Tällä viikolla, torstain 8. ja keskiviikon 14. lokakuuta välisenä aikana, viidestätoista NAiOS-moduulista on julkaistu uudet versiot. Melkein kaikki saivat alkunsa tukipyynnöstä: joku esitti pyynnön maanantaina, tiistaina se oli hänen tilillään ja pian sen jälkeen moduulin uutena versiona muillekin asiakkaille. Tämä kirjoitus kertoo moduuli moduulilta, mikä muuttui, ja tekee samalla sen, mitä meiltä usein pyydetään: kertoo, miltä mikin NAiOS-osa näyttää, sillä lähes kaikkea täällä olevaa käytät jo jollakin muulla nimellä.
Siksi jokaisessa lohkossa on kolme osaa. Uutta, kahdella lauseella. Tuttu ohjelmista, kolme ohjelmaa, jotka varmasti tunnet. Ja jos käytät niitä jo: miten NAiOS sopii yhteen niiden kanssa yhdistämällä, tuomalla olemassa olevat tietosi tai korvaamalla ne, kun haluat kaiken samaan paikkaan.
ERP: laskutus, perintä ja turha juoksentelu
Uutta. Lähetetty lasku muuttuu yhdellä napsautuksella toistuvaksi palveluksi: jokainen rivi siirtyy sopimukseksi omalla jaksotuksellaan ja päivällään, ja ERP hoitaa laskutuksen automaattisesti. Maksumuistutukset lähtevät ilman, että kenenkään tarvitsee kirjoittaa niitä: enintään kolme eräpäivän jälkeistä vaihetta, liitteenä oleva PDF ja teksti, jota voit muokata; asiakas, joka ei halua vastaanottaa niitä, merkitään hänen tietoihinsa. Asiakaskohtaiset hinnastot ovat myös täällä: hinnastoja yleisellä alennuksella tai tuotekohtaisella omalla hinnalla, erikoishintoja asiakastiedoissa, ja jokainen tarjous syntyy sille kuuluvalla hinnastolla. Lisäksi: asiakkaan käyttöomaisuus allekirjoitetusta tarjouksesta, rivikohtainen kate, joka ei näy PDF:ssä, tiedot siitä, avasiko asiakas todella asiakirjan (sähköpostin skannerit eivät enää vaikuta), useita tilasuodattimia, lakisääteinen teksti kaikkien PDF-tiedostojen alareunassa ja EU-sisäkaupan asiakkaat mainintoineen.
Tuttu ohjelmista Holded, Sage 50 ja Odoo.
Jos käytät niitä jo. Tuoteluettelo ja asiakkaat tuodaan Excelin kautta; tilitoimistosi pääkirja tuodaan a3-, ContaPlus- tai Sage-ohjelmasta; ja täällä luomasi tiedot viedään CSV- tai ContaPlus-muodossa, jotta tilitoimistosi voi jatkaa oman ohjelmansa käyttöä. Jos haluat lakata maksamasta kolmesta eri paikasta, NAiOS:n ERP, kirjanpito ja kassan hallinta ovat sama tieto kolmesta eri näkökulmasta katsottuna.
Kirjanpito: kirja, jota luetaan kuin kirjaa
Uutta. Päiväkirjassa on kaksi näkymää: "Kirjaukset", yksi rivi per kirjaus, ja "Päiväkirjarivit", perinteinen rivi riviltä etenevä pääkirjanpito alitileineen, tilineen, selitteineen sekä Debet- ja Kredit-sarakkeineen – aivan kuten kirjanpitäjä on tottunut näkemään perinteisessä ohjelmassaan. Pääkirja on saanut oman sivun: valitset asiakkaat, toimittajat, pankit tai kulut, napsautat alitiliä ja näet alkusaldon, juoksevan saldon ja summat sekä niiden PDF-tiedoston. Hakutoiminto löytää kirjaaukset asiakkaan tai toimittajan nimen, selitteen, tositteen tai alitilin perusteella. Vuosineljänneksen arvonlisävero tilitetään yhdellä painikkeella: ennakkotarkastelu näyttää suoriteperusteisen arvonlisäveron (suoritettava ja vähennettävä alv) sekä lopputuloksen, ja ehdottaa kirjausta tileille 4750 tai 4700. Päiväkirja ja pääkirja PDF-muodossa, perinteisessä muodossa, tilitoimistolle tai verotarkastusta varten.
