«Puc enviar això?» és la pregunta que frena més campanyes que qualsevol eina. La resposta curta és que depèn de qui rep el correu i de quina relació tens amb aquesta persona. La llarga la marca la Llei de Serveis de la Societat de la Informació (LSSI) juntament amb el RGPD, i és més senzilla del que sembla si la redueixes a quatre casos. Aquests quatre casos són exactament les bases de consentiment que utilitza el CRM de NAiOS, i per això Campañas obre un canal o un altre segons la base declarada. Aquest article explica el criteri; no és assessorament jurídic, i en cas de dubte el teu assessor mana.
El punt de partida: comunicacions comercials no sol·licitades
L'article 21 de la LSSI prohibeix enviar comunicacions comercials per correu electrònic a qui no les hagi sol·licitat o autoritzat expressament. Té una excepció important: quan existeix una relació contractual prèvia, pots escriure sobre productes o serveis similars als que ja va contractar, sempre que ofereixis una manera senzilla i gratuïta d'oposar-s'hi en cada enviament.
D'aquí surten les dues bases que obren el correu massiu:
- Consentiment exprés (opt-in): la persona et va donar permís de manera clara, per exemple marcant una casella en un formulari o confirmant un correu. És la base més sòlida i la que exigeix desar la prova: qui, quan i d'on.
- Client: relació contractual prèvia i comunicacions sobre el mateix que va comprar. També cal poder demostrar-la.
El cas que tothom es pregunta: el correu professional a una altra empresa
Aquí hi ha el matís. Escriure un correu personal, un a un, a l'adreça professional d'algú en una altra empresa per proposar-li una col·laboració és una pràctica habitual en la prospecció B2B. No és una campanya massiva ni un butlletí: és una comunicació individual, amb el teu nom, a la qual la persona pot respondre o demanar-te que no hi torni a escriure. Molts despatxos ho emmarquen en l'interès legítim del RGPD per a dades de contacte professionals, amb condicions: que sigui proporcionat, que no sigui massiu, que existeixi una sortida clara i que el registre d'aquesta persona indiqui la seva funció professional i no la seva vida privada.
Aquesta és la tercera base del CRM: contacte professional un a un. Obre les seqüències (correus individuals des de la teva bústia, amb quotes i horari) però mai les campanyes massives. És la base que correspon, por exemple, a una llista d'empreses obtinguda d'un registre públic.
I la quarta base: cap
Si no tens consentiment, ni relació de client, ni una justificació professional raonable, la resposta és no enviar. Al CRM aquesta fitxa existeix (pots tenir les seves dades per altres motius), però no s'obre cap canal. Y hi ha una cosa que guanya sempre, sigui quina sigui la base: la marca «no contactar». Si algú et va demanar que no li escriguessis, no li escrius, encara que un dia fos client.
El que ha de portar cada correu
- Identificació clara del remitent i, en el massiu, de l'empresa responsable (raó social).
- Una manera senzilla d'oposar-s'hi en cada enviament: un enllaç de baixa que funcioni amb un clic, sense iniciar sessió ni discutir. Els gestors de correu, a més, esperen la capçalera estàndard de baixa.
- Respecte immediat a la baixa: qui es dona de baixa no torna a rebre res, de cap campanya.
El que convé desar
La càrrega de la prova és teva. Per a cada contacte convé tenir anotat de quina base parteixes, quan es va declarar, d'on va sortir (formulari, contracte, fira, registre públic) i qui el va apuntar. Si un dia et pregunten, es respon amb una dada, no amb un record.
Com ho aplica NAiOS
El CRM et demana la base en crear o importar contactes i registra qui la va declarar i quan. Campañas obre les seqüències amb les tres primeres bases i el massiu només amb les dues primeres; «no contactar» ho tanca tot. Tot correu porta la baixa en un clic i la capçalera estàndard; les baixes, rebots i queixes van a una llista de supressió per espai que cap enviament se salta i que no es buida des de la interfície. Les llistes per a campanyes no admeten adreces sense declarar la base, i amb Forms pots muntar un double opt-in que deixa la prova desada. El criteri no el deixem a la memòria de ningú: està en el producte.
Dit això, la llei canvia, els criteris de l'autoritat també i cada sector té els seus matisos. Utilitza això com a mapa, no com a dictamen, i contrasta amb el teu assessor el que no vegis clar. Si vols veure com queda a la pràctica, llegeix l'anunci de Campañas.
