Una consultora que también da formación. Un fisioterapeuta que vende cursos online. Una tienda que además presta servicios. Muchos autónomos y pequeñas empresas facturan bajo dos epígrafes del IAE, y cuando llega el momento de pasar la facturación a un ERP surge siempre la misma duda: «¿tengo que dar de alta mi negocio dos veces?». La respuesta es no. Desde esta semana, el ERP de NAiOS permite llevar varias actividades dentro de una sola empresa, cada una con su numeración, y sacar los libros y el trimestre desglosados como los quiere tu gestoría.
Por qué dos empresas es un error
La tentación es lógica: si la gestoría lleva dos numeraciones, «hago dos empresas y listo». Pero el NIF es uno, el IVA es uno y la cadena de Verifactu es una. El modelo 303 se presenta por persona, no por epígrafe, y duplicar la empresa en el ERP significa duplicar clientes, duplicar gastos comunes y sumar a mano dos resúmenes cada trimestre. Lo que sí necesita tu gestoría es el resultado de cada actividad, porque el 130 se apoya en lo que ha rendido cada una. Es decir: una empresa, varias actividades, y que cada documento sepa a cuál pertenece.
Actividades: una por epígrafe
En Mi empresa → Actividades das de alta cada actividad con su epígrafe del IAE (777, 826…), el nombre con el que la verás en listados e informes y, si quieres, su propia serie de facturas y de presupuestos. Una de ellas es la principal: la que se precarga en cada documento y cada gasto nuevos. Si solo tienes una actividad no notarás nada; el ERP se comporta como siempre.
Desde ese momento cada presupuesto, cada factura y cada gasto llevan su actividad. La cambias en el propio documento, también en facturas ya emitidas: la actividad es una clasificación, no toca el número ni los totales ni la cadena de Verifactu. Al convertir un presupuesto en factura, la actividad viaja con él; en una rectificativa, también.
La numeración que ya llevabas
Quien viene de una gestoría o de otro programa suele tener una numeración en marcha por cada actividad, del tipo 2026/000005. Al emitir, la actividad elige la serie, así que cada epígrafe sigue su propia correlación sin mezclarse. Y cada serie tiene su formato: el prefijo, el siguiente número y cuántos dígitos lleva. Si tu última factura fue la 2026/000005, creas la serie con prefijo «2026/», siguiente número 6 y seis dígitos, y la primera que emitas sale como 2026/000006. Si el prefijo acaba en una barra o un guion, el número va pegado; si no, se separa con guion, como siempre.
Una regla no cambia: una serie nunca retrocede. Puedes adelantar el siguiente número para continuar donde lo dejaste, pero no volver atrás. Es lo que exige la correlación sin huecos.
Lo que ve tu gestoría
- En Documentos y en Gastos filtras por actividad, y en Informes eliges el eje de actividad o abres el informe Por actividad.
- El resumen trimestral muestra el desglose por actividad debajo del consolidado. El 303 sigue siendo uno; el resultado por actividad es el que sirve para el 130.
- Los libros de facturas emitidas y recibidas llevan la columna Actividad al final, sin mover las columnas que tu gestoría ya conoce.
- Lo anterior a crear las actividades queda «sin asignar», y Asignar lo que está sin actividad lo clasifica en bloque de una vez.
Un ejemplo: arrancar el 1 de octubre
Una consultora factura consultoría bajo el 777 y formación bajo el 826, y hasta ahora su gestoría le llevaba dos numeraciones. Quiere empezar en NAiOS con el cuarto trimestre para que cada trimestre viva entero en un solo sistema. Los pasos son cuatro: crear las dos actividades, crear la serie de cada una con el siguiente número que le toca y los dígitos que usaba, marcar la principal y, a partir del 1 de octubre, entrar facturas y gastos como siempre. El 31 de diciembre descarga los libros con la columna de actividad y el trimestre desglosado, y se los pasa a la gestoría tal cual.
Qué no cambia
- Sin actividades, el ERP funciona exactamente igual que hasta ahora.
- La serie sigue mandando en el número y en Verifactu; la actividad solo decide qué serie toca.
- Una empresa sigue siendo un NIF. Si de verdad tienes dos sociedades, entonces sí son dos empresas.
- Una actividad que aún no se ha usado se puede eliminar; si ya lleva documentos, se archiva y lo clasificado conserva su actividad.
Empezar lleva diez minutos
Abre el ERP, entra en Mi empresa → Actividades y crea la primera con su epígrafe. Al crear la serie desde la propia actividad, pon el siguiente número y los dígitos que llevabas. Repite con la segunda actividad, marca la principal y emite la siguiente factura. Si ya tenías documentos de este año, «Asignar lo que está sin actividad» los coloca donde toca. Y si facturas servicios recurrentes, las facturas que se preparen a partir de ahora llevan la actividad principal, y la cambias en la propia factura si toca otra.