Tuttu ohjelmista a3, Sage 50 ja ContaPlus.
Jos käytät niitä jo. Perustavanlaatuinen ero on se, että täällä kirjanpito syntyy itsestään: jokainen lasku, kuluerä ja täsmäytetty suoritus luo oman kirjausluonnoksen tarkistettavaksesi. Jos tilitoimistosi käyttää jotakin näistä ohjelmista, voit viedä päiväkirjan sen muodossa tai tuoda sen tiedot, jotta molemmat kirjat täsmäävät. Jos haluat sen työskentelevän suoraan täällä, voit kutsua sen yritykseesi kirjanpitäjän käyttöoikeuksilla.
Kassanhallinta: pankki kirjaus kirjaukselta ja verohallinto
Uutta. Kaikki tiliotteen tapahtumat, joiden takana ei ole laskua (palkkio, yleinen tilisiirto, lasku), kirjataan suoraan tapahtumasta käpsin: napsautat "Kirjaa", ja järjestelmä ehdottaa vastatiliä toimeksiantajan tai saajan nimen perusteella, jolloin kirjaus tehdään kyseisen pankin tilille 572. Verohallinnon veloitukset käsitellään erikseen: kassanhallinta tunnistaa Verohallinnon ja kysyy veroilmoituslomaketta (303, 111, 130, 202…); valinnan jälkeen se määrittää oikean alitilin, selitteen ja tositteen, jotta kukaan ei enää kirjaa veroa kuluna.
Tuttu ohjelmista Holdedin, Quipun ja Agicapin täsmäytys.
Jos käytät niitä jo. Taloushallinto lukee minkä tahansa espanjalaisen pankin Norma 43 -tiliotteen tai kortin CSV- tai Excel-tiedoston, ja se muodostaa yhteyden myös pankkiin hakeakseen tapahtumat automaattisesti. Se ei maksa tai siirrä mitään: se lukee, ehdottaa täsmäytystä laskujesi ja kulujesi kanssa, ja sinä vahvistat ne.
Allekirjoitus: kentät PDF:n päälle
Uutta. Kun lähetät asiakirjan allekirjoitettavaksi, sijoitat kentät suoraan PDF-tiedoston päälle vetämällä: teksti, IBAN, päivämäärä, numero, sähköposti, valintaruutu ja allekirjoitus, joista jokainen on määritetty tietylle allekirjoittajalle. Allekirjoittaja täyttää ne omalla kohdallaan ja saa täytetyn kopion, jossa on allekirjoitusleima jokaisessa kentässä; lokitieto ketjuttaa kyseisen asiakirjan tunnisteen. Allekirjoittajan NIF-tunnus tallentuu lokitietoihin, ja ERP-järjestelmässä allekirjoitetussa tarjouksessa on lohko «Sähköisesti allekirjoittanut…» tarkistuslinkin kera.
Tämä kuulostaa tutulta palveluista Signaturit, DocuSign ja Adobe Sign.
Jos käytät niitä jo. Tässä allekirjoitus sisältyy tilaukseen, ja muut moduulit pyytävät sitä: ERP lähettää tarjouksen allekirjoitettavaksi «Lähetä allekirjoitettavaksi» -painikkeesta, eikä allekirjoittaja tarvitse tiliä. Minkä tahansa olemassa olevan PDF-tiedoston voi ladata ja allekirjoittaa samalla tavalla.
