Són les 9:02 d'un dimarts. Entra un correu a comercial@: una empresa a la qual vau escriure la setmana passada pregunta si podeu ensenyar-li la plataforma el dijous. Tres persones de l'equip veuen l'avís alhora. Una d'elles obre el xat de NAiOS i escriu «resumeix-me l'últim correu de comercial@ i prepara'm una resposta proposant el dijous a les 11». Llegeix l'esborrany, canvia una frase, confirma. A les 9:06 la resposta ha sortit des de comercial@, el fil queda a la bústia d'entrada per als altres dos, i la seqüència que enviava un seguiment a aquesta empresa s'ha aturat sola. Ningú ha compartit cap contrasenya per WhatsApp. Això és una bústia d'empresa a NAiOS Mail.
El problema de sempre amb info@ i comercial@
Gairebé totes les empreses petites tenen un comercial@, un info@ o un soporte@. I gairebé totes ho gestionen igual: la contrasenya circula per missatges, ho llegeix una sola persona que es converteix en un coll d'ampolla, o ho llegeixen tres sense saber qui ha contestat què. Quan aquesta persona està de vacances, la bústia s'apaga. Quan se'n va de l'empresa, cal canviar la contrasenya i avisar tothom.
A NAiOS Mail una bústia ja podia ser teva. Ara també pot ser de l'empresa: la connecta una persona, la fan servir tots els qui calgui, i cadascú amb el seu permís. I com que és una bústia de NAiOS, hereta tot el que Mail sap fer.
Connectar per a l'empresa, en un minut
A Comptes → Afegeix un compte, qui administra una empresa a Empreses veu una opció nova: «Bústia de: l'empresa». Serveix qualsevol proveïdor amb IMAP i SMTP, Gmail, Outlook, IONOS o el correu del teu domini. Les credencials es desen xifrades i només les veu qui les ha posat; la resta de l'equip veu la targeta amb l'etiqueta «empresa · Nom» i res més. Si aquesta persona se'n va, qui administri l'empresa canvia les credencials i l'equip ni se n'assabenta.
Cadascú amb el seu permís, sense tocar la bústia
L'accés el decideix l'empresa, no la bústia. A Empreses → Membres, el perfil de cada persona diu què pot fer amb el correu: amb Gestió llegeix, respon i envia com a aquesta bústia; amb Només lectura només llegeix; editar el compte, canviar la signatura o desconnectar-la queda per a qui administra. És la mateixa matriu de permisos que ja fan servir el CRM, l'ERP i la resta de mòduls, de manera que donar d'alta algú nou a l'empresa li obre la bústia sense més passos, i donar-lo de baixa li tanca.
El que una bústia d'empresa hereta de Mail
Aquí hi ha la diferència amb «compartir la contrasenya del webmail». La bústia compartida no és una bústia d'entrada més: és un compte de NAiOS Mail, i tot el que Mail fa amb el teu correu també ho fa amb comercial@.
Una bústia d'entrada completa. Llegir amb l'HTML del remitent ben pintat, redactar amb format, còpia i còpia oculta, adjunts, esborranys, carpetes i reenviaments. Els destinataris s'autocompleten com la mateixa bústia ha anat aprenent, amb foto o monograma per reconèixer-los d'un cop d'ull.
Anàlisi com IA que llegeix de veritat. «Què em demana aquest correu?» té en compte tot el fil i els adjunts: el PDF del pressupost, el full amb les dades, la foto de l'avaria. Si cal, proposa ampliar amb una cerca web i tu decideixes si la fa.
Gestió des del xat i des dels agents. Llegir, buscar, resumir, respondre, enviar i reenviar amb llenguatge natural, sense obrir la bústia d'entrada. Un agent pot vigilar comercial@ i preparar-te cada matí un resum del que ha entrat. I una regla que no es negocia: respondre, enviar o reenviar sempre passa per la teva confirmació, també quan ho proposa un agent.
Avisos del que importa. Cada correu nou de la bústia d'empresa avisa tothom qui la comparteix, un cop per correu, i amb un filtre de rellevància per IA que separa la proposta d'un client del butlletí d'un proveïdor.
El teu coneixement, a la base de coneixement. Un fil important es desa a Coneixement amb un clic i a partir d'aquí es busca juntament amb la resta de la teva documentació: «què vam prometre a aquesta empresa al juliol?» es respon sol.
