Presque toutes les PME tiennent leur comptabilité de la même manière : elles rassemblent les factures dans un dossier, les transmettent au gestionnaire une fois par mois et celui-ci les saisit dans son programme. Comptabilité part d'une observation simple : la suite de NAiOS sait déjà ce que tu as facturé, ce que tu as dépensé et quels paiements ont été reçus par la banque. Avec cela, le journal peut s'écrire tout seul. Ce qu'il ne fait pas, c'est enregistrer quoi que ce soit sans toi : chaque écriture naît proposée et c'est toi qui la comptabilises. C'est l'A3 ou le ContaPlus de la maison, disponible aujourd'hui dans tous les plans et dans chaque entreprise de l'ERP.
De la facture à l'écriture sans saisir
Le bouton « Générer des écritures » lit les nouveautés de ton entreprise et les transforme en écritures du Plan Comptable Général des PME. Une facture émise sort avec le sous-compte de ton client, la vente, la TVA collectée par types, avec un surcoût d'équivalence si nécessaire, et la retenue si elle t'est appliquée. Une facture rectificative sort avec les côtés inversés. Une facture annulée génère son écriture inverse, car ici rien ne se supprime. Les dépenses vont à leur compte, personnalisable par fournisseur, avec la TVA déductible et le sous-compte du fournisseur. Et chaque encaissement ou paiement concilié dans Trésorerie fait son écriture contre le sous-compte de la banque réelle par laquelle il est entré, y compris les paiements partiels.
Le générateur fonctionne également seul chaque heure et est idempotent : le répéter ne duplique jamais une écriture. Les brouillons de l'ERP ne comptent pas ; seule la véritable émission compte. Et une preuve que cela concorde : la TVA collectée du résumé trimestriel de l'ERP coïncide avec les soldes des comptes 477 au centime près.
Tu comptabilises : de proposé à comptabilisé
Règle de la maison : rien ne s'enregistre tout seul. Chaque écriture naît proposée. Tu l'ouvres, tu vois ses lignes de débit et de crédit, et tu la comptabilises, une à une ou avec « Comptabiliser tout ». En comptabilisant, elle reçoit son numéro d'écriture de l'exercice et devient immuable. Corriger est une écriture inverse, jamais éditer ni supprimer. Une proposition que tu ne souhaites pas est retirée et ne se propose plus seule.
Les sous-comptes se créent tout seuls à la première écriture : 4300 et suivants par client, 4000 par fournisseur, 5720 par banque, avec leur nom, et ne sont jamais réaffectés. Les exercices d'année civile et ses douze périodes se créent également seuls. Bloquer un mois empêche de comptabiliser à l'intérieur, et renuméroter un exercice réorganise les numéros par date, avec un avertissement si tu as déjà exporté.
Rien ne se cache : la boîte de réception des incidents
Quand quelque chose ne peut pas être enregistré, un enregistrement bancal n'est pas fabriqué. Un déséquilibre dans les données d'origine, une date sans exercice, une période bloquée, un mappage manquant ou une facture qui a changé après avoir été comptabilisée apparaissent dans la boîte de réception des incidents avec leur raison. Elles sont marquées comme résolues lorsque tu les corriges. Nous préférons te montrer le problème plutôt que de le cacher dans un bilan qui ne concorde pas.
Bilans, grand livre et comptes annuels en brouillon
L'onglet Bilans apporte les trois rapports classiques sur ce qui a été comptabilisé, avec la possibilité d'inclure des propositions en tant que brouillon : sommes et soldes avec pied de réconciliation et clic sur n'importe quel sous-compte pour ouvrir son grand livre avec solde courant, pertes et profits par rubrique, et bilan de situation avec les comptes 47x classés par le signe de leur solde, comme il se doit. Si cela ne correspond pas, cela s'affiche en rouge. Tout s'exporte vers une feuille de Office d'un clic.
Il génère également les comptes annuels des PME, bilan et compte de pertes et profits avec rubriques, dans une feuille marquée comme brouillon pour la réviser avec votre conseiller avant le dépôt. Le format officiel du Registre est volontairement exclu : un brouillon honnête vaut plus qu'un dépôt à l'aveugle.