Sähköposti: liitteet avautuvat suoraan paikoilleen
Uutta. Liitteet avautuvat katseluohjelmassa suoraan NAiOS-järjestelmässä ilman lataamista: PDF, Word, Excel, PowerPoint, teksti ja CSV taulukkona. HTML-tiedostot näytetään eristetyssä ympäristössä ilman skriptejä tai verkkoyhteyttä, ja ne aktivoituvat vain erillisestä pyynnöstä. Vastatessasi näet aina Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentät sekä vastaanottajakohtaiset kortit, jotka varoittavat, jos osoite on virheellinen tai jos kirjoitat lähettäjälle, joka ei ota vastaan vastauksia. Saapuneet-kansio muistaa tilin, jolla olit.
Tämä kuulostaa tutulta palveluista Gmail, Outlook ja Thunderbird.
Jos käytät niitä jo. NAiOS-sähköposti yhdistetään Google- tai Microsoft 365 -postilaatikkoosi tai mihin tahansa IMAP-tiliin, ja se lukee viestejä alustan sisältä. Etu ei ole sähköpostiohjelmassa, vaan siinä, että sähköposti on kaiken muun vieressä. Asiakkaalta tullut sähköposti muuttuu tukipyyntöön yhdellä napsautuksella, sen liitteet avautuvat samassa katseluohjelmassa, jota Talk ja Tuki käyttävät, ja vastauspohjat ovat yrityksesi omia.
Talk ja Agentit: kumppani, joka näkee ja kuulee
Uutta. Talk-ryhmässä mainittu agentti voi nyt tarkastella kuvaa (kuvakaappausta, skannattua laskua), muuntaa ääniviestin tekstiksi ja vastata omalla ääniviestillään, jonka mukana tulee myös sen tekstitys. Työn aikana ryhmä näkee, missä vaiheessa agentti on («luonnostellaan asiakirjaa Office-sovelluksessa, 3/12»), ja jos jokin epäonnistuu, se saa syyn tiedokseen hiljaisuuden sijaan. Agentit, joilla on pääsy moneen moduuliin, näkevät vain tehtäväänsä sopivat työkalut, ja jos jokin puuttuu, ne etsivät sen. Luotujen asiakirjojen linkit avautuvat kyseisessä moduulissa.
Tämä kuulostaa tutulta Slackista ja Microsoft Teamsista Talkin osalta sekä Zapierista, Makesta ja n8n:stä agenttien osalta.
Jos käytät niitä jo. Agentit yhdistyvät yli tuhanteen sovellukseen liittimien kautta (Google Drive ja Calendar, HubSpot, Notion, Slack, Stripe jne.), joten NAiOS-agentti voi lukea ja kirjoittaa käyttämissäsi palveluissa. Talk puolestaan on tiimin chat, jossa tekoäly on mukana ryhmässä yrityksen tietokantaan yhdistettynä: se ei korvaa asiakkaille tarkoitettua WhatsAppia, vaan kysymyksen «tietääkö kukaan, missä sopimus on?».
Näin NAiOS-agentit toimivat: ominaisuudet ja tietoturva
Nykyään puhutaan paljon tekoälyagenteista, jotka tekevät asioita, joita kukaan ei pyytänyt. Siksi on hyvä selittää, millaisia NAiOS-agentit ovat, sillä ne on suunniteltu toisin päin: agentti ei voi tehdä mitään sellaista, mitä et ole sille antanut, ja ulkopuolisiin asioihin vaikuttavat toiminnot edellyttävät aina ihmisen hyväksyntää.
