Asiakas varaa sinulta ajan. Varaussivulla näkyvät sinun värisi ja logosi. Vahvistussähköposti tulee hänelle yrityksesi nimissä, logosi ylälaidassa. Kaksi päivää myöhemmin hän saa kutsun videopuheluun, sitten tarjouksen ja sen jälkeen allekirjoitettavan sopimuksen: kaikki samalla ilmeellä. Et ole taittanut mitään etkä ladannut logoa viittä kertaa. Määritit sen kerran. Sitä on NAiOSin Yrityksen identiteetti.
30 sekunnissa
- Yksi kortti yritystä kohden: logo, värit, fontti, slogan, verkkosivusto ja äänensävy, kohdassa Yritykset → Identiteetti.
- Otetaan käyttöön automaattisesti kaikessa, mitä NAiOS luo ja lähettää puolestasi: asiakirjoissa, esityksissä, laskuissa, varaussivuilla, lomakkeissa, kutsuissa, asiakkaille lähtevissä sähköposteissa ja muussa.
- Myös tekoäly käyttää sitä: asiakirjat, esitykset ja tekstit, joita siltä pyydät, syntyvät sinun väreilläsi ja sinun äänensävylläsi.
- Sähköpostit saapuvat yrityksesi nimissä, ja jos asiakas vastaa, vastaus tulee sinun osoitteeseesi.
- Useita yrityksiä, useita identiteettejä: jokaisella on omansa, ja näet aina, minkä yrityksen parissa työskentelet.
- Jo tekemäsi mukautukset ovat etusijalla. Identiteetti on lähtökohta, ei pakko.
Ongelma: brändi hajallaan kahdessakymmenessä paikassa
Pienessä yrityksessä brändi on yleensä hajallaan: logo on laskupohjassa, väri ajanvaraustyökalussa, allekirjoitus sähköpostissa ja sävy kirjoittajan päässä. Jokaiseen uuteen työkaluun on ladattava logo uudelleen ja valittava väri taas kerran, eikä lopputulos ole juuri koskaan täysin yhtenäinen. Sen näkee asiakas: varaus on violetti, lasku sininen ja sähköpostista puuttuu logo.
NAiOSissa kaikki moduulit jakavat saman yrityksen. Oli siis luontevaa, että ne jakavat myös saman ilmeen.
Missä asetukset tehdään
Osiossa Yritykset jokaisella yrityksellä on Identiteetti-välilehti, jossa kaikki on yhdellä näkymällä:
- Logo: yksi vaalealle taustalle ja halutessasi toinen tummalle taustalle.
- Värit: pääväri, toissijainen väri ja korostusväri.
- Fontti.
- Iskulause ja verkkosivusto.
- Äänensävy: miten yrityksesi puhuu, omin sanoin kuvattuna. Esimerkiksi: ”lämmin ja suora, sinutteleva, ei ammattijargonia”.
Oikealla näet esikatselun ennen tallentamista. Ja jotta sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä, käytössäsi on kaksi oikotietä:
- Ehdota identiteettiä: kirjoitat verkkosivustosi osoitteen, ja NAiOS ehdottaa sen perusteella värejä, fonttia, iskulausetta, äänensävyä ja logoa. Tarkistat ehdotuksen ja päätät, otatko sen käyttöön.
- Käytä ERP-tietoja: jos laskuissasi oli jo logo ja väri, ne kopioidaan sieltä.
Tiedät aina, minkä yrityksen kanssa työskentelet
Jos hoidat useampaa kuin yhtä yritystä, jokaisella on oma identiteettinsä. Chatin sivupalkin logon alla ja kaikkien moduulien yläpalkissa näkyy Aktiivinen yritys logoineen ja sen omanvärisine viivoineen. Samasta kohdasta voit myös vaihtaa yrityksestä toiseen.
Se on pieni yksityiskohta, joka estää suuren virheen: laskun tai sähköpostin lähettämisen väärän yrityksen nimissä.
Kaikki luomasi saa brändisi ilmeen
- Chat: tekoälyltä pyytämäsi dokumentit, esitykset ja sivut käyttävät oletuksena brändivärejäsi, kirjasintasi, logoasi ja äänensävyäsi. Jos pyydät jotain muuta tyyliä, tekoäly noudattaa sitä.
- Office: esitykset saavat brändivärisi heti alusta alkaen, ja viemissäsi Word-, PDF- ja PowerPoint-tiedostoissa on logosi.
- ERP: tarjouksissa ja laskuissa on logosi ja brändivärisi.
- Mail: yhdellä painikkeella saat postilaatikon allekirjoituksen, jossa on logosi, sloganisi ja verkkosivustosi.
- Kampanjat: lähetyksissä näkyvät yrityksen nimi, logo ja brändiväri.
Äänensävy ansaitsee erillisen maininnan. Se ei ole koriste vaan ohje, jonka tekoäly saa aina kirjoittaessaan jotain kyseisen yrityksen puolesta. Juuri se erottaa virheettömän tekstin tekstistä, joka kuulostaa sinulta. Jos haluat tietää, miksi näin on, kerromme siitä Wikissä: miten tekoälylle annetaan ohjeita.
Mitä asiakkaasi saavat
Tässä muutos näkyy eniten. Kaikki, mitä NAiOS näyttää tai lähettää kolmansille osapuolille puolestasi, kantaa nyt yrityksesi brändiä:
- Calendar ja Bookly: varaussivut sekä vahvistus-, muutos-, peruutus- ja muistutusviestit.