Esborranys que arriben d'altres mòduls. El CRM, l'ERP o Campañas deixen a la bústia un correu preparat, amb la factura o la proposta adjunta, perquè algú de l'equip el revisi i l'enviï des de comercial@.
Prospecció des de la bústia comercial
És la raó per la qual ho vam construir. Quan un equip fa prospecció amb Campañas, la pregunta immediata és des de quin correu surten les seqüències. Si cada comercial envia des del seu, les respostes es dispersen, la reputació del domini depèn de tres bústies diferents i ningú veu el conjunt. Amb una bústia d'empresa, en un espai del CRM vinculat a l'empresa les seqüències surten per defecte des de comercial@, i quan algú respon, l'avís arriba a tothom qui comparteix la bústia. El qui estigui lliure contesta, des de la mateixa bústia, i la conversa queda on tothom la veu.
Una seqüència concreta pot continuar sortint des d'un compte personal si es tria a mà. Qui només té lectura sobre la bústia no pot fer-la servir per enviar: Campañas no li ho ofereix. I els límits per hora i per dia continuen sent de la bústia, de manera que tres persones no tripliquen el ritme.
Variables de l'empresa del contacte
De pas, les plantilles de Campañas van guanyar una cosa que els equips B2B demanaven: els camps personalitzats de l'empresa del contacte, no només els del contacte. Si has importat un llistat d'empreses amb la seva província, els seus serveis o un paràgraf de presentació escrit per a cadascuna, qualsevol contacte d'aquesta empresa el fa servir al seu correu amb una variable. I els segments de contactes filtren per aquests mateixos camps: «contactes d'empreses de Madrid que ofereixen intel·ligència artificial» són dues condicions.
Tres maneres de fer-ho servir
Una consultora que prospecta. Cinc persones, comercial@ connectat com a bústia de l'empresa. Dos comercials amb Gestió, la resta lectura. Importen un llistat d'empreses al CRM, desen segments per província i servei, i llancen la primera seqüència des de comercial@ amb el text que ya tenien per a cada empresa. Cada resposta avisa tots dos; el qui està lliure contesta; la direcció veu l'embut sense entrar a la bústia de ningú.
Un taller amb info@. Els clients envien fotos de l'avaria i el pressupost de l'assegurança per correu. La bústia és de l'empresa: recepció la llegeix, el cap de taller pregunta al xat «què té el cotxe del correu d'aquest matí?» i la IA ho explica a partir de les fotos i el PDF. La resposta amb la cita surt des d'info@, i el fil es desa a la fitxa del client del CRM.
Un Despacho amb soporte@. Cada consulta d'un client entra per soporte@ i la veu tot l'equip. Qui la llegeix la respon des de la mateixa bústia, l'arxiva a la carpeta de Coneixement d'aquest client i, si cal, crea la tasca amb un «passa això a Tasks per al dijous». Quan el client torna a escriure tres mesos després, el xat recorda què se li va dir.
Frases que es poden demanar al xat
- «Què ha entrat avui a comercial@ que mereixi resposta?»
- «Resumeix-me el fil amb aquesta empresa i digues-me què va quedar pendent.»
- «Contesta des de comercial@ proposant el dijous a les 11.» El xat ho prepara; tu ho confirmes.
- «Reenvia el pressupost del correu d'ahir al cap de taller.»
- «Desa aquest fil a la base de Coneixement del client.»
- «Com van les respostes de la seqüència de Madrid?»
Què no canvia
- Els comptes personals continuen sent personals. Res d'això no els toca.
- Qui va connectar la bústia en continua sent el propietari: pot desconnectar-la o canviar-ne les credencials.
- Res no surt sense una persona al darrere: ni el xat, ni un agent, ni una seqüència envien res sense confirmació o aprovació.
- El que cadascú llegeix o deixa sense llegir és seu: obrir un correu no el marca com a llegit per als altres.
Començar només requereix cinc minuts
Connecta comercial@ o info@ com a bústia de l'empresa, reparteix els perfils a Empreses → Membres i activa els avisos. Amb això l'equip ja llegeix, respon i envia des del mateix lloc. Si a més voleu prospectar, el següent pas és un espai del CRM vinculat a l'empresa i una seqüència des de comercial@. I si preferiu preguntar abans de tocar res, el xat respon: «què puc fer amb una bústia d'empresa?».