NAiOS-agentti on tietue, joka koostuu kolmesta asiasta: selkokielisistä ohjeista (mitä sen pitää tehdä ja miten), työkaluista ja lähteistä. Voit kirjoittaa sen käsin tai kuvailla sen yhdellä lauseella, jolloin «Määritä tekoälyn avulla» -toiminto ehdottaa täydellistä tietuetta tarkistettavaksesi. Se suoritetaan, kun käynnistät sen, aikataulun mukaan tai kun se mainitaan Talk-ryhmässä. Mitä se osaa tehdä: lukea tietokannan asiakirjoja, tarkastella ja kirjoittaa NAiOS-moduuleissa (ERP, Tuki, Office, Social, Sähköposti jne.), käyttää yhdistettyjä palveluita (Gmail, Drive, HubSpot ja yli tuhat sovellusta), tarkastella kuvia ja muuntaa ääniviestejä tekstiksi, muistaa kontekstin suoritusten välillä sekä siirtää tehtäviä muille erikoistuneille agenteille rajatulla laajuudella.
Ja säännöt, joiden avulla se pysyy kurissa:
- Kaikki evätään oletusarvusena. Uudella agentilla ei ole mitään työkaluja. Annat ne sille yksi kerrallaan, ja mediatoiminnot (kuvien katselu, äänen kuuntelu) ovat lisäksi pois päältä, kunnes otat ne käyttöön.
- Lukeminen on sallittua, toimintatapa vaatii luvan. Lukuun perustuvat työkalut suoritetaan itsenäisesti; ulkopuolisiin kohteisiin vaikuttavat työkalut (sähköpostin lähettäminen, sosiaaliseen mediaan julkaiseminen, tietojen kirjoittaminen yhdistettyyn palveluun) odottavat nimenomaista hyväksyntääsi. Jos agentti toimii Talk-ryhmässä, pyyntö näkyy ryhmässä korttina, jonka vain sen omistaja voi hyväksyä. Jotkin toiminnot vaativat aina vahvistuksen henkilöltä, vaikka olisit asettanut automaattisen hyväksynnän asetukseksi ”kaikki”: tukipyynnön avaaminen on yksi tällainen toiminto.
- Budjetti ja vaiheet. Jokaisella suorituksella on token- ja vaiherajoitus. Suoritus, joka ei etene, pysäytetään automaattisesti valvontasykkeen toimesta, ja mediatoiminnoilla on lisäksi kutsu- ja kokorajoitukset. Kustannukset kohdistetaan agentin omistajalle.
- Kaikki lokitetaan. Jokaisella suorituksella on aikajana, jota voidaan tarkastella: mitä se suunnitteli, mitä työkalua se käytti, mitä se näki, kuinka paljon resursseja se kulutti ja, tästä viikosta alkaen, kuinka monesta työkalusta se valitsi käyttämänsä. Jos suoritus päättyy virheeseen, ryhmä saa tiedon syystä ja viimeisestä suoritetusta vaiheesta.
- Jakaminen ilman avainten luovuttamista. Agentti voidaan jakaa katselu-, suoritus- tai muokkausoikeuksilla. Sen käyttäjä ei pääse käsiksi yhdistettyihin tileihisi: hän käyttää agenttia, ei tunnistustietojasi.
- Sammuttaminen. Mikä tahansa agentti voidaan keskeyttää kytkimestä, joko sen omistajan tai alustan ylläpitäjän toimesta, jolloin sen suoritus pysähtyy välittömästi.
Kerromme asiasta tarkemmin artikkelissa Agentti moninkertaistaa sen, minkä jo tiedät, ja myös sen, mitä et tiedä, ja moduulin tiedot löytyvät sivulta Agentit.
Tietokanta: yrityksen asiakirjat
Uutta. Yrityskansio toimii säilönä: käyttöoikeuksien haltija voi luoda alikansioita, alkuperäinen tiedosto säilytetään (yrityksellä on erillinen kiintiö) ja se avataan katseluohjelmassa tiedot-kortilta. Yrityksen tietojen Asiakirjat-välilehti tiivistää kansiot, tilankäytön ja viimeisimmät lataukset, ja Lakiasiat säilyttää siellä omat asiakirjansa. Kun lataat asiakirjan henkilökohtaiseen tilaasi, voit valita vaihtoehdon ”Säilytä alkuperäinen” ja ladata sen myöhemmin uudelleen.
