàleg i canviar-lo aquí no modifica el catàleg), periodicitat mensual, trimestral, semestral o anual, el dia de facturació entre l'1 i el 28, la data d'inici i, si n'hi ha, la data de baixa.
Des d'aquest moment la fitxa explica una altra història: la seva quota recurrent en equivalent mensual, el previst a dotze mesos, la propera factura i la llista de serveis amb el seu estat. Cada servei té el seu menú: editar, pausar i reprendre, veure els períodes ja facturats, donar de baixa o eliminar si mai s'ha arribat a facturar.
Períodes naturals, sense prorratejos
Aquí prenem una decisió senzilla a propòsit. Els períodes són els del calendari: el mes, el trimestre, el semestre o l'any. El primer període és complet: si contractes el 15 de setembre un servei mensual, la primera factura és la de setembre sencera. El mateix en donar de baixa: el període en curs es factura complet i després el servei s'acaba sol. És el que ja fan la majoria de contractes de serveis, i evita la discussió dels prorratejos a quatre decimals.
Res no s'emet sol
En la data de facturació, o uns dies abans si configures antelació, l'ERP prepara un esborrany per client amb tots els seus serveis del període, o un per servei si prefereixes aquesta agrupació, i t'avisa per la campana: «Factures recurrents: N esborranys llistos». Els esborranys porten l'etiqueta «Recurrent · setembre 2026», no permeten canviar el client per error i es revisen com qualsevol altre document.
La safata és a Factures → Recurrents: els esborranys del període amb el seu total, qui està sense NIF, i les properes factures dels trenta dies següents. Des d'allà es pot Preparar ara si no vols esperar al dia, Emetre'ls tots, Descartar un o tots, i extreure un full d'Office amb els serveis i la previsió a dotze mesos.
Emetre'ls tots fa el mateix que emetre una factura a mà: numera en la sèrie, registra a Verifactu i, si la tens activa, la remet a l'AEAT. Per això demana confirmació i per això no es pot desfer: una factura emesa només s'anul·la o es rectifica, com expliquem al post de l'ERP amb Verifactu de sèrie.
L'emissió automàtica existeix, però l'actives tu
Per a qui factura quotes idèntiques cada mes i no vol ni revisar, a La meva empresa → Facturació recurrent es pot passar d'«esborranys» a «emetre». L'ERP ho posa en vermell i demana una segona confirmació, perquè a partir d'aquí les factures s'emeten el dia de facturació sense passar per les teves mans. Amb dues salvaguardes: exigeix que les dades fiscals de l'emissor estiguin completes, i mai emet en simplificada a un client sense NIF. Aquest esborrany es queda esperant i t'avisa.
Se n'assabenta Tresoreria, i se n'assabenta el xat
Les quotes contractades entren a la previsió de NAiOS Tresoreria com a cobraments previstos, cadascuna en la seva data, a la targeta «Quotes que cobres». I al xat pots preguntar «quins serveis té contractats aquest client?» o «com van les recurrents?», o demanar «contracta-li el manteniment mensual a aquest client des de l'octubre»: el copilotCopilot d'IAAssistent d'IA integrat en eines de treball ho prepara i et demana confirmació. Mai genera ni emet factures pel seu compte.
El que no fa, a propòsit
- No prorrateja. Períodes complets, primer i últim inclosos.
- No factura dues vegades un mateix període, ni tan sols si el servidor es reinicia a meitat de la generació o dues persones premen «Preparar ara» alhora.
- No emet sola si no és que tu ho actives, i així i tot mai a un client sense NIF.
- No regenera un període que hagis descartat: si el descartes, queda registrat i no torna a aparèixer.
Començar només requereix deu minuts
Si ja tens clients i catàleg, només cal obrir tres o quatre fitxes i contractar-los el que ja els cobres. La fitxa et dirà a l'acte quant sumen al mes i quan toca la propera. Si el teu negoci viu de quotes, és la diferència entre una jornada de factures i mitja hora de revisió. I si a més tens la factura electrònica a l'horitzó, tot això ja surt preparat per a la Llei Crea i Creix.