La clôture de l'exercice, avec ses conditions
Clore l'exercice effectue les trois écritures habituelles : la régularisation des groupes 6 et 7 contre la 129, l'écriture de clôture qui laisse le bilan à zéro et l'ouverture inverse comme première écriture de l'exercice suivant, qui se crée automatiquement. Cela exige trois choses sans exception : tous les périodes bloquées, zéro propositions et zéro incidents. L'exercice clôturé est totalement immuable. Et si une clôture est interrompue en cours, la relancer la complète sans rien dupliquer.
Analytique et immobilisé
Crée des dimensions comme département, projet ou magasin et étiquette avec elles les écritures de revenus et de dépenses pendant que l'écriture est proposée. Les dépenses s'étiquettent automatiquement si vous assignez une dimension à chaque fournisseur, et chaque actif amortit avec la sienne. La vue analytique montre le résultat par dimension, et sommes et soldes et le grand livre acceptent le filtre.
Dans Immobilisé, vous enregistrez l'actif avec son type, qui apporte préchargées les comptes d'immobilisé, amortissement cumulé et dotation, le montant hors TVA et la durée de vie en mois. L'amortissement linéaire mensuel se propose automatiquement, avec le pic de centimes dans la dernière tranche pour que la somme soit exacte. La sortie arrête l'amortissement et vous rappelle que l'écriture de vente ou de perte est la vôtre, depuis l'écriture manuelle.
Pour votre conseiller, ou pour votre cabinet de conseil
Exporter télécharge le journal comptabilisé dans deux formats. Le CSV comptable, une ligne par écriture avec sous-compte, débit et crédit, document, base, type de TVA et NIF, est importé par n'importe quel programme comptable espagnol. Le format ContaPlus est en beta : valide la première importation avec ta version avant de te fier, car le format exact varie et nous préférons te le dire. Et si ton cabinet travaille déjà sur NAiOS avec Gestoría, il n'est pas nécessaire d'exporter quoi que ce soit : celui qui voit ton ERP voit ta comptabilité, et celui qui édite, comptabilise.
Trois manières de l'utiliser
La PME avec un gestionnaire externe. Un atelier facture depuis l'ERP et concilie la banque en Trésorerie. Chaque lundi, le propriétaire ouvre Comptabilité, examine les propositions de la semaine et les comptabilise en lot. Le 5 de chaque mois, il exporte le CSV et l'envoie au gestionnaire. Zéro factures retapées, zéro « il me manque celle du fournisseur X ».
Le cabinet qui gère quarante entreprises. Chaque client a son entreprise dans l'ERP et sa comptabilité dessus. Le cabinet entre, examine les incidents, comptabilise et sort des sommes et soldes par client sans transférer quoi que ce soit vers un autre programme. La clôture de l'exercice se fait entreprise par entreprise, avec des conditions strictes qui évitent de clôturer avec quelque chose en suspens.
L'entreprise avec trois magasins. Trois dimensions, une par magasin, et chaque fournisseur mappé à la sienne. Les dépenses se taguent toutes seules, le compte de résultats sort par magasin, et l'immobilisé de chaque local s'amortit contre sa dimension. La direction voit quel magasin gagne de l'argent sans une feuille de calcul à part.
Ce qu'il ne fait pas, dit clairement
Il ne présente rien à l'AEAT ni ne remplace ton conseiller : il lui donne le travail fait. Le dépôt officiel des comptes et l'amortissement avec prorata par jours restent en dehors. Les mouvements bancaires non classés ne sont proposés que si tu l'actives, ils vont contre le compte 555 et exigent d'être reclassement avant d'être comptabilisés. Et depuis le chat, on ne consulte que : les outils de soldes et de pendants sont en lecture, car une écriture n'est pas signée par un agent.
Commencer prend cinq minutes
Ouvre Comptabilité depuis ton entreprise de l'ERP, clique sur « Générer des écritures » et regarde ce qu'il propose. Si tu as des encaissements conciliés en Trésorerie, tu verras les écritures de banque avec le sous-compte réel. Comptabilise un lot, ouvre des sommes et soldes et vérifie que ça correspond. Si tu veux voir comment ça s'intègre avec le reste du cycle d'un cabinet, voici le cycle complet.