- Meet: kutsu, muutosilmoitukset, muistutus, pöytäkirja ja sivu, jonka kautta kutsuttu liittyy kokoukseen.
- CRM: automaattinen sähköposti, jonka kontakti saa siirtyessään seuraavaan vaiheeseen.
- Allekirjoitus: sähköpostista ja allekirjoitussivulta näkyy, kuka allekirjoitusta pyytää.
- Forms: julkinen lomake näkyy sinun väreilläsi ja logollasi.
- OmniChat: verkkosivustosi chat-widget ja botin vahvistusviestit. Kanava, jolle ei ole annettu omia ohjeita, vastaa yrityksesi nimissä, sen sloganilla ja äänensävyllä.
- Portal ja HR: kutsut ja ilmoitukset asiakkaillesi ja työntekijöillesi. Palkkalaskelmassa näkyvät yrityksen virallinen nimi, NIF ja logo.
- Tilitoimisto: asiakaskunnallesi lähetettävät tiedotteet laaditaan yrityksen allekirjoituksella.
- Kirjanpito: päiväkirjan ja pääkirjan otsikossa ovat yrityksen virallinen nimi ja NIF.
- Social: «Luo yritykseni tiedoista» luo brändin yrityksen nimellä, värillä ja logolla.
Kuka sähköpostin lähettää
Tähän asti automaattiset ilmoitukset on lähetetty alustan nimissä. Nyt lähettäjänä näkyy yrityksesi: asiakkaasi näkee saapuneissa viesteissään «Yrityksesi (vía NAiOS)», ja jos hän painaa Vastaa, vastaus menee siihen yhteystietoosoitteeseen, joka yrityksen tiedoissa on.
Lähetyksessä käytettävä tekninen osoite ei muutu, ja se on tarkoituksellista: juuri sillä osoitteella on maine ja todennukset, joiden ansiosta viesti päätyy saapuneisiin eikä roskapostiin.
Kolme sääntöä, jotta yllätyksiä ei tule
- Omat valintasi ratkaisevat. Jos kalenterilla on oma logonsa tai lomakkeella oma värinsä, niitä kunnioitetaan. Identiteetti täyttää vain sen, mitä et ole itse valinnut.
- Uusi sisältö muistaa yrityksensä. Kun luot tästä eteenpäin kokouksen, lomakkeen tai portaalin, se liitetään yritykseen, joka on sillä hetkellä aktiivisena.
- Ilman identiteettiä mikään ei muutu. Jos yritys ei ole täyttänyt tietojaan, kaikki näkyy täsmälleen kuten ennenkin.
Esimerkkitapauksia
Toimisto, jolla on kolme brändiä
Sama henkilö hoitaa omaa henkilöbrändiään, toimistoa ja erillistä projektia. NAiOSissa on kolme yritystä ja kolme identiteettiä. Kun vaihdat yritystä yläpalkista, ehdotukset, laskut ja kutsut lähtevät oikealla brändillä ilman päällekkäisiä pohjia.
Asianajotoimisto tai tilitoimisto
Kutsu asiakasportaaliin, asiakirjapyynnöt, tiedotteet ja allekirjoitettava sopimus saapuvat toimiston nimellä ja logolla. Asiakas tunnistaa lähettäjän jo ennen kuin avaa viestin.
Ajanvarauksia käyttävä yritys
Bookly-esittelysivu, varausavustaja ja muistutukset käyttävät yrityksen väriä ja logoa. Jos yrityksellä on jo oma kuva ja nimi asetettuna, ne säilyvät.
Myyntitiimi
Myyjä pyytää chatilta: «valmistele minulle ehdotus tälle asiakkaalle», ja esitys syntyy talon väreillä ja äänensävyllä. Kun myyntimahdollisuus siirtyy seuraavaan vaiheeseen, asiakkaalle lähtevä automaattinen sähköposti näyttää samalta.
Mitä se ei vielä tee
Kerromme sen mieluummin itse:
- Se ei muuta koko alustan taustaväriä. NAiOSissa näet aktiivisen yrityksen logon ja korostusvärin, mutta muu käyttöliittymä säilyttää valitsemasi vaalean tai tumman teeman.
- Automaattisia ilmoituksia ei lähetetä omasta verkkotunnuksestasi. Ne lähtevät yrityksesi nimissä, ja vastaukset ohjautuvat osoitteeseesi. Omasta verkkotunnuksestasi voit kirjoittaa Mailin ja Kampanjoiden postilaatikoilla.
- Allekirjoitusten todisteet ovat neutraaleja. Allekirjoituksen todistepöytäkirjassa ja allekirjoitetussa kopiossa ei ole brändiä: ne ovat todistusasiakirjoja, ja niiden on pysyttävä sellaisina.
- Kirjanpitokirjoissa ei ole logoa eikä väriä, vain virallinen yritysnimi ja NIF.
- Academy ja Classroom käyttävät edelleen akatemian tai kurssin brändiä, joka määritetään niissä.
Mistä löydät sen
Yrityksen identiteetti on käytettävissä tästä päivästä alkaen. Jos käytät jo NAiOSia, avaa Yritykset, siirry yrityksesi tietoihin ja valitse Identiteetti-välilehti: kun valitset «Ehdota identiteettiä» ja annat verkkosivustosi osoitteen, identiteetti on valmis parissa minuutissa. Jos et vielä käytä NAiOSia, luo tili tai tutustu tilausvaihtoehtoihin.