Tuttu palveluista Google Drive, SharePoint ja Notion.
Jos käytät niitä jo. Tietokanta ei ole mikään levyasema: se on sitä, mitä chat ja agentit lukevat, kun esität niille kysymyksiä. Mikä tahansa lataamasi asiakirja, PDF, kuva tai äänitiedote indeksoidaan, ja chat viittaa siihen, mistä se kunkin vastauksen ottaa. Tiimisi voi jatkossakin tallentaa Driveen tai SharePointiin mitä haluaa; se, minkä tekoälyn on yrityksestäsi tiedettävä – sopimukset, hinnastot, toimintaohjeet – ladataan tänne, missä se järjestyy kansioihin alkuperäisine tiedostoineen.
Lomakkeet: omalla värilläsi ja logollasi sekä tiedostoilla
Uutta. Jokaisella lomakkeella on oma ulkoasunsakin: teema, pääväri ja logo, jotka värittävät julkisen sivun ja kiitos-sivun. Mukana on myös ”Tiedosto”-kenttä: vastaaja voi liittää mukaan asiakirjoja tai kuvia, enintään viisi kappaletta kenttää kohden, ja tiedostojen lataaminen on mahdollista vain omistajalle ja yhteistyökumppaneille.
Tämä saattaa kuulostaa tutulta palveluista Google Forms, Typeform ja Jotform.
Jos käytät niitä jo. NAiOS-lomake julkaistaan julkisella linkillä, aivan kuten kyseiset palvelutkin. Vastaukset tulevat sähköpostiisi ja tallentuvat sisäpuolelle tiedostoineen, jotta voit viedä ne CSV-muodossa tai lukea niitä katseluohjelmassa. Avustaja luo lomakkeen puolestasi, kun vain kuvailet sille, mitä haluat kysyä, ja tiedostokenttä sisältyy mukaan.
Sosiaalinen media: karuselli Instagramissa
Uutta. Julkaisu hyväksyy enintään kymmenen kuvetta: Instagramissa se julkaistaan karusellina, LinkedInissä näkyvät kaikki kuvat ja muissa verkoissa ensimmäinen, mistä ilmoitetaan esikatselussa. Facebook-sivut valitaan tiliä yhdistettäessä.
Tämä saattaa kuulostaa tutulta palveluista Metricool, Hootsuite ja Buffer.
Jos käytät niitä jo. Social julkaisee sisältöä Instagram-, Facebook- ja LinkedIn-tileillesi liittimien (Connectors) kautta, ja käytettävissä on kalenteri sekä esikatselu. Muutos koskee lähdettä: teksti ja kuvat ovat peräisin samasta chatista, jossa valmistelet kaiken muunkin.
Tuki: tukipyyntö saa alkunsa chatista
Uutta. Mistä tahansa chat-keskustelusta voidaan avata tukipyyntö, joka sisältää tekoälyn tekemän yhteenvedon (ongelma, mitä on kokeiltu, mitä käyttäjä odottaa) ja keskustelun sen alapuolella. Tiimi voi keskeyttää tietyn käyttäjän uudet ilmoitukset, ja tekoälypohjainen esiluokittelu voidaan määrittää hallintapaneelissa kolmeen eri tilaan. Liitteissä käytetään samaa katseluohjelmaa kuin sähköpostissa ja Talkissa.
Tämä saattaa kuulostaa tutulta palveluista Zendesk, Freshdesk ja HubSpot Service.
Jos käytät niitä jo. NAiOS-tuki on sama, jota käytämme itse asiakkailtamme: jokainen tämän luettelon moduuli on perisin sieltä avatusta tukipyynnöstä. Jos yrityksesi palvelee asiakkaita, se sisältyy palveluun käyttäjäportaalin, tiimin saapuneet-kansion sekä sähköpostista tai chatista tapahtuvan luonnin kera.
