Gairebé totes les pimes porten la comptabilitat igual: ajunten factures en una carpeta, les passen al gestor un cop al mes i ell les tecleja al seu programa. Comptabilitat parteix d'una observació senzilla: la suite de NAiOS ja sap què has facturat, què has gastat i quins cobraments han entrat pel banc. Amb això, el diari es pot escriure sol. El que no fa és assentar res sense tu: cada assentament neix proposat i el comptabilitzes tu. És l'A3 o el ContaPlus de la casa, disponible avui a tots els plans i a cada empresa de l'ERP.
De la factura a l'assentament sense teclejar
El botó «Generar assentaments» llegeix el que és nou a la teva empresa i ho converteix en assentaments del Pla General Comptable de pimes. Una factura emesa surt amb el subcompte del teu client, la venda, l'IVA repercutit per tipus, amb recàrrec d'equivalència si n'hi ha, i la retenció si te la practiquen. Una rectificativa surt amb els costats invertits. Una factura anul·lada genera el seu assentament invers, perquè aquí res no s'esborra. Les despeses van al seu compte, personalitzable per proveïdor, amb l'IVA suportat i el subcompte del proveïdor. I cada cobrament o pagament conciliat a Tresoreria fa el seu assentament contra el subcompte del banc real per on va entrar, cobraments parcials inclosos.
El generador també corre sol cada hora i és idempotent: repetir-lo mai no duplica un assentament. Els esborranys de l'ERP no compten; només el que s'ha emès de veritat. I una prova que quadra: l'IVA repercutit del resum trimestral de l'ERP coincideix amb els saldos dels comptes 477 al cèntim.
Tu comptabilitzes: de proposat a comptabilitzat
Regla de la casa: res no s'assenta sol. Tot assentament neix proposat. L'obres, veus les seves línies de deure i haver, i el comptabilitzes, un a un o amb «Comptabilitzar-ho tot». En comptabilitzar rep el seu número d'assentament de l'exercici i es torna immutable. Corregir és un assentament invers, mai editar ni esborrar. Una proposta que no vulguis es retira i no torna a proposar-se sola.
Els subcomptes es creen sols al primer assentament: 4300 i següents per client, 4000 per proveïdor, 5720 per banc, amb el seu nom, i no es reassignen mai. Els exercicis d'any natural i els seus dotze períodes també es creen sols. Bloquejar un mes impedeix comptabilitzar-hi a dins, i renumerar un exercici reordena els números per data, amb avís si ja has exportat.
Res no s'amaga: la safata d'incidències
Quan alguna cosa no es pot assentar, no es fabrica un assentament coix. Un desquadrament a les dades d'origen, una data sense exercici, un període bloquejat, un mapatge que falta o una factura que va canviar després de comptabilitzar-se apareixen a la safata d'incidències amb el seu motiu. Es marquen resoltes quan ho arregles. Preferim ensenyar-te el problema a amagar-lo en un balanç que no quadra.
Balanços, major i comptes anuals en esborrany
La pestanya Balanços porta els tres informes clàssics sobre el que s'ha comptabilitzat, amb opció d'incloure proposats com a esborrany: sumes i saldos amb peu de quadrament i clic a qualsevol subcompte per obrir el seu major amb saldo corregut, pèrdues i guanys per epígrafs, i balanç de situació amb els comptes 47x classificats pel signe del seu saldo, com ha de ser. Si no quadra, ho diu en vermell. Tot s'exporta a un full d'Office amb un clic.
També genera els comptes anuals de pimes, balanç i compte de pèrdues i guanys amb epígrafs, en un full marcat com a esborrany per revisar-lo amb el teu assessor abans del dipòsit. El format oficial del Registre queda fora a propòsit: un esborrany honest val més que un dipòsit a cegues.
El tancament de l'exercici, amb les seves condicions
Tancar l'exercici fa els tres assentaments de sempre: la regularització dels grups 6 i 7 contra el 129, l'assentament de tancament que deixa el balanç a zero i l'obertura inversa com a assentament número u de l'exercici següent, que es crea sol. Exigeix tres coses sense excepció: tots els períodes bloquejats, zero propostes i zero incidències. L'exercici tancat és immutable del tot. I si un tancament s'interromp a mitges, rellançar-lo el completa sense duplicar res.
Analítica i immobilitzat
Crea dimensions com departament, projecte o botiga i etiqueta amb elles els apunts d'ingressos i despeses mentre l'assentament està proposat. Les despeses s'etiqueten soles si assignes una dimensió a cada proveïdor, i cada actiu amortitza amb la seva. La vista d'analítica ensenya el resultat per dimensió, i sumes i saldos i el major accepten el filtre.
A Immobilitzat dones d'alta l'actiu amb el seu tipus, que porta precarregats els comptes d'immobilitzat, amortització acumulada i dotació, l'import sense IVA i la vida útil en mesos. L'amortització lineal mensual es proposa sola, amb el pic de cèntims a l'última quota perquè la suma sigui exacta. La baixa atura l'amortització i et recorda que l'assentament de venda o pèrdua és teu, des de l'assentament manual.
Per al teu assessor, o per a la teva assessoria
Exportar descarrega el diari comptabilitzat en dos formats. El CSV comptable, una fila per apunt amb subcompte, deure i haver, document, base, tipus d'IVA i NIF, l'importa qualsevol programa comptable espanyol. El format ContaPlus està en beta: valida la primera importació amb la teva versió abans de fiar-te'n, perquè el format exacte varia i preferim dir-t'ho. I si la teva assessoria ja treballa a NAiOS amb Gestoria, no cal exportar res: qui veu el teu ERP veu la teva comptabilitat, i qui edita, comptabilitza.
Tres maneres de fer-lo servir
La pime amb gestor extern. Un taller factura des de l'ERP i concilia el banc a Tresoreria. Cada dilluns, el propietari obre Comptabilitat, revisa les propostes de la setmana i les comptabilitza en lot. El dia 5 de cada mes exporta el CSV i l'envia al gestor. Zero factures reteclejades, zero «em falta la del proveïdor X».
L'assessoria que porta quaranta empreses. Cada client té la seva empresa a l'ERP i la seva comptabilitat a sobre. L'assessoria entra, revisa les incidències, comptabilitza i treu sumes i saldos per client sense abocar res a un altre programa. El tancament de l'exercici es fa empresa per empresa, amb les condicions dures que eviten tancar amb alguna cosa penjada.
L'empresa amb tres botigues. Tres dimensions, una per botiga, i cada proveïdor mapat a la seva. Les despeses s'etiqueten soles, el compte de resultats surt per botiga, i l'immobilitzat de cada local amortitza contra la seva dimensió. La direcció veu quina botiga guanya diners sense un full de càlcul a part.
El que no fa, dit clar
No presenta res a l'AEAT ni substitueix el teu assessor: li dona la feina feta. El dipòsit oficial de comptes i l'amortització amb prorrata per dies queden fora. Els moviments bancaris sense classificar només es proposen si ho actives, van contra el compte 555 i exigeixen reclassificar-se abans de comptabilitzar. I des del xat només es consulta: les eines de saldos i de pendents són de lectura, perquè un assentament no el signa un agent.
Començar porta cinc minuts
Obre Comptabilitat des de la teva empresa de l'ERP, prem «Generar assentaments» i mira què proposa. Si tens cobraments conciliats a Tresoreria, veuràs els assentaments de banc amb el subcompte real. Comptabilitza un lot, obre sumes i saldos i comprova que quadra. Si vols veure com encaixa amb la resta del cicle d'una assessoria, aquí tens el cicle complet.
