Tens un Excel amb milers d'empreses: nom, CIF, província, categories, web, correu electrònic, telèfon. L'has descarregat d'un registre públic, te l'ha passat una associació o l'has anat construint a mà. I allà es queda, perquè passar-lo a un CRM «de veritat» sol ser una feina de tota una tarda. Amb el CRM de NAiOS és un minut. Aquest és el recorregut complet, amb un cas real: els agents digitalitzadors de Kit Digital, gairebé vuit mil files.
1. Triar l'origen
Al CRM, entra a Importar (lateral). Pots pujar el fitxer directament, triar un full que ja tinguis a «Els meus documents» de NAiOS Office o un Excel analitzable del teu Coneixement. Els tres camins porten al mateix lloc. No es desa res fins que ho confirmes.
2. Revisar el mapeig
L'importador reconeix les capçaleres habituals en espanyol, català i anglès: nom, CIF, domini, correu electrònic, telèfon, càrrec, adreça, empresa, província, notes. El que no reconeix ho proposa com a camp personalitzat, amb el tipus deduït de les dades: text, número, data o llista d'opcions si hi ha pocs valors diferents. A l'Excel de Kit Digital, «Categories de solució» i «Províncies on opera» acaben així, i més endavant serveixen per a segmentar.
Si el fitxer conté empresa i persona a la mateixa fila, tria el mode empresa + contacte: crea l'empresa per CIF (o per nom si no n'hi ha) i un contacte general amb el correu electrònic i el telèfon. Si l'empresa ja existeix, no la duplica: completa els buits, mai trepitja el que ja tenies.
3. Declarar el consentiment i etiquetar
Abans de confirmar, l'importador et demana una cosa que altres CRM no pregunten: quina base de consentiment tenen aquests contactes. Exprés, client, contacte professional un a un o cap. Per a una llista d'empreses recopilada d'un registre públic, la resposta honesta és «contacte professional un a un»: els podràs escriure de manera personal des de la teva bústia, de tu a tu, però no incloure'ls en un butlletí massiu. La plataforma desa qui ho va declarar i quan.
En el mateix pas hi poses l'etiqueta («Agents digitalitzadors»), el cicle de vida inicial (prospecte) i l'origen. Així, d'aquí a sis mesos sabràs d'on va sortir cada fitxa.
4. Confirmar i veure el resum
El resum et diu quantes files es crearan, quantes actualitzaran fitxes existents, quantes estan repetides al mateix fitxer i quantes són invàlides, amb el motiu. Confirmes i el CRM processa per blocs mentre veus el progrés. Les gairebé vuit mil files del cas real van trigar uns onze segons. Si alguna cosa no quadra, el lot es pot revertir: s'esborra el que s'ha creat (el que ja tenia activitat s'arxiva en lloc d'esborrar-se).
5. Segmentar i puntuar
Ara comença el que és útil. A Segments defines filtres que s'avaluen cada vegada que els utilitzes: etiqueta «Agents digitalitzadors», província Girona, categoria que contingui «Gestió de clients», sense activitat en els últims 90 dies. El comptador s'actualitza en viu. Deses el segment i ja és la font de les teves seqüències i campanyes.
Prem «Puntuar» i cada fitxa rep una puntuació de 0 a 100 segons com encaixa amb el que vens: categories afins, província prioritària, tenir web i correu electrònic, activitat recent. Les seqüències inscriuen primer qui té més puntuació.
6. La primera seqüència
A Campañas crees una seqüència amb tres passos: un correu de presentació, una espera de quatre dies i un segon correu per a qui no ha contestat, més una trucada com a tasca. Inscrius el segment; els que no hi poden entrar (sense correu electrònic, «no contactar», en supressió) apareixen llistats amb el motiu. El motor genera els esborranys, els aproves i surten des del teu compte de NAiOS Mail, amb un límit per hora, dins de l'horari laboral i amb dues setmanes d'escalfament. Així que algú respon, la seva seqüència s'atura i passa a lead al CRM.
El que queda fet en acabar
- Milers d'empreses i contactes al CRM, sense duplicats, amb origen i data.
- Camps personalitzats a punt per a filtrar sense tocar res.
- Una base de consentiment declarada per fitxa, que decideix quin canal s'obre.
- Un segment viu, una puntuació i una seqüència en marxa.
El CRM i Campañas estan disponibles en tots els plans. Si el teu fitxer és diferent, el mapeig s'adapta: prova amb una mostra de vint files, revisa el resum i després puja el fitxer sencer. I si vols que ho fem amb tu, escriu-nos.