GIS: kartta, maastossa ja satelliitista
Uutta. Lauantaina esittelemämme moduuli on kasvanut edelleen: Google Earthin KML- ja KMZ-tiedostot kansioineen ja väreineen, reitin korkeusprofiili, linkin kanssa tallennetut 3D-näkymät, tietyille henkilöille jaetut projektit sekä karjankasvatusta varten lohkot ja juomapaikat hehtaareineen, eläintiheyksineen ja Sentinel-2-satelliitin arvioimine nurmineen.
Kuulostaa tutulta Google Earthista, QGISistä ja ArcGIS Onlinesta.
Jos käytät niitä jo. Google Earthin viemät tiedostot avautuvat täällä sellaisenaan, samoin viranomaisten shapefile-zip-tiedostot. GIS ei pyri olemaan työpöytä-GIS: se haluaa, että sinulle lähetetty kartta aukeaa minuutissa, chatin lukee sen yhtenä liitetiedostona muiden joukossa ja sen voi nähdä kuka tahansa, joka ei tiedä, mikä projektio on.
Myös tällä viikolla
- Galego. Koko alusta, moduulit ja verkkosivusto ovat saatavilla galician kielellä espanjan, katalanin, englannin, ranskan, portugalin ja saksan ohella.
- Chat. Asetuksissa on valintaruutu ”Artefaktit vain pyydettäessä” niille, jotka haluavat avustajan vastaavan tekstinä, ellei tältä nimenomaan pyydetä asiakirjaa. Moduulien välilehdissä näkyy puolestaan latauksen aikana moduulin nimellä varustettu esilataaja (preloader).
- Office. ”Tallenna Officeen” -toiminto mistä tahansa chatin luomasta asiakirjasta muokkauksen jatkamiseksi siellä.
- Turvallisuus. Ajan tasalla olevat riippuvuudet ja alustan sovelluspalomuuri.
Miten työskentelemme
Jokaista tukipyyntöä käsitellään manuaalisesti ja erittäin henkilökohtaisesti. Tiimin jäsen lukee sen, ymmärtää kyseisen yrityksen tilanteen ja määrittää NAiOS-tilinsä sen ratkaisemiseksi, aina NAiOS-kehyksen puitteissa: sen ydin, moduulit ja sisäinen työskentelyoppaamme, joka määrittelee, miten kukin muutos rakennetaan, testataan ja dokumentoidaan. Tietystä tilanteesta alkunsa saanut asia muuttuu moduulin versioksi, läpäisee testit ja tulee kaikkien asiakkaiden saataville päivitetyn oppaan kera. Tukipyyntöön vastataan kertomalla, mikä muuttui ja mistä se löytyy. Yrityksen tiedot eivät poistu sen tililtä: ei rakentamista, testaamista eikä tässä kertomista varten.
Jos käytät jotakin mainitsemistamme ohjelmista ja haluat tietää, miten NAiOS sopii yhteen sen kanssa, avaa tukipyyntö tai kirjoita meille: vastaamme toimintaohjeilla, emme esittelyllä.
Mikä NAiOS on
NAiOS on pk-yrityksille suunnattu ohjelmistoalusta, jonka ytimessä on tekoäly: chat, joka tuntee yrityksesi, sekä valikoima moduuleja yrityksen päivittäisiin tarpeisiin – laskutus ja kirjanpito, kassavirta, sähköinen allekirjoitus, sähköposti, tiimichat, tuki, lomakkeet, sosiaalinen media ja kartat. Moduulit toimivat saumattomasti yhteen, koska ne jakavat samat tiedot. Sitä käytetään selaimessa, se tilataan moduuleja sisältävinä tilauspaketteina, ja jokainen tili mukautetaan yrityksen tarpeiden mukaan. Kerromme asiasta tarkemmin artikkelissa NAiOS, selitettynä tänään, ja koko moduulivalikoiman löydät sivulta Moduulit.
