Las facturas de los clientes las haces tú y las controlas tú. Las de los proveedores llegan como llegan: un PDF en el correo, a veces en dólares, a veces desde Irlanda o Estonia, a veces de un proveedor que te cobra en cuotas y a veces de uno que te pasa seis cargos pequeños en la tarjeta y una sola factura a fin de mes. Hasta ahora, en casi cualquier programa, alguien de administración tecleaba cada una a mano. Esta semana el ERP de NAiOS ha cerrado ese circuito entero, de la factura en PDF al pago, con una regla que se repite en cada paso: la inteligencia artificial propone, y la persona confirma.
Sube el PDF y revisa lo que la IA ha leído
En Dinero, junto a «Apuntar gasto», hay ahora un botón para subir la factura en PDF. El ERP extrae el texto del documento, se lo pasa al modelo y abre un diálogo con el PDF a la izquierda y el gasto propuesto a la derecha: proveedor, NIF, número de factura, fecha, base, IVA, retención, total y vencimiento. Cada campo lleva su grado de confianza; los que el modelo no tiene claros salen marcados para que los mires antes. Si el NIF coincide con un proveedor que ya tienes, lo enlaza; si no, te propone darlo de alta. Si ese número de factura ya está apuntado para ese proveedor, avisa de que es un duplicado, y si el mismo fichero ya estaba adjunto, ni siquiera lo repite.
El botón «Apuntar» solo se activa cuando base más IVA menos retención suman el total. Si no cuadra, el diálogo lo dice en vivo y corriges el campo que toca. El PDF queda adjunto al gasto, con un clip en la fila y «Ver PDF» en su menú, para cuando la gestoría o una inspección pidan el original. Los PDF escaneados sin capa de texto, de momento, se apuntan a mano: el ERP lo detecta y lo dice en vez de inventarse cifras.
Dólares, Irlanda y Estonia
Muchos de los proveedores de una empresa pequeña ya no son de aquí. El servicio de API que pagas en dólares, la pasarela de cobro con sede en Irlanda, la herramienta que factura desde Estonia. Con esas facturas pasaban dos cosas: el importe entraba como si fueran euros, y se le añadía un IVA que no existe.
Ahora, si el PDF viene en otra moneda, el ERP lo convierte a euros al cambio del Banco Central Europeo de la fecha de la factura, guarda el importe original y el tipo aplicado en el concepto, y te lo enseña en un aviso para que lo veas antes de confirmar. Y si el NIF del proveedor es de otro país de la Unión Europea, reconoce que se trata de un servicio intracomunitario: marca la casilla de inversión del sujeto pasivo, deja el IVA a cero y lo recuerda en la ficha del proveedor para la próxima. Contabilidad, por su parte, genera el asiento con el IVA autorrepercutido en las dos cuentas que tocan, para que el gasto salga bien en el diario aunque el proveedor no te haya cobrado ni un céntimo de impuesto.
La pasarela de cobro merece un párrafo propio, porque es el caso que más liaba: el cliente paga 175 euros, el banco recibe 170 y la diferencia se reparte entre la comisión de esa transacción y otras comisiones que la pasarela agrupa. Al registrar el cobro de una factura puedes indicar las dos comisiones por separado; el ERP apunta cada una como gasto del proveedor de la pasarela, cobra la factura entera al cliente y lleva al banco solo el neto, que es lo que luego cuadra con el extracto. A fin de mes llega la factura de comisiones de la pasarela, con inversión del sujeto pasivo y sin IVA: el ERP la reconoce al subirla y ofrece cuadrarla contra las comisiones ya apuntadas ese mes, sin duplicar el gasto.
Pagar no siempre es pagar de una vez
Una factura de proveedor de 1.990 euros que se paga en cuotas mensuales de 180. Un proveedor de servidores que hace cargos pequeños en la tarjeta a lo largo del mes y manda una factura por el total el día 30. Con el gasto marcado como pagado o no pagado, sin más, ninguno de los dos casos cabía.
Ahora cada gasto tiene pagos: registras lo que has pagado, con su fecha y su medio, y el pendiente baja. Puedes fijarle un plan de cuotas por número o por importe, con la primera fecha y la periodicidad, y la lista te dice «cuota 3 de 11, pagado 541 de 1.990». El medio de pago ya no es un texto libre: eliges entre tus cuentas y tarjetas, que el ERP toma de Tesorería, y cada proveedor puede tener el suyo habitual. Y Tesorería, que ya casaba los movimientos del banco con las facturas por importe exacto, ahora entiende también los pagos parciales: reconoce una cuota, reconoce un cargo pequeño de un proveedor conocido y lo propone contra la factura que tiene pendiente, y al aceptar registra ese pago en el ERP y Contabilidad hace su asiento por cada uno. El extracto puede venir del banco, en Norma 43 o en CSV, o de la hoja de cálculo que exporta la tarjeta.
Para saber qué toca, el bloque de pagos a proveedores agrupa lo pendiente por vencimiento: lo ya vencido, lo de esta semana, lo del mes, lo de más adelante. El vencimiento sale del PDF, o del plazo pactado con el proveedor, o lo pones tú, incluso anterior a la fecha de la factura, que es lo que pasa cuando has pagado por adelantado con la tarjeta y la factura llega después.
Traer el histórico sin volver a teclearlo
Cambiar de programa a mitad de año tiene una pega conocida: las facturas emitidas hasta hoy viven en el sistema anterior. Ahora puedes importar el histórico desde el listado de ventas en PDF que exporta tu programa de siempre. El ERP lee el listado, casa los clientes con los que ya tienes por NIF o por nombre, te enseña el resumen, te pide el NIF de los que no conoce y te deja marcar cuáles siguen pendientes de cobro. Las facturas entran con su numeración original en una serie aparte, respetando fechas y rectificativas, sin tocar tu numeración actual y sin generar registros de facturación ni tocar Verifactu, porque son facturas que ya existían. En una empresa del grupo entraron así setenta facturas y tres rectificativas de un año entero, con la base imponible cuadrada al céntimo, en una tarde.
Y todo se puede preguntar
El copilotAI CopilotAsistente de IA integrado en herramientas de trabajo del ERP ve ahora todo lo anterior. Preguntas del tipo «¿qué debo pagar esta semana y a quién?», «dame la ficha de este proveedor con lo pendiente», «¿qué facturas de septiembre siguen sin cobrar?», «¿cuánto llevamos de comisiones este mes?» o «¿a qué precio tenemos la hora de consultoría?» se responden con los datos de tu empresa. Las consultas se ejecutan al momento; cualquier cosa que cambie datos, como contratar un servicio a un cliente, se convierte en una propuesta con «Aplicar» y «Descartar». Es la misma regla que en el chat de NAiOS y en los agentes: la IA hace el trabajo, tú das el visto bueno. Si quieres el detalle de por qué lo hacemos así, está en Cómo convertir tu pyme en una empresa HITL.
Por qué esto encaja con lo demás
Nada de lo anterior es un módulo nuevo: es el mismo ERP que ya ha pasado la prueba real de Verifactu con la AEAT, con la facturación recurrente y el ciclo completo del documento. Tesorería casa el banco, Contabilidad genera los asientos, y la gestoría entra en la empresa con su propio acceso y ve los mismos gastos, con sus PDF adjuntos. Todo esto ha salido en una semana, a partir de facturas reales de una empresa del grupo, y está ya disponible para cualquier empresa de la plataforma.
Si registras facturas de proveedor cada semana, prueba a subir la próxima en PDF. Si el modelo lee algo mal, corrige el campo y apunta: el gasto que se guarda es siempre el que tú has confirmado.
